Opslagquota: voorkom dat één mailbox alle ruimte opgebruikt

Een gedeelde opslagpool maakt grote aantallen postvakken betaalbaar, maar deze inrichting heeft één zwakke plek. Omdat de ruimte wordt gedeeld, kan één postvak vol bijlagen de capaciteit verbruiken waarop veertig collega's rekenden. Opslagquota per postvak voorkomen dat probleem, al stellen de meeste mensen ze pas in nadat het is opgetreden.

In dit artikel lees je hoeveel gedeelde opslag elk abonnement biedt, hoe je een verstandig quotum bepaalt en wat er gebeurt wanneer het wordt bereikt.

De opslagpool die je verdeelt

Opslagruimte wordt aan het account toegewezen en niet aan elk postvak. Dit zijn de totale hoeveelheden:

Het verschil tussen de laatste twee kolommen verdient aandacht. Agency staat een miljoen postvakken toe en biedt 200 GB. Als je daadwerkelijk een miljoen postvakken zou aanmaken, krijgt elk daarvan 200 KB. Niemand doet dat, maar de berekening maakt het punt duidelijk: het maximale aantal postvakken is ruim en opslag is de werkelijke beperking. Quota houden beide aantallen in een redelijke verhouding.

In een realistisch voorbeeld met vijfhonderd postvakken bij Agency komt de gedeelde opslag neer op ongeveer 410 MB per postvak. Dat is ruim voor gewone correspondentie en krap voor berichten met foto's of tekeningen.

Een quotum bepalen zonder te gokken

Bij het instellen van opslagquota is het verleidelijk om de opslagpool door het aantal postvakken te delen en dat getal als quotum te gebruiken. Het is een redelijk uitgangspunt, maar meestal niet de juiste uitkomst, omdat postvakken niet allemaal gelijk zijn.

Een betere aanpak gebruikt drie niveaus. Geef de grote meerderheid van kleine postvakken, adressen die alleen af en toe mail ontvangen, een bescheiden quotum omdat ze dit nooit zullen benaderen. Geef gewone werkpostvakken een gemiddeld quotum. Laat de paar werkelijk zware postvakken onbeperkt of geef ze veel ruimte en houd ze in de gaten.

Deze aanpak werkt omdat het mailvolume niet gelijkmatig is verdeeld. In de meeste organisaties is een klein aantal postvakken verantwoordelijk voor het grootste deel van de opslag. Quota die op het gemiddelde zijn afgestemd, beperken iedereen maar hebben nauwelijks invloed op de postvakken die het probleem veroorzaken.

Houd ook vrije ruimte in de opslagpool. Als de quota samen precies de volledige capaciteit bedragen, heb je geen reserve om het quotum van een postvak dringend te verhogen. Het ene quotum verhogen betekent dan op het slechtst mogelijke moment een ander verlagen.

Het quotum bereiken

Een postvak dat zijn opslagquotum bereikt, accepteert geen nieuwe e-mail meer. De afzender ontvangt een bouncemelding met de reden, volgens de reactie voor een overschreden quotum uit RFC 3463. Hoe vervelend dat ook klinkt, dit is het gewenste gedrag. Het alternatief is e-mail ongemerkt weggooien, en dat is in elk opzicht erger.

In de praktijk moeten quota een waarschuwing geven voordat ze iets afdwingen. Als iemand het maximum ontdekt doordat een klant meldt dat een bericht is teruggestuurd, heeft de inrichting die gebruiker in de steek gelaten in plaats van geholpen.

Controleer het verbruik daarom periodiek en wacht niet op een probleem. Postvakken die hun limiet naderen, zijn vooraf zichtbaar. Een maandelijkse controle van vijf minuten voorkomt deze hele categorie incidenten.

Wanneer de opslagpool zelf vol raakt

Opslagquota verdelen de ruimte maar vergroten de totale capaciteit niet. Als de opslagpool zelf vol is, bestaan er drie mogelijkheden in oplopende volgorde van kosten.

