Cotas de armazenamento: impeça uma caixa de esgotar o espaço das demais

O armazenamento compartilhado é o que torna econômica a manutenção de muitas caixas postais, mas esse modelo tem um ponto fraco. Como o espaço pertence a todos, uma única caixa cheia de anexos pode consumir aquilo de que quarenta colegas dependiam. As cotas por caixa postal evitam esse problema, embora a maioria das pessoas só as configure depois que ele já ocorreu.

Este artigo explica qual é a capacidade compartilhada de cada plano, como definir uma cota sensata e o que acontece quando ela é atingida.

O espaço que será dividido

O armazenamento é atribuído à conta, não a cada caixa postal, e os totais são:

A diferença entre essas duas colunas é o ponto mais importante. O Agency permite um milhão de caixas e oferece 200 GB. Se você realmente criasse um milhão, cada uma teria 200 KB. Ninguém faz isso, mas a conta deixa clara a relação: o limite de caixas é generoso e a capacidade é a verdadeira restrição. As cotas mantêm os dois valores em uma proporção sensata.

Em um exemplo realista, quinhentas caixas postais no Agency, o espaço compartilhado equivale a aproximadamente 410 MB para cada uma. É uma capacidade confortável para correspondência comum, mas limitada para mensagens com fotografias ou desenhos.

Como definir cotas sem adivinhar

Ao configurar cotas de armazenamento, é tentador dividir a capacidade pelo número de caixas e aplicar o resultado a todas elas. É um ponto de partida razoável, mas costuma estar errado porque as caixas não têm o mesmo perfil.

Uma abordagem melhor usa três faixas. Dê à maioria das caixas pequenas, endereços que recebem apenas mensagens ocasionais, uma cota modesta, pois nunca chegarão perto dela. Reserve um valor intermediário para as caixas de trabalho comuns. Mantenha as poucas caixas realmente pesadas sem limite ou com uma cota generosa e acompanhe seu uso.

Essa abordagem funciona porque o volume de e-mail não é distribuído igualmente. Na maioria das organizações, poucas caixas respondem por grande parte do armazenamento. Cotas definidas pela média prejudicam todos os usuários e quase não afetam as caixas que causam o problema.

Também deixe uma folga no espaço compartilhado. Se a soma das cotas corresponder exatamente à capacidade total, não haverá margem para aumentar com urgência a cota de uma caixa. Nesse caso, elevar um limite exigirá reduzir outro no pior momento possível.

Quando uma caixa atinge o limite

Uma caixa postal que chega à cota deixa de aceitar novas mensagens, e o remetente recebe uma notificação de devolução explicando o motivo, conforme a resposta de cota excedida definida na RFC 3463. Por mais desconfortável que pareça, esse é o comportamento desejado. A alternativa seria descartar mensagens sem aviso, o que é pior em todos os sentidos.

Na prática, os usuários precisam ser avisados antes que a cota precise ser aplicada. Se alguém só descobre o limite quando um cliente informa que a mensagem foi devolvida, o sistema falhou com essa pessoa, em vez de ajudá-la.

Por isso, verifique o uso periodicamente sem esperar por um problema. É possível identificar as caixas que se aproximam do limite antes de elas o atingirem, e uma revisão mensal de cinco minutos evita toda essa categoria de incidentes.

Quando o armazenamento compartilhado acaba

As cotas administram a distribuição, não aumentam a capacidade total. Quando o próprio espaço compartilhado se esgota, há três opções, em ordem crescente de custo.

Remova o que não deveria estar ali. Na maioria das caixas cheias, os anexos são o principal problema. Muitos deles estão guardados em vários lugares ao mesmo tempo: na caixa postal, em Enviados e novamente em cada mensagem encaminhada. Substituir anexos por links de compartilhamento elimina a duplicação na origem, como explicamos em limite de tamanho dos anexos.

Adicione o complemento Drive. O armazenamento começa em $3.20 por mês, quase sempre mais barato do que mudar para uma categoria superior quando o espaço é a única necessidade. Essa é a solução correta quando a quantidade de caixas e os recursos do plano são suficientes, mas a capacidade compartilhada está apertada.

Mude para um plano superior. Essa escolha é adequada quando você também precisa dos outros recursos da categoria mais alta, como mais filtros, mais caixas compartilhadas e mais contas externas, e o aumento de armazenamento é um benefício adicional, não o objetivo principal.

Seguir essa ordem costuma ser mais econômico, pois a primeira opção é gratuita e muitas vezes basta.

Cotas e arquivos históricos

O caso que mais leva as pessoas a configurar cotas é um arquivo histórico: uma caixa usada há muitos anos que guarda uma década de correspondência e ocupa discretamente a maior parte da capacidade.

Essa caixa não está se comportando mal. Está fazendo exatamente o que deveria, e as mensagens nela contidas provavelmente estão entre as informações mais valiosas da empresa. Impor um limite rígido não é a reação correta.

A melhor solução é retirar o conteúdo antigo e manter a caixa de trabalho enxuta. Uma exportação por IMAP gera uma cópia sob seu controle, que pode ficar em um armazenamento cujo custo por gigabyte é muito menor e continuar disponível para pesquisa. A caixa segue com uma cota normal, sem perder nem comprimir o histórico.

A política de retenção deve fazer parte da mesma conversa. Se ninguém definir por quanto tempo as mensagens serão guardadas, a resposta padrão será para sempre, e mais cedo ou mais tarde esse prazo esgotará um espaço de qualquer tamanho.

O que conta para a cota

Tudo o que está armazenado na caixa, um conjunto mais amplo do que muitas pessoas imaginam.

As mensagens na pasta Enviados contam e, em uma caixa que envia anexos, ela costuma ser a maior pasta. A Lixeira conta enquanto não for esvaziada; portanto, um usuário que exclui um ano de mensagens sem esvaziá-la não libera espaço algum. Os Rascunhos também contam, inclusive os abandonados que ninguém se lembra de ter escrito.

Essa também é a ordem correta de verificação quando uma caixa fica inesperadamente cheia: primeiro Enviados, depois Lixeira e só então a caixa de entrada, que todos presumem ser a causa.

Defina as cotas antes de precisar delas

O tema recorrente é que cotas de armazenamento são fáceis de configurar com antecedência e difíceis de introduzir durante uma falta de espaço.

Quando aplicada durante o provisionamento, a cota é invisível: ninguém nota um limite do qual nunca se aproxima. Quando aplicada a uma caixa que já o ultrapassou, a mesma cota se transforma em um incidente, pois as mensagens deixam de chegar para alguém que não fez nada errado.

Por isso, configure as cotas ao criar as caixas postais, não quando o armazenamento começar a ficar apertado. Isso é especialmente importante no provisionamento em massa, em que a cota pode fazer parte da mesma operação de criação. Nesse momento, ela não exige nenhum trabalho adicional, como mostramos em criação de caixas postais em massa.