Een limiet voor e-mailbijlagen kan door de ontvangende server worden bepaald, niet alleen door de verzender. Je provider accepteert bijvoorbeeld 30 MB, probeert het bericht te verzenden en later volgt een bounce omdat de andere server het weigert. Je hebt niets verkeerd gedaan, maar moet het wel oplossen.
Deze pagina behandelt de werkelijke limieten, waarom ze lager zijn dan geadverteerde cijfers en hoe je terugkerende problemen voorkomt.
Wat de limiet voor e-mailbijlagen werkelijk is
Er is niet één getal. Er zijn er minstens drie en de kleinste grens bepaalt het resultaat.
Je provider begrenst wat hij van jou accepteert, de provider van de ontvanger wat hij voor hen accepteert, en codering vergroot het bestand. Bijlagen worden voor transport doorgaans met base64 gecodeerd, wat ongeveer 33% toevoegt. Een bestand van 20 MB wordt een bericht van ongeveer 27 MB, zodat een limiet van 25 MB het kan weigeren.
De vaak genoemde cijfers, 25 MB bij Gmail, 20 MB bij Outlook.com en 10 MB bij veel bedrijfsservers, gelden na codering en kunnen veranderen. Teruggerekend met 33% ligt het praktische bestandsmaximum dichter bij 18 MB als de opgegeven limiet 25 is.
Bedrijfsservers kunnen strenger zijn zonder dit te publiceren. Een advocatenkantoor of bank kan achter een gateway van 10 MB zitten, wat je pas bij een bounce ontdekt.
Waarom de limiet verhogen niet helpt
Een provider met een hoger cijfer kiezen lost het niet op, omdat de bindende grens bij de ontvanger kan liggen.
Een provider die 50 MB adverteert, zegt wat hij accepteert, niet wat anderen ontvangen. Zo'n bericht van 50 MB wordt door veel servers geweigerd; de grotere limiet kan alleen later falen.
Zipcompressie helpt zelden veel. Foto's, video en pdf's zijn al gecomprimeerd. Een archief opsplitsen werkt technisch maar is lastig en gateways kunnen meerdelige archieven blokkeren.
De aanpak die het probleem wegneemt
Wat vaak werkt, is geen bijlage sturen maar een link. Het bericht blijft klein en het bestand gaat via HTTP, buiten de mailbijlagelimiet.
Normaal vereist dat uploaden, wachten, een link kopiëren en later opruimen. Die wrijving maakt bijlagen aantrekkelijker.
In onze webmail verloopt dit automatisch volgens de ingestelde drempel. Bestanden onder 18 MB worden normaal toegevoegd. Grotere bestanden gaan tijdens het schrijven naar Drive en verschijnen als deellink. Upload en link moeten voltooid en toegankelijk zijn voordat je op bezorging vertrouwt.
De kant van de ontvanger en die van jou
Een link verandert de werkwijze, meestal in je voordeel.
De link kan worden ingetrokken. Een verzonden kopie kun je niet terughalen. Een deellink kan worden ingetrokken, waarna toekomstige downloads stoppen; reeds gedownloade kopieën blijven bestaan.
Downloads zijn begrensd. Links uit de editor hebben standaard een maximum van 100 downloads, afhankelijk van actuele instellingen.
Je map Verzonden blijft kleiner. Bijlagen staan in je verzonden kopie en bij de ontvanger. Links verminderen deze duplicatie, maar linkmetadata en het bronbestand gebruiken nog opslag.
Je kunt zien of de link is gebruikt. Downloadregistratie kan aangeven dat iemand het bestand heeft opgehaald, maar bewijst niet wie het las.
Wanneer je het bestand toch moet bijvoegen
Links zijn niet altijd beter.
Voeg bestanden toe die onafhankelijk van jouw account beschikbaar moeten blijven, zoals contracten en facturen die over vijf jaar nog open moeten kunnen. Een intrekbare of verlopen link is daar een risico; controleer ook bewaartermijnen.
Voeg toe als de omgeving van de ontvanger links herschrijft of blokkeert. Bij een limiet van 10 MB en een bestand van 9 MB kan een bijlage goed zijn, mits de gecodeerde berichtgrootte onder de werkelijke grens blijft.
Voeg kleine bestanden toe waarvoor de limiet duidelijk geen probleem is.
Praktische manieren om onder de limiet te komen
Moet het een bijlage zijn en is het iets te groot, probeer dan ongeveer deze volgorde:
- Exporteer de pdf opnieuw. Ontwerptools sluiten vaak afbeeldingen op volledige resolutie in. Export op schermresolutie kan 80% besparen, maar controleer leesbaarheid.
- Verklein foto's. Een telefoonfoto van 4 MB heeft voor bekijken vaak niet de oorspronkelijke afmetingen nodig. Drie verkleinde afbeeldingen passen waar drie originelen niet passen.
- Stuur video als link. Video past doorgaans niet onder bruikbare mailgrenzen en codering vergroot het bericht.
- Controleer ingesloten lettertypen en revisiegeschiedenis in kantoordocumenten; die kunnen de grootte ongemerkt verdubbelen.
Compressie is vaak het laatste redmiddel omdat ze juist bij probleemformaten weinig helpt. Deze trucs veranderen de limiet niet, maar verkleinen één bestand.
Waarom de bounce zo laat komt
De vertraging is frustrerend. Je verzendt om negen uur, alles lijkt goed en om half twaalf komt de foutmelding, nadat je aannam dat het bestand was bezorgd.
Acceptatie en bezorging zijn afzonderlijke gebeurtenissen. Je server accepteert het bericht voordat hij weet wat de ontvanger doet. Pas bij de externe verbinding volgt een weigering. Is de ontvangende server tijdelijk onbereikbaar, dan kan je server uren opnieuw proberen voordat hij opgeeft.
Dicht bij de limiet betekent geen melding niet automatisch succesvolle bezorging. Voor een belangrijk bestand is bevestiging of gecontroleerde download veiliger.
Bijlagen en je eigen opslag
De limiet is ook een opslagprobleem dat op termijn geld kost.
Elke ontvangen bijlage staat in je postvak en elke verzonden bijlage in Verzonden. Een team dat documenten heen en weer mailt, bewaart hetzelfde bestand meerdere keren: bij ontvangers, de verzender en opnieuw bij doorsturen.
Zo loopt een quota vaak ongemerkt vol. Grote bestanden als links versturen vermindert duplicatie aan beide kanten, al blijft het bronbestand opgeslagen en gelden het gekozen plan en bewaarbeleid.
Waar de bestanden daarna staan
Bestanden uit de editor komen in Drive binnen hetzelfde account. Volgens de beschreven aanbieding begint opslag bij 250 GB voor $3.20 per maand via een schuifregelaar. Controleer actuele planlimieten en bewaartermijnen. Lees hoe deellinks werken.
Wie dit wekelijks tegenkomt, heeft een standaardproces nodig waarin bestanden terug te vinden en te delen zijn of als schijf kunnen worden gekoppeld. Daarvoor dient WebDAV-toegang, afhankelijk van clientondersteuning en rechten.
Kort gezegd: zoek niet alleen een hoger getal, want de grens kan bij de ontvanger liggen. Stuur een link, beheer intrekking en bewaring, en laat de drempel helpen kiezen.
