メールボックス容量制限で一つのアーカイブによる圧迫を防ぐ

共有ストレージによって、多数のメールボックスを低コストで運用できます。ただし、一つだけ弱点があります。全員で容量を共有するため、添付ファイルを大量に持つ1つのメールボックスが、40人の同僚が頼りにしていた領域を使い切る可能性があります。それを防ぐのがメールボックスごとの容量制限ですが、多くの人は問題が起きる前ではなく、起きた後に設定します。

この記事では、各プランの共有容量、適切な上限の決め方、上限へ達した場合の動作を説明します。

分配する共有ストレージ

ストレージはメールボックスごとではなく、アカウント全体に割り当てられます。各プランの合計は次のとおりです。

注目すべきなのは、最後の2列の差です。Agencyでは100万個のメールボックスを作れますが、容量は200 GBです。本当に100万個作れば、1個あたり200 KBになります。実際にそうする人はいませんが、この計算から要点が分かります。メールボックス数の上限は大きく、ストレージが本当の制約です。容量制限によって両者を現実的な関係に保てます。

より現実的な例として、Agencyで500個のメールボックスを使うと、1個あたり約410 MBです。通常のメールなら十分ですが、写真や図面を扱う場合には余裕がありません。

推測に頼らず上限を決める

メールボックスの容量制限を設定するとき、共有容量をメールボックス数で割り、その値を全員に使いたくなります。出発点としては妥当ですが、メールボックスの使われ方は同じではないため、通常は正しい答えになりません。

3段階に分ける方法が効果的です。たまにメールを受け取るだけの大多数の小規模アドレスには、到達することのない控えめな容量を割り当てます。一般的な業務用メールボックスは中程度にします。本当に使用量の多い少数には制限を設けないか、十分な容量を割り当て、その利用状況を監視します。

この方法が機能するのは、メール容量が均等に分布しないからです。多くの組織では、少数のメールボックスがストレージの大半を占めます。平均値に合わせた上限は全員を不便にしながら、問題の原因となるメールボックスにはほとんど効果がありません。

共有ストレージにも余裕を残してください。すべての上限を合計して共有容量と完全に一致させると、緊急に容量を増やすべきメールボックスが現れても対応できません。最も都合の悪い時期に、別のメールボックスの上限を下げることになります。

上限に達した場合

設定した容量制限に達したメールボックスは、新しいメールを受け付けなくなります。送信者には、RFC 3463で定められた容量超過のバウンスが返されます。不快に聞こえても、これは適切な動作です。何も知らせずメールを捨てる方法は、あらゆる面でさらに悪い結果になります。

実務では、上限を強制する前に警告が必要です。顧客からメールが戻ってきたと聞いて初めて容量不足に気づくなら、この仕組みは利用者を助けたのではなく、失敗させています。

問題を待たず、定期的に使用量を確認してください。上限へ近づくメールボックスは事前に分かります。月に5分確認するだけで、この種類のインシデントをすべて防げます。

共有ストレージ自体が満杯になった場合

メールボックスごとの容量制限は分配を管理するものであり、合計容量を増やしません。共有領域自体が満杯になった場合は、費用の低い順に3つの選択肢があります。

不要なものを整理する。満杯になったメールボックスの多くは添付ファイルで埋まっています。同じ添付ファイルが、メールボックス内、送信済み、すべての転送コピーに重複していることも珍しくありません。添付ではなく共有リンクを使えば、発生源から重複をなくせます。詳しくは、添付ファイルのサイズ上限で説明しています。

Driveアドオンを追加する。ストレージは月額$3.20から利用できます。不足しているのが容量だけなら、上位プランへ変更するより、ほぼ必ず安くなります。メールボックス数と機能には問題がなく、共有ストレージだけが足りない場合に適した答えです。

上位プランへ変更する。フィルター、共有メールボックス、外部アカウントなど、上位プランに含まれるほかの機能も必要な場合に選びます。ストレージ増加が主目的ではなく、追加の利点になる状況です。

この順番で対処するのが通常は最も安価です。1つ目は無料で、それだけで解決することも多くあります。

容量制限とアーカイブ

メールボックスの容量制限を設定するきっかけとして最も多いのがアーカイブです。長年勤務する社員のメールボックスに10年分のやり取りが残り、共有ストレージの大半を静かに占めています。

そのメールボックスの使い方が間違っているわけではありません。本来の役割を果たしており、中のメールは会社が持つ最も価値の高い記録かもしれません。単純に容量を制限するのは適切ではありません。

古い内容を別の場所へ移し、現役のメールボックスを軽く保つほうが適切です。IMAPでエクスポートすれば、自社で管理できるコピーが作られます。1 GBあたりの費用が大幅に安いストレージへ保存でき、必要なときには検索も可能です。メールボックスは通常の容量制限で運用を続けられ、過去の記録を失ったり、容量制限のために削ったりせずに済みます。

保存ポリシーも一緒に決めてください。メールをどれだけ保管するか誰も決めなければ、初期値は永久保存になります。永久保存は、どれほど大きな共有領域でも最終的には使い切ります。

容量に含まれるもの

メールボックス内に保存されるものはすべて含まれます。多くの人が考えるより広い範囲です。

送信済みメールも容量を使い、添付ファイルを送るメールボックスでは最大のフォルダーになることがよくあります。ゴミ箱も空にするまでは含まれます。1年分を削除しても、ゴミ箱を空にしなければ何も解放されません。下書きも含まれ、書いたことさえ忘れた未完成のものも対象です。

予想外にメールボックスが満杯になった場合も、この順番で確認します。最初に送信済み、次にゴミ箱、最後に誰もが原因だと思い込む受信トレイです。

必要になる前に設定する

繰り返し現れる結論は、メールボックスの容量制限は事前なら簡単に設定でき、容量不足の最中に導入すると厄介だということです。

メールボックスの作成時に適用した上限は、利用者から見えません。近づくことのない制限には誰も気づかないからです。すでに超過したメールボックスへ同じ上限を設定すると、何も悪いことをしていない利用者にメールが届かなくなり、インシデントになります。

共有ストレージが厳しくなってからではなく、メールボックスの作成時に上限を設定してください。一括プロビジョニングなら、作成と同じ操作に容量制限を含められるため、特に重要です。この段階なら追加の手間はほとんどありません。詳しくは、メールボックスの一括作成で説明しています。