Квоты почтовых ящиков: как не дать одному архиву занять всё

Общее хранилище делает большое количество почтовых ящиков доступным по цене, но у такой схемы есть слабое место. Поскольку объём используется совместно, один ящик с множеством вложений способен занять пространство, на которое рассчитывают сорок коллег. Квоты почтовых ящиков предотвращают эту проблему. Однако большинство настраивает их уже после переполнения, а не заранее.

Разберём общий объём каждого тарифа, разумный подбор квоты и последствия достижения лимита.

Какой объём вы распределяете

Хранилище выделяется аккаунту целиком, а не каждому ящику отдельно. Общие лимиты выглядят так:

Обратите внимание на разницу между двумя последними столбцами. Agency допускает миллион ящиков и предоставляет 200 GB. Если действительно создать миллион, на каждый придётся 200 KB. Так никто не поступает, но расчёт ясно показывает принцип: лимит количества очень велик, а настоящим ограничением служит хранилище. Квоты помогают сохранить разумное соотношение между ними.

В более реалистичном примере пятьсот ящиков на Agency делят общий объём примерно по 410 MB. Для обычной переписки этого достаточно, а для писем с фотографиями или чертежами уже мало.

Как подобрать квоту без догадок

При настройке квот хочется разделить общий объём на количество ящиков и назначить получившееся значение каждому. Это неплохая отправная точка, но обычно неверное конечное решение, поскольку ящики используются неодинаково.

Лучше создать три уровня. Большинству небольших адресов, которые лишь изредка принимают письма, назначьте скромную квоту, до которой они никогда не доберутся. Обычным рабочим ящикам дайте средний объём. Несколько действительно тяжёлых ящиков оставьте без ограничения или выделите им большой запас, а затем следите за использованием.

Такой подход работает потому, что письма распределены неравномерно. В большинстве организаций небольшая часть ящиков занимает почти всё место. Квота, рассчитанная по среднему значению, стесняет всех пользователей и почти не влияет на ящики, из-за которых возникла проблема.

Оставляйте свободный запас и в общем хранилище. Если сумма всех квот в точности равна общему объёму, срочно увеличить лимит одного ящика не получится. Для этого придётся уменьшать другой в самый неподходящий момент.

Что происходит при достижении лимита

Ящик, достигший квоты, перестаёт принимать новые письма, а отправитель получает уведомление о недоставке из-за превышения лимита, как определено в RFC 3463. Это правильное поведение, каким бы неприятным оно ни казалось. Альтернатива состоит в незаметном удалении почты, что хуже во всех отношениях.

На практике пользователя нужно предупредить до принудительного ограничения. Если о заполненном ящике он узнаёт от клиента, чьё письмо вернулось, система подвела его, а не помогла.

Поэтому проверяйте использование регулярно, а не ждите проблемы. Ящики, приближающиеся к лимиту, видны заранее. Пятиминутный ежемесячный обзор предотвращает весь класс подобных инцидентов.

Что делать, если закончилось всё общее хранилище

Квоты распределяют доступную ёмкость, но не увеличивают её. Когда общий объём заканчивается, есть три варианта в порядке роста стоимости.

Удалить то, чего там быть не должно. Большинство переполненных ящиков заполнено вложениями, причём одни и те же файлы часто хранятся сразу в нескольких местах: в самом ящике, в папке «Отправленные» и во всех пересланных копиях. Ссылки для общего доступа вместо вложений устраняют дублирование у источника. Подробнее об этом рассказано в статье про ограничение размера вложений.

Подключить дополнение Drive. Хранилище стоит от $3.20 в месяц. Если не хватает только места, это почти всегда дешевле перехода на более высокий тариф. Выбирайте этот вариант, когда количество ящиков и набор функций вас устраивают, а тесно стало лишь в общем хранилище.

Перейти на более высокий тариф. Это правильно, когда вам нужны и другие возможности следующего уровня: дополнительные фильтры, общие ящики или внешние аккаунты. Увеличение хранилища тогда будет полезным бонусом, а не единственной целью.

Именно такая последовательность обычно обходится дешевле всего, поскольку первый вариант бесплатен и часто решает проблему.

Квоты и архивы

Чаще всего настроить квоты заставляет архив: ящик сотрудника с большим стажем, в котором хранится десятилетие переписки и который незаметно занимает большую часть общего объёма.

Такой ящик не используется неправильно. Он выполняет свою задачу, а находящаяся в нём переписка, вероятно, представляет собой самую ценную почту компании. Ограничивать его квотой было бы ошибкой.

Лучше перенести старые материалы в другое место, оставив рабочий ящик компактным. Экспорт по IMAP создаёт подконтрольную вам копию. Её можно разместить в хранилище, где каждый гигабайт стоит в несколько раз дешевле, сохранив возможность поиска при необходимости. После этого рабочий ящик продолжит работу с обычной квотой, а историю не придётся удалять или ужимать ради лимита.

В тот же разговор входит политика хранения. Если никто не определил срок хранения писем, по умолчанию они остаются навсегда. Рано или поздно вечное хранение исчерпает общий объём любого размера.

Что именно учитывается в квоте

Учитывается всё, что хранится в ящике, а это больше, чем многие предполагают.

В папке «Отправленные» тоже расходуется место, и для ящика, который отправляет письма с вложениями, она часто оказывается самой большой. «Корзина» учитывается до её очистки. Если пользователь удалил письма за год, но не очистил папку, он ничего не освободил. «Черновики» также занимают место, включая давно забытые незаконченные письма.

В таком же порядке стоит искать причину неожиданно заполненного ящика: сначала «Отправленные», затем «Корзина» и лишь после этого входящие, которые все обычно считают источником проблемы.

Настройте квоты до того, как они понадобятся

Главный вывод повторяется: квоты легко настроить заранее и неудобно вводить во время нехватки места.

Квота, назначенная при создании ящика, остаётся незаметной, поскольку никто не замечает лимит, к которому не приближается. Тот же лимит, применённый к уже переполненному ящику, превращается в инцидент. Письма перестают поступать пользователю, который не сделал ничего плохого.

Поэтому устанавливайте квоты во время создания ящиков, а не после заполнения общего хранилища. Это особенно важно при массовом развёртывании, когда квоту можно задать в той же операции, что и сам ящик. На этом этапе настройка вообще ничего не стоит, как описано в статье про массовое создание почтовых ящиков.