מכסות אחסון לתיבות כדי שארכיון אחד לא יתפוס הכול

מאגר אחסון משותף מאפשר להפעיל מספר גדול של תיבות דואר במחיר משתלם, אך יש לו נקודת כשל אחת. כולם חולקים את אותו מאגר, ולכן תיבה אחת שבעליה מרבה לצרף קבצים יכולה לצרוך את הנפח שעליו הסתמכו ארבעים עמיתים. מכסות אחסון לתיבות דואר מונעות זאת, ובכל זאת רוב האנשים מגדירים אותן רק לאחר שמתעוררת בעיה ולא מראש.

בעמוד הזה נסביר מהו נפח המאגר בכל חבילה, כיצד קובעים מכסה הגיונית ומה קורה כשמגיעים אליה.

מאגר האחסון שאותו מחלקים

נפח האחסון מוקצה לחשבון כולו ולא לכל תיבת דואר בנפרד, ואלה הכמויות:

הפער בין שני הטורים הוא הנקודה החשובה. חבילת Agency מאפשרת מיליון תיבות ומספקת 200 GB, כלומר 200 KB לכל תיבה אילו באמת יצרתם מיליון. איש אינו עושה זאת, אך החשבון מבהיר את העיקרון: המגבלה על מספר התיבות נדיבה, והאחסון הוא המגבלה האמיתית. מכסות אחסון לתיבות הן ששומרות על יחס הגיוני בין השניים.

בדוגמה מציאותית של חמש מאות תיבות בחבילת Agency, המאגר מתחלק לכ-410 MB לכל תיבה. זהו נפח נוח להתכתבויות, אך צפוף לכל שימוש שכולל תצלומים או שרטוטים.

קביעת מכסה בלי לנחש

כשקובעים מכסות אחסון לתיבות, מפתה לחלק את המאגר במספר התיבות ולהשתמש בתוצאה. זו נקודת פתיחה סבירה, אך בדרך כלל אינה נכונה, משום שלא כל התיבות משתמשות באותה כמות אחסון.

עדיף לעבוד בשלוש רמות. לרוב הגדול של הכתובות הקטנות, שקיימות כדי לקבל דואר מזדמן, הקצו מכסה צנועה משום שהן לעולם לא יתקרבו אליה. לתיבות עבודה רגילות הקצו מכסה בינונית. למספר קטן של תיבות כבדות באמת אל תגדירו מגבלה או הקצו מכסה נדיבה, ועקבו אחריהן.

השיטה פועלת משום שנפח הדואר אינו מתפלג באופן אחיד. ברוב הארגונים מספר קטן של תיבות אחראי לרוב האחסון. מכסות שנקבעות לפי הממוצע מקשות על כולם וכמעט אינן משפיעות על התיבות שיוצרות את הבעיה.

השאירו גם מרווח ביטחון במאגר. אם סכום המכסות שווה בדיוק לנפח הכולל, לא יישאר מקום לתיבה שצריך להגדיל את המכסה שלה בדחיפות, והגדלה של אחת תחייב להקטין אחרת ברגע הגרוע ביותר.

כשמגיעים למכסה

כאשר תיבת דואר מגיעה למכסת האחסון שהוגדרה לה, היא מפסיקה לקבל דואר חדש והשולח מקבל הודעת אי-מסירה שמסבירה את הסיבה. זוהי תגובת חריגה מהמכסה המוגדרת בRFC 3463. גם אם הדבר נשמע לא נעים, זו ההתנהגות הרצויה. החלופה היא להשליך דואר בלי להודיע לאיש, וזה גרוע מכל בחינה.

המשמעות המעשית היא שמערכת המכסות צריכה להתריע לפני שהיא נאלצת לאכוף. אם משתמש מגלה שהגיע למכסה רק לאחר שלקוח מספר לו שההודעה חזרה, המערכת הכשילה אותו במקום לעזור לו.

לכן כדאי לבדוק את השימוש בקביעות ולא להמתין. אפשר לזהות תיבות שמתקרבות למכסה לפני שהן מגיעות אליה, ובדיקה חודשית של חמש דקות מונעת את כל סוג האירועים הזה.

כשמאגר האחסון כולו מתמלא

מכסות לתיבות מנהלות את חלוקת האחסון ולא את הנפח הכולל. כשהמאגר עצמו מתמלא, יש שלוש אפשרויות לפי סדר עלות עולה.

