Quotas de stockage : empêcher une boîte de priver les autres d’espace

Le stockage mutualisé rend abordable la gestion d'un grand nombre de boîtes, mais ce modèle a un point faible. Puisque l'espace est partagé, une seule boîte riche en pièces jointes peut consommer la capacité sur laquelle comptaient quarante collègues. Les quotas de stockage par boîte évitent ce problème, même si la plupart des gens ne les configurent qu'après l'incident plutôt qu'avant.

Cet article présente la capacité mutualisée de chaque forfait, la manière de dimensionner raisonnablement un quota et ce qui se passe lorsqu'il est atteint.

La capacité que vous répartissez

Le stockage est attribué au compte plutôt qu'à chaque boîte, avec les capacités totales suivantes :

L'écart entre les deux dernières colonnes est le point important. Agency autorise un million de boîtes et fournit 200 GB, soit 200 KB par boîte si vous en créiez réellement un million. Personne ne le fait, mais le calcul illustre bien la situation : le plafond de boîtes est généreux et le stockage constitue la véritable contrainte. Les quotas maintiennent les deux valeurs dans un rapport raisonnable.

Dans un cas réaliste, cinq cents boîtes sur Agency, la capacité mutualisée représente environ 410 MB par boîte. C'est confortable pour la correspondance ordinaire, mais limité pour les messages contenant des photos ou des plans.

Dimensionner un quota sans deviner

Lors de la définition des quotas, il est tentant de diviser la capacité par le nombre de boîtes et d'utiliser le résultat. C'est un point de départ raisonnable, mais généralement incorrect, car les boîtes n'ont pas toutes le même usage.

Une meilleure méthode repose sur trois niveaux. Attribuez un quota modeste à la grande majorité des petites boîtes, les adresses qui ne reçoivent que des messages occasionnels, puisqu'elles ne s'en approcheront jamais. Donnez une capacité intermédiaire aux boîtes de travail ordinaires. Laissez les quelques boîtes réellement volumineuses sans limite ou avec une allocation généreuse, puis surveillez-les.

Cette méthode fonctionne parce que le volume d'email n'est pas réparti uniformément. Dans la plupart des organisations, un petit nombre de boîtes occupe l'essentiel du stockage. Des quotas calculés sur la moyenne pénalisent tout le monde tout en affectant à peine celles qui causent le problème.

Conservez également une marge de sécurité dans la capacité mutualisée. Si la somme des quotas correspond exactement à l'espace total, il ne reste aucune réserve pour augmenter d'urgence le quota d'une boîte. Relever une limite impose alors d'en réduire une autre au pire moment possible.

Atteindre la limite

Une boîte qui atteint son quota cesse d'accepter de nouveaux messages, et l'expéditeur reçoit une notification de rejet indiquant que le quota est dépassé, conformément à la réponse définie par la RFC 3463. Aussi inconfortable que cela puisse paraître, c'est le comportement souhaité. L'autre possibilité consisterait à supprimer silencieusement les messages, ce qui serait pire à tous points de vue.

Dans la pratique, les quotas doivent produire un avertissement avant d'avoir à bloquer les messages. Si une personne découvre sa limite parce qu'un client lui annonce que son message a été rejeté, le dispositif l'a abandonnée plutôt qu'aidée.

La bonne habitude consiste donc à contrôler régulièrement l'utilisation au lieu d'attendre. Les boîtes qui approchent de leur limite sont visibles à l'avance, et un examen mensuel de cinq minutes évite toute cette catégorie d'incidents.

Lorsque la capacité mutualisée est épuisée

Les quotas gèrent la répartition, pas la capacité totale. Lorsque le stockage mutualisé est lui-même plein, trois possibilités existent, par ordre de coût croissant.

Supprimez ce qui ne devrait pas s'y trouver. La plupart des boîtes pleines sont occupées par des pièces jointes, dont beaucoup existent simultanément à plusieurs endroits : dans la boîte, dans les Éléments envoyés et de nouveau dans chaque copie transférée. Remplacer les pièces jointes par des liens de partage élimine la duplication à la source, comme l'explique notre article sur la taille maximale des pièces jointes.

Ajoutez l'extension Drive. Le stockage commence à $3.20 par mois, ce qui revient presque toujours moins cher que de passer au forfait supérieur lorsque seul l'espace vient à manquer. C'est la bonne solution lorsque le nombre de boîtes et les fonctionnalités conviennent, mais que la capacité mutualisée devient insuffisante.

Passez à un forfait supérieur. Ce choix est pertinent si vous avez également besoin des autres avantages du niveau supérieur, notamment davantage de filtres, de boîtes partagées et de comptes externes, et que le stockage supplémentaire constitue un bonus plutôt que l'objectif.

Suivre cet ordre est généralement la solution la moins chère, puisque la première étape est gratuite et souvent suffisante.

Quotas et archives

Le cas précis qui conduit le plus souvent à instaurer des quotas est celui d'une archive : une boîte utilisée depuis longtemps, qui contient dix ans de correspondance et occupe discrètement la majeure partie du stockage mutualisé.

Cette boîte ne se comporte pas mal. Elle fait exactement ce qu'elle doit faire, et les messages qu'elle contient sont probablement les plus précieux de l'entreprise. La plafonner n'est pas le bon réflexe.

La meilleure organisation consiste à déplacer l'ancien contenu et à garder une boîte de travail légère. Une exportation IMAP produit une copie que vous contrôlez. Elle peut être placée dans un espace où le coût par gigaoctet est bien inférieur tout en restant interrogeable lorsque nécessaire. La boîte continue alors de fonctionner avec un quota normal, sans perte ni compression de l'historique.

La politique de conservation fait partie de la même discussion. Si personne ne décide combien de temps garder les messages, la réponse par défaut devient pour toujours. Or, tôt ou tard, une durée infinie finit par épuiser une capacité de n'importe quelle taille.

Ce qui compte réellement dans le quota

Tout ce qui est stocké dans la boîte est comptabilisé, ce qui englobe davantage de contenu que beaucoup ne l'imaginent.

Les Éléments envoyés comptent et constituent souvent le dossier le plus volumineux dans une boîte qui expédie des pièces jointes. La Corbeille compte jusqu'à ce qu'elle soit vidée. Un utilisateur qui supprime une année de messages sans vider ce dossier ne libère donc aucun espace. Les Brouillons comptent eux aussi, y compris ceux qui ont été abandonnés et dont personne ne se souvient.

C'est également l'ordre à suivre lorsqu'une boîte est pleine de manière inattendue : d'abord les Éléments envoyés, ensuite la Corbeille et seulement après la boîte de réception que tout le monde suppose responsable.

Définir les quotas avant d'en avoir besoin

Le thème récurrent est simple : les quotas de stockage sont faciles à configurer à l'avance et difficiles à introduire en pleine pénurie.

Appliqué lors du provisionnement, un quota est invisible : personne ne remarque une limite dont il ne s'approche jamais. Appliqué à une boîte qui l'a déjà dépassé, le même quota devient un incident, car les messages cessent d'arriver chez quelqu'un qui n'a rien fait de mal.

Il suffit donc de définir les quotas lors de la création des boîtes plutôt que lorsque la capacité commence à manquer. Ce conseil est particulièrement important pour un provisionnement en nombre, où le quota peut faire partie de la même opération que la création. À ce stade, il n'ajoute aucun travail, comme l'explique notre guide sur la création groupée de boîtes mail.