Postfachquoten: Damit ein Archiv nicht allen den Speicher nimmt

Ein gemeinsamer Mail-Speicher macht eine große Anzahl von Postfächern bezahlbar, hat aber eine Schwachstelle. Da alle denselben Speicherpool nutzen, kann ein einziges Postfach mit vielen Anhängen den Platz verbrauchen, auf den vierzig Kollegen angewiesen sind. Speicherquoten für Postfächer verhindern das. Dennoch richten die meisten sie erst nach einem Engpass und nicht im Voraus ein.

Dieser Beitrag erläutert den verfügbaren Speicherpool je Tarif, eine sinnvolle Bemessung der Quote und die Folgen beim Erreichen der Obergrenze.

Der Speicherpool, den Sie aufteilen

Speicher wird dem gesamten Konto und nicht jedem Postfach einzeln zugeteilt. Die Gesamtwerte lauten:

Beachten Sie den Abstand zwischen den beiden letzten Spalten. Agency erlaubt eine Million Postfächer und bietet 200 GB. Würden Sie tatsächlich eine Million erstellen, wären das 200 KB pro Postfach. Das tut niemand, doch die Rechnung verdeutlicht den Punkt: Die Postfachobergrenze ist großzügig, während der Speicher die eigentliche Einschränkung darstellt. Speicherquoten halten beide Werte in einem sinnvollen Verhältnis.

Ein realistischerer Fall sind fünfhundert Postfächer im Agency-Tarif. Dabei entfallen ungefähr 410 MB auf jedes Postfach. Für gewöhnliche Korrespondenz ist das komfortabel, für Nachrichten mit Fotos oder Zeichnungen dagegen knapp.

Speicherquoten ohne Raten festlegen

Bei der Einrichtung von Speicherquoten liegt es nahe, den Pool durch die Zahl der Postfächer zu teilen und diesen Wert überall einzusetzen. Das ist ein vernünftiger Ausgangspunkt, aber meist kein gutes Endergebnis, denn Postfächer werden unterschiedlich genutzt.

Ein dreistufiges Modell eignet sich besser. Geben Sie der großen Mehrheit kleiner Adressen, die nur gelegentlich Nachrichten empfangen, eine bescheidene Quote. Sie werden sie nie erreichen. Gewöhnliche Arbeitspostfächer erhalten einen mittleren Wert. Einige tatsächlich speicherintensive Postfächer bleiben entweder unbegrenzt oder bekommen eine großzügige Zuteilung und werden gezielt überwacht.

Dieses Verfahren funktioniert, weil das Mailaufkommen nicht gleichmäßig verteilt ist. In den meisten Organisationen belegt eine kleine Zahl von Postfächern den größten Teil des Speichers. An einem Durchschnittswert ausgerichtete Speicherquoten schränken alle ein, während sie bei den eigentlichen Verursachern kaum etwas bewirken.

Halten Sie auch im gemeinsamen Pool eine Reserve frei. Entspricht die Summe aller Quoten genau der Gesamtkapazität, können Sie ein dringend benötigtes Postfach nicht spontan erweitern. Stattdessen müssten Sie im ungünstigsten Moment die Quote eines anderen senken.

Wenn die Obergrenze erreicht wird

Erreicht ein Postfach seine Speicherquote, nimmt es keine neuen Nachrichten mehr an. Der Absender erhält eine Unzustellbarkeitsmeldung wegen Quotenüberschreitung, wie in RFC 3463 definiert. So unangenehm das klingt, genau dieses Verhalten ist richtig. Die Alternative wäre, Nachrichten stillschweigend zu verwerfen, was in jeder Hinsicht schlechter ist.

In der Praxis müssen Quoten warnen, bevor sie hart durchgesetzt werden. Erfährt ein Nutzer erst durch einen Kunden, dessen Nachricht zurückgewiesen wurde, von seinem Limit, hat ihn die Regelung im Stich gelassen statt unterstützt.

Prüfen Sie die Auslastung deshalb regelmäßig, statt auf den Engpass zu warten. Postfächer, die sich ihrer Obergrenze nähern, sind vorher erkennbar. Eine fünfminütige Kontrolle im Monat verhindert diese gesamte Art von Vorfall.

Wenn der gesamte Speicherpool voll ist

Speicherquoten steuern die Verteilung und nicht die Gesamtkapazität. Ist der ganze Pool erschöpft, gibt es drei Möglichkeiten, hier nach steigenden Kosten geordnet.