פנו את מה שלא צריך להיות שם. רוב התיבות המלאות עמוסות בקבצים מצורפים, ורוב הקבצים האלה קיימים בכמה מקומות בו זמנית: בתיבה, בתיקיית Sent ושוב בכל עותק שהועבר. מעבר לקישורי שיתוף במקום קבצים מצורפים מסיר את הכפילות במקור, כפי שמוסבר במדריך מגבלת הגודל של קבצים מצורפים.

הוסיפו את תוסף Drive. נפח אחסון החל מ-$3.20 לחודש יהיה כמעט תמיד זול יותר ממעבר לחבילה גבוהה יותר כאשר האחסון הוא הדבר היחיד שחסר. זהו הפתרון הנכון כאשר מספר התיבות ומכלול התכונות מתאימים ורק נותר מעט מקום במאגר האחסון.

עברו לחבילה גבוהה יותר. זהו הצעד הנכון כשאתם זקוקים גם לדברים האחרים שמספקת חבילה גבוהה יותר, כמו מסננים נוספים, יותר תיבות משותפות ויותר חשבונות חיצוניים, והגדלת האחסון היא תוספת ולא המטרה העיקרית.

בדרך כלל הכי זול לבצע את הצעדים בסדר הזה, משום שהראשון חינמי ולעיתים קרובות מספיק.

מכסות וארכיונים

המקרה המסוים שגורם לרוב האנשים להגדיר מכסות אחסון לתיבות הוא ארכיון: תיבה ותיקה שמחזיקה עשור של התכתבויות ותופסת בשקט את רוב המאגר.

התיבה הזאת אינה פועלת שלא כשורה. היא עושה בדיוק את המוטל עליה, וההתכתבויות שבה הן כנראה הדואר בעל הערך הרב ביותר בעסק. הגבלת התיבה הזאת היא תגובה שגויה.

עדיף להעביר את החומר הישן החוצה ולהשאיר את תיבת העבודה רזה. ייצוא IMAP יוצר עותק שנמצא בשליטתכם ואפשר לשמור אותו באחסון שעולה שבריר מהמחיר לכל GB, ועדיין לחפש בו בעת הצורך. לאחר מכן התיבה ממשיכה לפעול עם מכסה רגילה, וההיסטוריה אינה אובדת ואינה נדחקת למכסה מצומצמת.

גם מדיניות השימור שייכת לאותו דיון. אם איש לא החליט כמה זמן לשמור דואר, ברירת המחדל היא לנצח, ובסופו של דבר שמירה לנצח מתנגשת עם כל מאגר בכל גודל.

מה באמת נספר במכסה

כל מה ששמור בתיבת הדואר, וזה כולל יותר מכפי שנהוג לחשוב.

גם דואר שנשלח נספר, ובתיבה ששולחת קבצים מצורפים תיקיית Sent היא לעיתים קרובות התיקייה הגדולה ביותר. אשפה נספרת עד שמרוקנים אותה, ולכן משתמש שמחק דואר של שנה ולא רוקן את התיקייה לא פינה דבר. גם טיוטות נספרות, לרבות אלה שננטשו ואיש אינו זוכר שכתב.

זהו גם סדר הבדיקה כשתיבה מלאה באופן מפתיע: קודם Sent, אחר כך אשפה, ורק לאחר מכן תיבת הדואר הנכנס שכולם מניחים שהיא הבעיה.

הגדירו מכסות לפני שתזדקקו להן

העיקרון החוזר הוא שקל וזול להגדיר מראש מכסות אחסון לתיבות, אך קשה להכניס אותן בזמן מחסור.

מכסה שמוגדרת בזמן הקצאת התיבה אינה מורגשת. איש אינו מבחין במגבלה שהוא לעולם אינו מתקרב אליה. אותה מכסה שמוחלת על תיבה שכבר חורגת ממנה הופכת לאירוע, משום שהדואר מפסיק להגיע לאדם שלא עשה דבר לא בסדר.

לכן פשוט הגדירו את המכסות בזמן יצירת התיבות ולא כשנותר מעט מקום במאגר, במיוחד אם אתם מקצים תיבות בכמות גדולה, אז אפשר לכלול את המכסה באותה פעולה שבה יוצרים אותן. בנקודה הזאת אין לכך כל עלות, כפי שמוסבר במדריך יצירת תיבות דואר בכמות גדולה.