사서함 저장 용량 제한으로 하나의 보관함이 전체 공간을 차지하지 않게 하기

통합 저장 용량은 많은 사서함을 합리적인 가격에 운영할 수 있게 해 주지만 한 가지 취약점이 있습니다. 모두가 같은 공간을 쓰기 때문에 첨부 파일을 많이 보관하는 사서함 하나가 동료 40명이 쓰려던 용량을 차지할 수 있습니다. 이를 막는 방법이 사서함별 저장 용량 할당량이지만, 대부분은 문제가 생기기 전이 아니라 생긴 뒤에야 설정합니다.

이 글에서는 요금제마다 제공되는 통합 용량, 합리적인 할당량을 정하는 방법, 한도에 도달했을 때 생기는 일을 설명합니다.

나누어 쓰는 통합 용량

저장 용량은 사서함별로 제공되는 것이 아니라 계정 전체에 할당되며, 총량은 다음과 같습니다.

두 열의 차이를 눈여겨봐야 합니다. Agency는 사서함 100만 개를 허용하지만 저장 용량은 200 GB입니다. 실제로 100만 개를 만들면 사서함당 200 KB에 불과합니다. 아무도 그렇게 사용하지는 않지만 계산이 보여 주는 바는 분명합니다. 사서함 수 한도는 넉넉하고 실제 제약은 저장 용량이므로, 사서함별 할당량을 설정해야 둘 사이의 균형을 합리적으로 유지할 수 있습니다.

현실적인 예로 Agency에서 사서함 500개를 운영하면 사서함당 평균 용량은 약 410 MB입니다. 일반적인 메일을 주고받기에는 충분하지만 사진이나 도면을 첨부하는 용도에는 빠듯합니다.

추측하지 않고 할당량 정하기

사서함별 저장 용량 할당량을 설정할 때는 전체 용량을 사서함 수로 나눈 값을 그대로 쓰고 싶어집니다. 출발점으로는 합리적이지만 대개 적합하지 않습니다. 모든 사서함의 사용량이 같지 않기 때문입니다.

세 단계로 나누는 편이 낫습니다. 가끔 메일을 받기 위해 존재하는 대다수의 소형 주소에는 절대 한도에 가까워지지 않을 정도의 적은 할당량을 줍니다. 일반 업무용 사서함에는 중간 수준을 배정합니다. 사용량이 정말 많은 소수의 사서함에는 한도를 두지 않거나 넉넉하게 할당하고 계속 살펴봅니다.

이 방식이 효과적인 이유는 메일 사용량이 고르게 분포하지 않기 때문입니다. 대부분의 조직에서는 소수의 사서함이 저장 용량 대부분을 차지합니다. 평균에 맞춘 할당량은 문제를 일으키는 사서함에는 별다른 영향을 주지 못하면서 다른 모든 사용자만 불편하게 만듭니다.

전체 통합 용량에도 여유분을 남겨 두세요. 각 사서함의 할당량 합계가 전체 용량과 정확히 같으면 급히 용량을 늘려야 하는 사서함에 줄 공간이 없습니다. 가장 곤란한 순간에 다른 사서함의 할당량을 줄여야 하게 됩니다.

사서함이 한도에 도달했을 때

사서함이 설정된 저장 용량 한도에 도달하면 새 메일을 받지 않으며, 발신자는 그 이유를 알리는 반송 메시지를 받습니다. 이는 RFC 3463에 정의된 용량 초과 응답입니다. 불편하게 들리더라도 이것이 바람직한 동작입니다. 다른 선택지는 메일을 아무 알림 없이 버리는 것이며, 어느 면에서나 더 나쁩니다.

따라서 할당량은 강제로 수신을 막기 전에 먼저 경고하는 체계와 함께 운영해야 합니다. 고객이 보낸 메일이 반송됐다는 말을 듣고서야 한도를 알게 됐다면, 할당량 체계가 사용자를 도운 것이 아니라 실패한 것입니다.

기다리지 말고 사용량을 주기적으로 확인하는 습관이 중요합니다. 한도에 가까워지는 사서함은 실제로 도달하기 전에 확인할 수 있으며, 매달 5분만 검토해도 이 유형의 사고를 모두 예방할 수 있습니다.

통합 용량 자체가 소진됐을 때

사서함별 할당량은 전체 용량을 늘리는 것이 아니라 배분을 관리합니다. 통합 용량이 모두 소진되면 비용이 낮은 순서대로 세 가지 선택지가 있습니다.