Entfernen Sie Inhalte, die nicht dort sein sollten. Die meisten vollen Postfächer sind mit Anhängen gefüllt. Viele dieser Anhänge liegen mehrfach vor: im Postfach, im Ordner „Gesendet“ und erneut in jeder weitergeleiteten Kopie. Freigabelinks statt Anhängen verhindern diese Duplikate bereits an der Quelle. Weitere Informationen finden Sie unter Größenbeschränkung für E-Mail-Anhänge.

Fügen Sie das Drive-Add-on hinzu. Speicher ist ab $3.20 pro Monat erhältlich. Fehlt ausschließlich Kapazität, ist das fast immer günstiger als der Wechsel in eine höhere Tarifstufe. Diese Lösung passt, wenn Postfachzahl und Funktionsumfang ausreichen und lediglich der Pool knapp wird.

Wechseln Sie in einen höheren Tarif. Das ist richtig, wenn Sie auch die weiteren Leistungen der höheren Stufe benötigen, beispielsweise mehr Filter, gemeinsame Postfächer oder externe Konten. Die zusätzliche Speicherkapazität ist dann ein Bonus und nicht der alleinige Zweck.

Diese Reihenfolge ist normalerweise am günstigsten, weil die erste Maßnahme kostenlos ist und häufig bereits genügt.

Speicherquoten und Archive

Der konkrete Anlass für die Einrichtung von Speicherquoten ist häufig ein Archiv: Das Postfach eines langjährigen Mitarbeiters enthält ein Jahrzehnt an Korrespondenz und belegt unbemerkt den größten Teil des Pools.

Dieses Postfach verhält sich nicht falsch. Es erfüllt genau seine Aufgabe, und die darin gespeicherte Korrespondenz gehört wahrscheinlich zu den wertvollsten E-Mails des Unternehmens. Es einfach zu begrenzen wäre der falsche Ansatz.

Besser ist es, alte Inhalte auszulagern und das aktive Postfach schlank zu halten. Ein IMAP-Export erzeugt eine von Ihnen kontrollierte Kopie. Diese kann in einem Speicher liegen, der pro Gigabyte nur einen Bruchteil kostet, und bleibt bei Bedarf durchsuchbar. Das Postfach arbeitet anschließend mit einer normalen Quote weiter, während die Historie weder verloren geht noch verdrängt wird.

Auch eine Aufbewahrungsrichtlinie gehört in diese Überlegung. Hat niemand entschieden, wie lange E-Mails gespeichert werden, lautet die Voreinstellung unbegrenzt. Eine unbegrenzte Aufbewahrung stößt früher oder später an jeden noch so großen Speicherpool.

Was tatsächlich auf die Quote angerechnet wird

Angerechnet wird alles, was im Postfach gespeichert ist. Das umfasst mehr, als viele Nutzer vermuten.

Nachrichten im Ordner „Gesendet“ zählen mit. Bei einem Postfach, das Anhänge versendet, ist dies häufig der größte Ordner. Auch der Papierkorb belegt Speicher, bis er geleert wird. Wer ein Jahr an Nachrichten löscht, den Ordner aber nie leert, hat keinen Platz freigegeben. Entwürfe zählen ebenfalls, einschließlich längst vergessener unvollständiger Nachrichten.

In derselben Reihenfolge sollten Sie prüfen, wenn ein Postfach unerwartet voll ist: zuerst „Gesendet“, dann den Papierkorb und erst danach den Posteingang, den jeder sofort als Ursache vermutet.

Quoten einrichten, bevor sie benötigt werden

Das wiederkehrende Thema lautet: Speicherquoten sind im Voraus einfach einzurichten und während eines Engpasses nur schwer einzuführen.

Eine bei der Bereitstellung festgelegte Quote bleibt unsichtbar, denn niemand bemerkt eine Grenze, der er sich nie nähert. Wird dasselbe Limit auf ein bereits darüberliegendes Postfach angewendet, entsteht ein Vorfall. Für einen Nutzer, der nichts falsch gemacht hat, kommen plötzlich keine Nachrichten mehr an.

Richten Sie die Quoten deshalb bei der Erstellung der Postfächer ein und nicht erst, wenn der Pool knapp wird. Das gilt besonders für eine massenhafte Bereitstellung, bei der die Quote im selben Vorgang wie das Postfach gesetzt werden kann. Zu diesem Zeitpunkt verursacht sie keinerlei zusätzlichen Aufwand. Das Verfahren wird unter Postfächer gesammelt erstellen beschrieben.