Verrassend veel apparatuur communiceert uitsluitend via e-mail. Back-upapparaten, netwerkmonitors, gebouwbeheersystemen, printers, industriële besturingen en oudere meetinstrumenten versturen allemaal meldingen via SMTP. Toen ze werden ontworpen, was dat immers de beschikbare integratiemethode. Met een postvak per apparaat verander je deze beperking in een overzichtelijke inrichting.
Op de meeste locaties versturen alle machines hun berichten naar één gedeeld adres. Dat werkt totdat je moet achterhalen welk van de veertig apparaten een probleem meldt.
Waarom één gedeeld adres niet werkt
Alles naar alerts@ sturen is de voor de hand liggende aanpak, maar die wordt op voorspelbare wijze steeds minder bruikbaar.
De berichten komen binnen met uiteenlopende onderwerpen en afzendernamen, omdat elke leverancier een andere indeling gebruikt. Om ze achteraf te scheiden, moet je regels schrijven die uitgaan van de tekst die elk apparaat toevallig produceert. Zodra een firmware-update de formulering zonder aankondiging verandert, werken die regels niet meer.
Het volume maakt het probleem groter. Eén bijzonder spraakzaam apparaat, zoals een monitor waarvan de status voortdurend wisselt of een systeem dat een mislukte taak steeds opnieuw probeert, kan honderden berichten produceren en alle andere meldingen verdringen. Met een gedeeld adres kun je één bron niet dempen zonder ook de regel voor alle andere bronnen uit te schakelen.
Bovendien verdwijnt de herkenbare herkomst. Bij een postvak per apparaat maakt het adres zelf duidelijk welke bron het bericht heeft verstuurd, nog voordat iemand één woord heeft gelezen.
Routering zonder giswerk
Het belangrijkste voordeel van een postvak per apparaat is dat de routering op de structuur berust en niet op de interpretatie van de inhoud.
Herkenning zonder tekst te ontleden. Een bericht dat bij ups-basement@ binnenkomt, is afkomstig van de UPS in de kelder. Er zijn geen regels of vergelijkingen van onderwerpregels nodig, en er ontstaat geen onduidelijkheid wanneer een leverancier de sjabloon wijzigt.
Afzonderlijke afhandeling. Je kunt één apparaat dempen, de berichtfrequentie beperken of de berichten negeren zonder invloed op de andere apparaten, want elke bron heeft een eigen bestemming.
Eenvoudige buitengebruikstelling. Als een machine wordt afgestoten, verwijder je één postvak. Je hoeft geen filter te bewerken en te hopen dat andere apparatuur er niet ook van afhankelijk was.
Automatische verwerking per bron. Een script dat het postvak van één apparaat leest, weet precies welke indeling het kan verwachten. Daardoor is het ontleden betrouwbaar, wat bij een gemengde berichtenstroom nooit het geval is. Dit is het patroon uit gegevens via e-mail verwerken.
De kosten
Een postvak per apparaat is alleen zinvol wanneer postvakken niet per gebruiker worden afgerekend. Dat is precies de reden waarom deze aanpak maar zelden wordt toegepast.
Bij $7 per gebruiker kosten veertig apparaten $3,360 per jaar, alleen om machinemeldingen te ontvangen. Geen verstandig mens keurt dat goed. Bij abonnementen met vaste aantallen per niveau kosten veertig postvakken voor apparaten niets boven op het abonnement dat je al hebt. Pro staat 300 per domein toe en Agency 1,000.
Ze nemen wel gedeelde opslagruimte in. Berichten van apparaten stapelen zich onophoudelijk op, want machines stoppen nooit met verzenden. Een quotum per postvak en een bewaartermijn zijn daarom allebei noodzakelijk, om de redenen die we bespreken in opslagquota voor postvakken.
Meestal zijn aliassen een betere keuze
Om eerlijk te zijn: op veel locaties is een postvak per apparaat niet de juiste oplossing. Een alias per apparaat is dan beter.
