El almacenamiento compartido permite ofrecer muchos buzones a un precio asequible, pero presenta un riesgo. Como todos utilizan el mismo fondo, un solo buzón con demasiados archivos adjuntos puede consumir el espacio del que dependían cuarenta compañeros. Las cuotas de almacenamiento por buzón evitan ese problema, aunque la mayoría las configura después del incidente y no antes.
En esta página explicamos cuánto espacio compartido incluye cada plan, cómo dimensionar una cuota con criterio y qué ocurre al alcanzar el límite.
El fondo de almacenamiento que estás repartiendo
El almacenamiento se asigna a la cuenta, no a cada buzón. Estos son los totales:
| Plan | Almacenamiento compartido | Límite de buzones |
|---|---|---|
| Free | 5 GB | 100 |
| Starter | 15 GB | 5,000 |
| Pro | 50 GB | 30,000 |
| Agency | 200 GB | 1,000,000 |
La diferencia entre esas dos columnas es lo importante. Agency permite un millón de buzones e incluye 200 GB, es decir, 200 KB por buzón si realmente crearas un millón. Nadie lo hace, pero la cuenta deja clara la idea: el número de buzones es generoso y el almacenamiento constituye la verdadera restricción. Las cuotas mantienen ambos valores en una relación razonable.
En un caso más realista, quinientos buzones en Agency, el fondo se divide en aproximadamente 410 MB por buzón. Es suficiente para correspondencia normal y escaso para mensajes con fotografías o planos.
Cómo dimensionar una cuota sin adivinar
Al configurar las cuotas, resulta tentador dividir el almacenamiento total entre el número de buzones y utilizar esa cifra. Es un punto de partida razonable, pero suele ser incorrecto porque no todos los buzones son iguales.
Un enfoque mejor utiliza tres niveles. Asigna una cuota modesta a la mayoría de direcciones pequeñas que solo reciben mensajes ocasionales, porque nunca se acercarán al límite. Da una cantidad intermedia a los buzones de trabajo normales. Deja sin límite o con una asignación generosa a los pocos que realmente consumen mucho espacio y vigílalos.
Este modelo funciona porque el volumen de correo no se distribuye de manera uniforme. En la mayoría de las organizaciones, unos pocos buzones concentran gran parte del almacenamiento. Las cuotas calculadas según el promedio perjudican a todos y apenas afectan a quienes causan el problema.
Reserva también margen libre. Si la suma de las cuotas coincide exactamente con el almacenamiento total, no podrás ampliar con urgencia un buzón. Aumentar uno obligará a reducir otro en el peor momento posible.
Qué ocurre al alcanzar el límite
Cuando un buzón llega a su cuota, deja de aceptar mensajes nuevos y el remitente recibe un aviso de rechazo por exceso de cuota, la respuesta definida en RFC 3463. Aunque resulte incómodo, es el comportamiento correcto. La alternativa sería descartar mensajes en silencio, algo peor en todos los sentidos.
En la práctica, una cuota debe generar avisos antes de tener que aplicarse. Si alguien descubre el límite porque un cliente le informa de que su mensaje ha rebotado, el sistema le ha fallado en lugar de ayudarle.
La medida útil consiste en revisar periódicamente el uso y no esperar al incidente. Los buzones próximos al límite se pueden identificar de antemano. Una revisión mensual de cinco minutos evita toda esta categoría de problemas.
Cuando se agota el almacenamiento compartido
Las cuotas distribuyen la capacidad, pero no aumentan el total. Si el fondo se agota, existen tres opciones ordenadas de menor a mayor coste.
Elimina lo que no debería estar allí. La mayoría de los buzones llenos contiene muchos adjuntos, y muchos de esos archivos aparecen varias veces: en el mensaje recibido, en Enviados y en cada copia reenviada. Sustituir los adjuntos por enlaces compartidos evita la duplicación desde el origen, como explicamos en el límite de tamaño de los archivos adjuntos.
Añade el complemento Drive. Ofrece almacenamiento desde $3.20 al mes y casi siempre cuesta menos que subir de plan cuando el espacio es la única carencia. Es la solución adecuada si el número de buzones y las funciones actuales son suficientes, pero falta capacidad.
Sube de plan. Es lo correcto si también necesitas las demás ventajas del nivel superior, como más filtros, más buzones compartidos o más cuentas externas, y el aumento de almacenamiento es una ventaja adicional, no el motivo principal.
Seguir este orden suele ser lo más económico, porque la primera opción es gratuita y a menudo suficiente.
Cuotas y archivos históricos
El caso que lleva a muchas personas a configurar cuotas es un archivo histórico: el buzón de alguien con muchos años en la empresa conserva una década de correspondencia y ocupa discretamente casi todo el fondo.
Ese buzón no funciona mal. Hace exactamente lo que debe y probablemente conserva el correo más valioso de la empresa. Limitarlo no es la respuesta correcta.
Resulta mejor trasladar el material antiguo y mantener ligero el buzón de trabajo. Una exportación IMAP genera una copia bajo tu control, que puede guardarse en un almacenamiento mucho más económico por gigabyte y seguir disponible para búsquedas. El buzón continúa después con una cuota normal, sin perder ni comprimir su historial.
La política de retención debe formar parte de la misma conversación. Si nadie decide cuánto tiempo se conserva el correo, la respuesta predeterminada es para siempre, y cualquier fondo de almacenamiento acaba chocando con la eternidad.
Qué consume realmente la cuota
Todo lo almacenado en el buzón, que es más de lo que suele suponerse.
Los mensajes enviados cuentan y, en un buzón que manda adjuntos, Enviados suele ser la carpeta más grande. La Papelera cuenta hasta que se vacía, por lo que borrar un año de correo sin vaciarla no libera nada. Los borradores también cuentan, incluidos aquellos abandonados que nadie recuerda haber escrito.
Ese es también el orden que debes revisar cuando un buzón se llena de forma inesperada: primero Enviados, después la Papelera y solo entonces la bandeja de entrada que todos suelen culpar.
Configura las cuotas antes de necesitarlas
La idea recurrente es que configurar las cuotas con antelación cuesta poco, mientras que introducirlas durante una escasez resulta complicado.
Una cuota aplicada al crear el buzón es invisible: nadie nota un límite al que nunca se acerca. Aplicar la misma cuota a un buzón que ya la supera provoca un incidente, porque deja de recibir correo alguien que no ha hecho nada incorrecto.
Por tanto, configúralas al crear los buzones y no cuando el fondo empiece a agotarse. Es especialmente importante en la creación en lote, donde la cuota puede formar parte de la misma operación. Ese es el momento en que no cuesta absolutamente nada, como explicamos en la creación de buzones en lote.