Verwijder wat er niet hoort te staan. De meeste volle postvakken staan vol bijlagen en veel van die bestanden bestaan tegelijk op meerdere plaatsen: in het postvak, in Verzonden en opnieuw in elk doorgestuurd exemplaar. Deellinks in plaats van bijlagen gebruiken voorkomt de duplicatie bij de bron. Dit wordt behandeld in de maximale grootte van e-mailbijlagen.

Voeg de Drive-uitbreiding toe. Opslag vanaf $3.20 per maand is vrijwel altijd goedkoper dan naar een hoger abonnement overstappen wanneer alleen de ruimte tekortschiet. Dit is de juiste oplossing als het aantal postvakken en de functies voldoen, maar de opslagpool te krap is.

Stap over op een hoger abonnement. Dat is correct wanneer je ook de andere mogelijkheden van het hogere niveau nodig hebt, zoals meer filters, meer gedeelde postvakken en meer externe accounts, en de extra opslag een voordeel is in plaats van het doel.

Deze volgorde is doorgaans het goedkoopst, want de eerste mogelijkheid is gratis en vaak al voldoende.

Quota en archieven

Het specifieke geval dat de meeste mensen ertoe brengt opslagquota in te stellen, is een archief: één postvak dat al jaren bestaat, tien jaar correspondentie bevat en ongemerkt het grootste deel van de opslagpool bezet.

Dat postvak doet niets verkeerd. Het doet precies wat het hoort te doen en bevat waarschijnlijk de waardevolste e-mail van het bedrijf. Het begrenzen is daarom niet de juiste reflex.

Een betere inrichting verplaatst het oude materiaal en houdt het actieve postvak overzichtelijk. Een IMAP-export levert een kopie op die je zelf beheert. Deze kan worden bewaard in opslag die per gigabyte een fractie kost en blijft doorzoekbaar wanneer dat nodig is. Het postvak werkt daarna verder met een normaal quotum, zonder dat de geschiedenis verdwijnt of wordt verdrongen.

Een bewaarbeleid hoort bij dezelfde discussie. Als niemand bepaalt hoelang e-mail wordt bewaard, wordt het antwoord automatisch voor altijd. Uiteindelijk botst voor altijd met elke opslagpool, ongeacht de omvang.

Wat werkelijk meetelt voor een quotum

Alles wat in het postvak is opgeslagen telt mee, en dat omvat meer dan veel mensen denken.

Verzonden e-mail telt mee en bij een postvak dat bijlagen verstuurt, is Verzonden vaak de grootste map. De Prullenbak telt mee totdat deze wordt geleegd. Een gebruiker die een jaar aan mail verwijdert maar de map nooit leegt, heeft dus geen ruimte vrijgemaakt. Concepten tellen ook mee, waaronder verlaten versies waarvan niemand zich herinnert ze te hebben geschreven.

Dat is ook de volgorde om te controleren wanneer een postvak onverwacht vol is: eerst Verzonden, dan de Prullenbak en pas daarna Postvak IN, waarvan iedereen aanneemt dat het probleem daar zit.

Quota instellen voordat je ze nodig hebt

Het terugkerende thema is dat opslagquota vooraf eenvoudig zijn in te stellen, maar moeilijk zijn in te voeren tijdens een tekort.

Als je een quotum bij het inrichten toepast, blijft het onzichtbaar: niemand merkt een grens die nooit wordt benaderd. Pas je hetzelfde quotum toe op een postvak dat er al boven zit, dan ontstaat een incident. E-mail komt niet meer binnen voor iemand die niets verkeerd heeft gedaan.

Stel quota daarom in wanneer je postvakken aanmaakt en niet pas wanneer de opslagpool krap wordt. Dit is vooral belangrijk bij inrichting in bulk, waar het quotum onderdeel kan zijn van dezelfde handeling als het aanmaken. Op dat moment kost het helemaal geen extra werk, zoals beschreven in postvakken in bulk aanmaken.