보관할 필요가 없는 항목을 정리하세요. 용량이 가득 찬 사서함은 대개 첨부 파일이 원인이며, 첨부 파일 대부분은 사서함과 보낸 편지함, 전달된 메일 사본마다 중복되어 있습니다. 첨부 대신 공유 링크를 사용하면 중복의 원인부터 없앨 수 있습니다. 자세한 내용은 첨부 파일 크기 제한에서 설명합니다.

Drive 추가 기능을 구매하세요. 저장 용량은 월 $3.20부터 시작합니다. 저장 용량만 부족하다면 상위 요금제로 바꾸는 것보다 거의 항상 저렴합니다. 사서함 수와 필요한 기능은 충분하고 통합 용량만 빠듯할 때 적합한 선택입니다.

상위 요금제로 변경하세요. 필터, 공유 사서함, 외부 계정 수 증가처럼 상위 요금제가 제공하는 다른 기능도 필요하고 저장 용량 증가는 부가적인 이점일 때 올바른 선택입니다.

첫 번째 방법은 무료이고 충분한 경우가 많으므로 보통 이 순서로 처리하는 것이 가장 저렴합니다.

할당량과 메일 아카이브

사람들이 사서함별 할당량을 설정하게 되는 가장 흔한 계기는 아카이브입니다. 오랫동안 사용한 사서함 하나가 10년치 메일을 보관하면서 전체 용량 대부분을 조용히 차지합니다.

그 사서함이 잘못 작동하는 것은 아닙니다. 제 역할을 정확히 수행하고 있으며, 그 안의 메일은 회사가 보유한 메일 가운데 가장 가치 있을 가능성이 큽니다. 이 사서함의 한도를 무작정 낮추는 것은 잘못된 판단입니다.

더 좋은 방법은 오래된 자료를 별도 공간으로 옮기고 현재 사용하는 사서함을 가볍게 유지하는 것입니다. IMAP 내보내기로 직접 관리할 수 있는 사본을 만들면 GB당 비용이 훨씬 낮은 저장소에 보관하면서 필요할 때 검색할 수 있습니다. 사서함은 일반적인 할당량으로 계속 사용하고, 과거 메일도 잃거나 억지로 줄이지 않아도 됩니다.

보존 정책도 함께 논의해야 합니다. 메일을 얼마나 오래 보관할지 아무도 정하지 않으면 기본값은 영구 보관이 됩니다. 영구 보관은 용량이 아무리 큰 통합 공간이라도 결국 한계와 충돌합니다.

할당량에 실제로 포함되는 항목

사서함에 저장된 모든 항목이 포함되며, 생각보다 범위가 넓습니다.

보낸 메일도 포함됩니다. 첨부 파일을 자주 보내는 사서함에서는 보낸 편지함이 가장 큰 폴더인 경우가 많습니다. 휴지통도 비우기 전까지 포함되므로 1년치 메일을 삭제하고 휴지통을 비우지 않으면 확보한 공간은 전혀 없습니다. 작성한 사실조차 잊은 오래된 임시 보관 메일을 포함해 임시 보관함도 용량을 차지합니다.

사서함이 예상과 달리 가득 찼다면 같은 순서로 확인하세요. 보낸 편지함을 먼저 보고, 다음은 휴지통, 마지막으로 모두가 원인이라고 생각하는 받은 편지함을 확인합니다.

필요해지기 전에 설정하기

핵심은 사서함별 저장 용량 할당량을 미리 설정하는 일은 쉽지만 용량이 부족해진 뒤 도입하기는 어렵다는 것입니다.

사서함을 프로비저닝할 때 할당량을 적용하면 누구도 의식하지 못합니다. 한도에 가까이 가지 않는 사용자는 한도가 있는지도 모릅니다. 하지만 이미 한도를 넘긴 사서함에 같은 값을 적용하면 아무 잘못도 하지 않은 사람의 메일 수신이 중단되는 사고가 됩니다.

따라서 통합 용량이 빠듯해진 뒤가 아니라 사서함을 만들 때 할당량을 설정하세요. 특히 사서함을 일괄 프로비저닝할 때는 생성과 같은 작업에 할당량 설정을 포함할 수 있습니다. 이 시점에는 추가 비용이나 수고가 전혀 들지 않습니다. 자세한 내용은 사서함 일괄 생성에서 설명합니다.