Als niets de berichten van elk apparaat afzonderlijk leest en je alleen de herkomst wilt herkennen, bieden aliassen een identificerend adres zonder een extra postvak om te beheren of een afzonderlijke opslagplaats om te vullen. Alles komt op dezelfde plek binnen, terwijl het ontvangende adres nog steeds aangeeft welke bron het bericht heeft verstuurd.
Kies echte postvakken wanneer een systeem de berichten van ieder apparaat afzonderlijk verwerkt, wanneer apparaten bij verschillende teams horen die elkaars meldingen niet mogen zien of wanneer de bewaartermijn per apparaat verschilt. Kies aliassen wanneer één persoon alles leest en alleen hoeft te weten welk apparaat welke melding heeft verstuurd.
Starter staat 30 aliassen per postvak toe, Pro 50 en Agency 100. Daarmee kunnen de meeste apparatenparken worden bediend zonder dat het aantal postvakken onnodig groeit.
De apparaten configureren
De praktische moeilijkheid van een postvak per apparaat zit vaak aan de kant van de apparatuur. Het is verstandig om daar vóór de keuze rekening mee te houden.
De ondersteuning voor moderne verzendtechnieken verschilt sterk per leverancier, en de leeftijd van het apparatenpark bepaalt hoeveel werk de configuratie kost. Op een locatie met apparatuur die in de afgelopen vijf jaar is aangeschaft, zal bijna alles direct werken. Bij een twintig jaar oud gebouwbeheersysteem is dat niet het geval. De hieronder beschreven relay is dan de gebruikelijke oplossing, geen uitzondering.
Oudere apparaten ondersteunen vaak alleen SMTP zonder authenticatie via poort 25, in plaats van de geauthenticeerde verzending uit RFC 6409, of gebruiken authenticatiemethoden die al lang zijn verouderd. Sommige apparaten ondersteunen zelfs helemaal geen TLS. Deze machines kunnen niet rechtstreeks naar een moderne e-maildienst verzenden. De gebruikelijke oplossing is een lokale relay in het netwerk, die hun niet-geauthenticeerde berichten accepteert en correct geauthenticeerd doorstuurt.
Ondersteunen apparaten wel moderne verzending, geef ze dan ieder eigen inloggegevens en deel geen gemeenschappelijk account. Gedeelde inloggegevens op een apparaat in een netwerksegment dat je niet volledig vertrouwt, vormen een risico dat je met gegevens per apparaat wegneemt. Als je het wachtwoord van één machine wijzigt, ondervinden de andere bovendien geen hinder.
Test elk apparaat door een echte melding te veroorzaken en gebruik niet alleen de ingebouwde testknop. Testberichten van leveranciers volgen regelmatig een ander codepad dan werkelijke meldingen en kunnen slagen terwijl de echte verzending mislukt.
Postvakken zo benoemen dat het apparatenpark begrijpelijk blijft
Het adres is het enige label dat je krijgt. Het moet dus de locatie en het type apparatuur duidelijk maken zonder dat iemand een lijst hoeft te raadplegen.
Een adres zoals ups-basement@ of nas-office2@ is twee jaar later nog steeds duidelijk; device7@ is dat niet. Als er al een activaregister bestaat, kun je de identificatie daaruit beter hergebruiken dan een parallel systeem te bedenken dat binnen een jaar niet meer gelijkloopt.
De binnenkomende meldingen opvolgen
Een postvak per apparaat heeft alleen nut als iemand of iets iets met de binnenkomende berichten doet. In het slechtste geval ontstaat er een verzameling postvakken die niemand opent.
Bepaal per apparaat of een persoon de meldingen leest, een script ze verwerkt of ze alleen worden gearchiveerd voor het geval er later iets misgaat en je de geschiedenis nodig hebt. Alle drie zijn geldige keuzes. Het probleem ontstaat als er geen keuze wordt gemaakt, want ongelezen apparaatmeldingen geven een vals gevoel van bewaking.
Voor alles wat echt dringend is, is e-mail het verkeerde kanaal en dat is altijd zo geweest. Een machine waarvoor iemand wakker moet worden gemaakt, hoort een oproepsysteem te bereiken. Het postvak bewaart dan het verslag in plaats van het alarm over te brengen.
