حصص تخزين صناديق البريد لمنع صندوق واحد من استهلاك السعة

تجعل مساحة التخزين المشتركة تشغيل أعداد كبيرة من صناديق البريد ميسور التكلفة، لكن لها نقطة ضعف واحدة. فالجميع يستخدم المساحة نفسها، ولذلك قد يستهلك صندوق واحد يكثر صاحبه من المرفقات ما كان يعتمد عليه أربعون زميلا. حصص تخزين صناديق البريد هي وسيلة منع ذلك، ومعظم الناس لا يضبطونها إلا بعد وقوع المشكلة بدلا من إعدادها مسبقا.

تشرح هذه الصفحة حجم المساحة المشتركة في كل باقة، وكيفية تحديد حصة مناسبة، وما يحدث عند بلوغها.

المساحة المشتركة التي توزعها

تخصص مساحة التخزين للحساب كله لا لكل صندوق بريد، وإجمالياتها هي:

الفارق بين العمودين هو المهم. تسمح Agency بمليون صندوق بريد وتوفر 200 GB، أي 200 KB لكل صندوق إذا أنشأت المليون فعلا. لا يفعل أحد ذلك، لكن الحساب يوضح الفكرة: الحد الأقصى لعدد الصناديق سخي، والمساحة هي القيد الحقيقي. لذلك تحافظ حصص التخزين على علاقة معقولة بين الاثنين.

في مثال واقعي، إذا كان لديك خمسمئة صندوق بريد على Agency، تصبح حصة كل صندوق نحو 410 MB. تكفي للمراسلات العادية، لكنها ضيقة على أي استخدام يتضمن الصور الفوتوغرافية أو الرسومات.

تحديد الحصة من دون تخمين

قد تميل عند تحديد حصص تخزين صناديق البريد إلى قسمة المساحة المشتركة على عدد الصناديق واستخدام الناتج. إنها نقطة بداية معقولة، لكنها غالبا غير مناسبة لأن استخدام الصناديق ليس متساويا.

النهج الأفضل هو ثلاث فئات. امنح الغالبية ذات الاستخدام المحدود، أي العناوين التي لا توجد إلا لاستقبال رسائل متفرقة، حصة متواضعة لأنها لن تقترب منها. وامنح صناديق العمل العادية حصة متوسطة. أما العدد القليل من الصناديق كثيفة الاستخدام فاتركه بلا قيود أو امنحه مساحة سخية وراقبه.

ينجح هذا الأسلوب لأن حجم البريد لا يتوزع بالتساوي. ففي معظم المؤسسات تستحوذ مجموعة صغيرة من الصناديق على أغلب مساحة التخزين. أما الحصص المبنية على المتوسط فتعاقب الجميع ولا تكاد تؤثر في الصناديق المسببة للمشكلة.

اترك كذلك هامشا احتياطيا في المساحة المشتركة. إذا كان مجموع الحصص يساوي السعة كلها بالضبط، فلن تجد مساحة لرفع حصة صندوق على وجه السرعة، وسيعني رفعها خفض حصة صندوق آخر في أسوأ وقت ممكن.

عند بلوغ الحد

عندما يبلغ صندوق البريد حصته التخزينية، يتوقف عن قبول الرسائل الجديدة ويتلقى المرسل رسالة ارتداد توضح السبب. هذه هي استجابة تجاوز الحصة المحددة في RFC 3463. قد يبدو ذلك مزعجا، لكنه السلوك الصحيح. البديل هو إسقاط البريد بصمت، وهو أسوأ من كل ناحية.

النتيجة العملية هي أنه ينبغي تنبيه المستخدم قبل أن يؤدي بلوغ الحصة إلى رفض البريد. إذا عرف شخص أنه بلغ الحد من عميل أخبره بأن رسالة العميل ارتدت، فقد خذله النظام بدلا من مساعدته.

لذلك من المفيد مراجعة الاستخدام دوريا بدلا من الانتظار. يمكن رؤية الصناديق التي تقترب من حدودها قبل بلوغها، وتمنع مراجعة شهرية مدتها خمس دقائق هذه الفئة من الحوادث بالكامل.

عند نفاد المساحة المشتركة نفسها

تدير حصص الصناديق توزيع المساحة لا سعتها الإجمالية. وعند نفاد المساحة المشتركة توجد ثلاثة خيارات مرتبة تصاعديا حسب التكلفة.

