Quote di archiviazione: evitare che una casella esaurisca lo spazio

Lo spazio condiviso rende economicamente sostenibile un numero elevato di caselle, ma presenta un punto debole. La capacità appartiene a tutti, quindi una sola casella piena di allegati può consumare lo spazio su cui contavano quaranta colleghi. Le quote per casella impediscono che ciò accada, anche se molti le configurano soltanto dopo il problema anziché prima.

Questo articolo spiega qual è la capacità condivisa di ogni piano, come dimensionare una quota con criterio e cosa accade quando viene raggiunta.

Lo spazio da suddividere

Lo spazio viene assegnato all'account anziché alle singole caselle, con questi valori totali:

La differenza tra le ultime due colonne è l'elemento da notare. Agency permette un milione di caselle e offre 200 GB. Se ne creassi davvero un milione, ciascuna avrebbe 200 KB. Nessuno lo fa, ma il calcolo chiarisce il punto: il numero massimo di caselle è generoso, mentre lo spazio è il vero vincolo. Le quote mantengono i due valori in un rapporto ragionevole.

In un caso realistico, cinquecento caselle su Agency, lo spazio condiviso equivale a circa 410 MB per ciascuna. È una capacità comoda per la corrispondenza ordinaria ma limitata per i messaggi che contengono fotografie o disegni.

Dimensionare una quota senza procedere a caso

Quando si configurano le quote, la tentazione è dividere lo spazio per il numero di caselle e applicare quel valore a tutte. È un punto di partenza ragionevole, ma di solito sbagliato, perché le caselle non sono uguali.

È meglio adottare tre fasce. Assegna alla maggioranza di caselle piccole, indirizzi che ricevono posta soltanto ogni tanto, una quota modesta, perché non si avvicineranno mai al limite. Dai una capacità intermedia alle normali caselle di lavoro. Lascia le poche caselle davvero pesanti senza restrizioni oppure assegna loro una quota generosa e controllale.

Questo metodo funziona perché il volume di posta non è distribuito uniformemente. Nella maggior parte delle organizzazioni, poche caselle occupano quasi tutto lo spazio. Quote dimensionate sulla media penalizzano tutti e incidono appena sulle caselle che causano il problema.

Mantieni anche un margine libero nello spazio condiviso. Se la somma delle quote coincide esattamente con la capacità totale, non rimane posto per aumentare urgentemente il limite di una casella. In quel momento, alzarne uno richiede di abbassarne un altro nella situazione peggiore possibile.

Quando viene raggiunto il limite

Una casella che raggiunge la propria quota smette di accettare nuovi messaggi e il mittente riceve una notifica di mancato recapito che spiega il motivo, cioè la risposta per quota superata definita nella RFC 3463. Per quanto possa sembrare sgradevole, questo è il comportamento corretto. L'alternativa sarebbe scartare i messaggi senza avvertire nessuno, cosa peggiore sotto ogni aspetto.

La conseguenza pratica è che gli utenti devono ricevere un avviso prima che la quota venga applicata. Se qualcuno scopre il proprio limite perché un cliente segnala che il messaggio è stato respinto, il sistema lo ha abbandonato anziché aiutarlo.

La buona pratica è quindi controllare periodicamente l'utilizzo senza aspettare. Le caselle vicine al limite sono visibili prima che lo raggiungano, e una verifica mensile di cinque minuti evita l'intera categoria di incidenti.

Quando si esaurisce lo spazio condiviso

Le quote gestiscono la distribuzione, non la capacità totale. Quando lo spazio condiviso è esaurito, esistono tre possibilità in ordine crescente di costo.

Elimina ciò che non dovrebbe esserci. La maggior parte delle caselle piene è occupata dagli allegati, molti dei quali esistono contemporaneamente in più punti: nella casella, nella Posta inviata e ancora in ogni copia inoltrata. Usare link di condivisione al posto degli allegati elimina la duplicazione alla fonte, come spiegato nella guida al limite di dimensione degli allegati.

Aggiungi il componente Drive. Lo spazio parte da $3.20 al mese, quasi sempre meno di un passaggio al piano superiore quando l'unica risorsa insufficiente è l'archiviazione. È la soluzione giusta quando il numero di caselle e le funzioni disponibili vanno bene, ma la capacità condivisa è ridotta.

Passa a un piano superiore. È corretto quando servono anche le altre funzioni del livello più alto, come più filtri, più caselle condivise e più account esterni, mentre l'aumento dello spazio è un vantaggio aggiuntivo anziché l'obiettivo.

Seguire questo ordine è di solito la soluzione meno costosa, perché il primo intervento è gratuito e spesso sufficiente.

Quote e archivi storici

Il caso che più spesso porta a impostare quote di archiviazione è un archivio storico: una casella utilizzata da molti anni che contiene un decennio di corrispondenza e occupa silenziosamente gran parte dello spazio.

Quella casella non si sta comportando male. Sta facendo esattamente ciò che dovrebbe, e probabilmente contiene la posta più preziosa dell'azienda. Imporle un limite rigido è la reazione sbagliata.

La soluzione migliore è spostare altrove il materiale vecchio e mantenere snella la casella di lavoro. Un'esportazione IMAP crea una copia sotto il tuo controllo, che può risiedere in uno spazio dal costo per gigabyte molto più basso e rimanere ricercabile quando serve. La casella continua poi a funzionare con una quota normale, senza perdere né comprimere lo storico.

La politica di conservazione fa parte della stessa discussione. Se nessuno decide per quanto tempo tenere la posta, la risposta predefinita è per sempre, e prima o poi un periodo infinito entra in conflitto con uno spazio di qualsiasi dimensione.

Cosa viene conteggiato nella quota

Tutto ciò che è conservato nella casella, un insieme più ampio di quanto molti immaginino.

La Posta inviata viene conteggiata e, in una casella che spedisce allegati, è spesso la cartella più grande. Il Cestino conta fino a quando non viene svuotato, quindi un utente che elimina un anno di messaggi senza svuotarlo non libera nulla. Anche le Bozze occupano spazio, comprese quelle abbandonate che nessuno ricorda di aver scritto.

Questo è anche l'ordine in cui controllare una casella inaspettatamente piena: prima la Posta inviata, poi il Cestino e soltanto dopo la posta in arrivo che tutti presumono essere il problema.

Impostare le quote prima che diventino necessarie

Il tema ricorrente è che configurare in anticipo le quote di archiviazione costa poco, mentre introdurle durante una carenza di spazio è complicato.

Applicata durante il provisioning, una quota è invisibile: nessuno nota un limite a cui non si avvicina mai. Applicata a una casella che lo ha già superato, la stessa quota diventa un incidente, perché la posta smette di arrivare a qualcuno che non ha fatto nulla di sbagliato.

Il consiglio è quindi di impostare le quote durante la creazione delle caselle, non quando lo spazio inizia a scarseggiare. Ciò è particolarmente importante nel provisioning in blocco, dove la quota può essere inclusa nella stessa operazione di creazione. In quel momento non costa alcun lavoro aggiuntivo, come descritto in creare caselle email in blocco.