设置邮箱存储配额，避免单个归档占满共享容量

共享存储池让大量邮箱也能保持低成本，但这种模式有一个薄弱环节。所有邮箱共用容量，因此一个经常保存大量附件的邮箱，就可能耗尽四十位同事所依赖的空间。邮箱存储配额能够防止这种情况，可惜大多数人总在问题出现后才配置，而不是提前设置。

本文将介绍各套餐实际提供多少共享空间，如何合理设定配额，以及达到上限后会发生什么。

需要分配的共享存储池

存储空间按整个账户分配，而不是逐个邮箱提供。各套餐总量如下：

真正需要关注的是后两列之间的差距。Agency 允许创建一百万个邮箱，却提供 200 GB。如果真的创建一百万个，平均每个只有 200 KB。没人会这样做，但这个计算说明了重点：邮箱数量上限很宽裕，存储空间才是真正的约束。邮箱配额能够让两者保持合理关系。

以更现实的情况为例，在 Agency 中创建五百个邮箱，平均每个约有 410 MB。普通邮件往来足够使用，如果经常接收照片或图纸则会偏紧。

不靠猜测来设定配额

设置邮箱存储配额时，最容易想到的办法是用总容量除以邮箱数，再把结果分给每个邮箱。它可以作为起点，但通常不是正确答案，因为各邮箱的使用方式并不相同。

更好的方法是设置三个等级。大多数只偶尔收信的小型地址使用较低配额，因为它们永远不会接近上限。普通工作邮箱采用中等配额。少数真正占用量大的邮箱可以不设限制，或分配充足容量，同时重点监控。

这种方法有效，是因为邮件量从来不是平均分布。多数组织中，少量邮箱会占用大部分存储空间。按平均值设定的配额会限制所有人，却几乎无法影响真正造成问题的重度邮箱。

存储池本身也要保留余量。如果全部配额加起来正好等于总容量，某个邮箱急需扩容时便没有空间。你只能在最糟糕的时刻降低另一个邮箱的配额。

达到配额上限后

邮箱达到存储配额后会停止接收新邮件，发件人将收到超过配额的退信，也就是 RFC 3463 定义的响应。听起来虽然令人不适，但这是正确行为。另一种选择是悄悄丢弃邮件，无论从哪个角度看都更糟。

因此，配额应先用于预警，最后才用于强制限制。如果用户是从客户口中得知邮件被退回，才发现自己的容量上限，那么这套设计并没有帮助用户，而是辜负了他。

应养成定期检查用量的习惯，不要等到问题发生。邮箱接近上限时就能提前看到，每月花五分钟复核一次，即可避免这一整类事故。

共享存储池本身耗尽时怎么办

邮箱配额管理的是分配方式，不会增加总容量。整个存储池用完后，有三种选择，下面按成本从低到高排列。

清理不该存在的内容。大多数满载邮箱都是被附件占据，而且同一附件经常同时存在于多个位置：邮箱本身、已发送邮件，以及每一份转发副本。改用共享链接而不是附件，可以从源头消除重复。详情见邮件附件大小限制。

添加 Drive 附加服务。存储价格从每月 $3.20 起。如果只缺少空间，这几乎总比升级整个套餐便宜。当邮箱数量和功能已经够用，只有共享容量不足时，就应选择这一方案。

升级套餐。如果还需要更高等级提供的其他功能，例如更多过滤器、更多共享邮箱和更多外部账户，升级才是正确选择。此时存储增加只是额外收益，而不是唯一目的。

按照这个顺序处理通常成本最低，因为第一项免费，而且经常已经足以解决问题。

配额与归档邮箱

最常促使人们设置邮箱存储配额的具体场景是归档。某位资深员工的邮箱保存了十年往来邮件，不知不觉占据了存储池的大部分空间。

这个邮箱并没有错误使用空间。它正是在完成自己的职责，其中的往来邮件可能还是企业拥有的最有价值记录。直接限制它并不是正确选择。

更好的安排是把旧资料移出，让当前工作邮箱保持精简。通过 IMAP 导出一份由你控制的副本，再存入每 GB 成本低得多的存储空间，需要时仍可搜索。工作邮箱随后使用普通配额继续运行，无需为了配额而删减历史邮件。

保留策略也应同时确定。如果没人决定邮件保留多久，默认答案就是永远，而无限期保留最终会耗尽任何大小的存储池。

哪些内容计入配额

邮箱中保存的一切都会计入，范围比大多数人想象的更广。

已发送邮件会占用容量，对于经常发送附件的邮箱，它往往是最大的文件夹。垃圾箱在清空前同样计入，所以用户即使删除了一年的邮件，却从不清空垃圾箱，也没有释放任何空间。草稿也会计入，包括那些早已被遗忘的未完成邮件。

邮箱意外满载时，也应按这个顺序检查：先看已发送邮件，再看垃圾箱，最后才是大家总以为有问题的收件箱。

在真正需要之前设置配额

反复出现的结论是，邮箱存储配额提前配置几乎没有成本，等到空间不足时再引入却非常麻烦。

开通邮箱时就设置配额，用户不会感受到任何影响，因为没人会注意到一个从未接近的上限。把同样的限制应用到已经超额的邮箱，就会立刻变成事故。没有做错任何事的用户将停止收到邮件。

因此，应在创建邮箱时设置配额，而不是等存储池紧张后才处理。批量开通时尤其如此，可以在同一次创建操作中一并指定配额。此时几乎不产生任何额外成本，具体见批量创建邮箱。