امسح ما لا ينبغي الاحتفاظ به. تمتلئ معظم الصناديق بالمرفقات، وتوجد معظم هذه المرفقات في عدة مواضع في الوقت نفسه: في صندوق البريد، وفي مجلد Sent، ثم مرة أخرى في كل نسخة أعيد توجيهها. يؤدي استخدام روابط المشاركة بدلا من المرفقات إلى إزالة التكرار من مصدره، كما نشرح في حد حجم المرفقات.

أضف ملحق Drive. تبدأ مساحة التخزين من $3.20 شهريا، وهي أرخص في كل الحالات تقريبا من الانتقال إلى باقة أعلى عندما تكون المساحة هي الشيء الوحيد الناقص. هذا هو الحل المناسب إذا كان عدد الصناديق والميزات كافيين وكانت المساحة المشتركة وحدها ضيقة.

انتقل إلى باقة أعلى. يكون ذلك صحيحا عندما تحتاج إلى الميزات الأخرى في الباقة الأعلى، مثل مزيد من المرشحات وصناديق البريد المشتركة والحسابات الخارجية، وتكون زيادة مساحة التخزين ميزة إضافية لا الهدف الأساسي.

اتباع هذا الترتيب هو الأرخص عادة، لأن الخيار الأول مجاني وكثيرا ما يكون كافيا.

الحصص والأرشيف

الحالة التي تدفع معظم الناس إلى وضع حصص لصناديق البريد هي الأرشيف: صندوق قديم مستخدم منذ سنوات يحتفظ بعقد من المراسلات ويشغل معظم المساحة المشتركة من دون أن يلفت الانتباه.

لا يسيء هذا الصندوق التصرف، بل يؤدي مهمته تماما. وربما تكون المراسلات داخله أثمن بريد تحتفظ به المؤسسة، ولذلك فإن فرض حد منخفض عليه هو التصرف الخاطئ.

الترتيب الأفضل هو نقل المواد القديمة إلى الخارج والإبقاء على صندوق العمل خفيفا. ينشئ تصدير IMAP نسخة تتحكم بها، ويمكن حفظها في مساحة تخزين تكلف لكل GB جزءا بسيطا من تكلفة تخزينه في صندوق البريد وتظل قابلة للبحث عند الحاجة. ثم يستمر الصندوق بحصة عادية، من دون فقد السجل أو التضييق عليه.

يجب أن تكون سياسة الاحتفاظ جزءا من النقاش نفسه. إذا لم يقرر أحد مدة الاحتفاظ بالبريد، تصبح الإجابة الافتراضية إلى الأبد، والاحتفاظ الأبدي يصطدم في النهاية بأي مساحة مهما كان حجمها.

ما الذي يحتسب فعليا ضمن الحصة

كل ما هو مخزن في صندوق البريد، وهو نطاق أوسع مما يتوقعه الناس.

يحتسب البريد المرسل أيضا، وغالبا ما يكون مجلد Sent أكبر مجلد في صندوق يرسل مرفقات. وتحتسب سلة المهملات حتى تفرغ، ولذلك فإن مستخدما حذف رسائل سنة كاملة ولم يفرغ المجلد لم يوفر أي مساحة. وتحتسب المسودات أيضا، بما فيها المسودات المهجورة التي لا يتذكر أحد كتابتها.

وهذا أيضا ترتيب الفحص عندما يمتلئ صندوق على نحو غير متوقع: مجلد Sent أولا، ثم سلة المهملات، وبعدهما فقط صندوق الوارد الذي يفترض الجميع أنه السبب.

ضبط الحصص قبل الحاجة إليها

الفكرة المتكررة هي أن ضبط حصص تخزين الصناديق مسبقا أمر يسير، أما إدخالها أثناء نقص المساحة فمربك.

عندما تطبق الحصة وقت تجهيز الصندوق لا يلاحظها أحد، فلا أحد ينتبه إلى حد لا يقترب منه. أما تطبيق الحصة نفسها على صندوق تجاوزها بالفعل فيتحول إلى حادثة، لأن البريد يتوقف عن الوصول إلى شخص لم يرتكب خطأ.

لذلك اضبط الحصص عند إنشاء صناديق البريد لا عندما تضيق المساحة المشتركة، وخصوصا إذا كنت تجهزها دفعة واحدة، إذ يمكن إدراج الحصة في عملية الإنشاء نفسها. عندها لا تكلفك شيئا على الإطلاق، كما نشرح في إنشاء صناديق البريد دفعة واحدة.