첫 영업 직원을 뽑았어요. 이메일 별칭만으로 괜찮을까요?

혼자 모든 문의에 답할 때는 여러 별칭으로 받은 메일을 한 편지함에서 처리해도 됩니다. 첫 영업 직원이 합류하면 어떤 대화를 볼 수 있게 할지, 답장은 어디에 남길지부터 정해야 합니다. 먼저 직원 본인의 로그인을 만들고 업무에 필요한 권한을 주세요.

예를 들어 공급업체와의 연락은 대표의 개인 업무 편지함에 두고, sales@는 두 사람이 함께 맡을 수 있습니다. 홈페이지에 공개한 주소는 유지하면서 읽기, 답장, 부재 시 담당을 다시 정하는 방식입니다.

한 사람이 여러 주소를 쓰는 경우

작은 공방에서 Irina가 고객 답변, 협업 문의, 주문 처리를 모두 맡는다고 가정해 보겠습니다. 기본 메일함 irina@workshop.example에서 info@와 sales@로 온 메일도 받을 수 있습니다.

별칭은 기존 메일함에 추가하는 주소입니다. 별도 비밀번호나 독립 저장 공간이 없습니다. 같은 메일함에 도착하므로 여러 계정을 돌아가며 확인할 필요가 없습니다.

실제로 한 사람이 모든 업무를 맡는 동안 편리합니다. 수신 주소로 문의 종류를 구분하고 필요하면 메일함 안에서 정리할 수 있습니다. 자세한 방식은 별칭 안내를 참고하세요.

대화를 나눠 관리해야 할 때

공방에 영업만 맡는 직원이 생겼다면 Irina의 비밀번호를 주는 것은 적절하지 않습니다. 그녀의 메일함에는 공급업체 메일, 문서, 개인적인 업무도 있기 때문입니다. 새 직원은 자신이 담당하는 대화에 접근할 수 있어야 합니다.

네 가지 방식을 비교하세요.

별칭은 기존 메일함으로 배달하며 그 메일함 사용자가 읽습니다.
독립 메일함은 자신의 기록, 로그인, 비밀번호를 가집니다.
공유 메일함은 팀의 기록을 보관하며 구성원이 개인 로그인과 지정 권한을 사용합니다.
전달 주소는 지정된 수신자에게 보내며 별도 로그인이나 보관 기록이 없습니다.

sales@를 한 명이 담당하면 독립 메일함이 맞을 수 있습니다. Irina와 직원이 함께 처리하면 공유 메일함에서 같은 기록을 보고 개인별 권한을 줄 수 있습니다.

공용 주소에 공용 비밀번호는 필요하지 않습니다

TrekMail 공유 구성원은 자신의 계정으로 로그인합니다. 권한은 읽기와 공용 주소 발신을 구분합니다. 한 사람의 접근을 없애더라도 모두에게 새 공용 비밀번호를 나눠 줄 필요는 없습니다.

공유 메일함에는 자체 기록이 있습니다. 개인 메일함으로 일반 전달만 하면 답장이 직원별로 흩어질 수 있으므로 고객 대화를 어디에서 함께 볼지 먼저 정하세요.

공유 메일함 안내에서 구성원 설정을 확인할 수 있습니다. 다만 support@라는 이름만으로 고객 문의 관리 시스템이 되지는 않습니다. 요청별 담당 배정, 기한 관리, 전용 보고서가 필요하면 따로 검토하세요.

답장 주소도 확인하세요

sales@로 받는 것만으로 설정은 끝나지 않습니다. 고객에게 보내는 답장도 올바른 업무 주소여야 합니다. TrekMail에서는 별칭에 발신 권한을 켜고 웹메일에서 사용할 수 있습니다.

표시 이름, 서명, 회신 주소를 확인하세요. Irina가 직접 답장할 때는 이름을 “Irina, 공방”, 주소를 sales@workshop.example로 표시할 수 있습니다. 문의와 이름·주소가 맞으면 고객도 대화를 이어가기 쉽습니다. 발신 주소 설정에 자세한 설명이 있습니다.

별칭과 공유 메일함은 Starter, Pro, Agency에서 정해진 한도 안에 제공합니다. 만들기 전에 용도, 담당자, 구성원, 답장 방식을 적으세요. 일부는 별칭으로 충분하고 일부는 독립 메일함이 필요합니다. 실제 업무를 반영한 구조라야 팀이 커져도 이해하기 쉽습니다.

문의 한 건으로 인수인계를 확인하세요

공개 주소마다 현재 수신자, 앞으로 읽을 사람, 보낼 수 있는 사람, 대화 기록을 찾을 위치를 적어 두세요. 기존 별칭을 다른 구성으로 바꾸기 전에 가능한 절차를 확인해야 합니다. 주소 이름이 같다고 예전 메일까지 자동으로 옮겨지지는 않습니다.

새 직원이 테스트 문의를 받고 올바른 주소로 답장한 뒤, 보낸 답장을 다시 찾게 해 보세요. 대표 계정에서도 같은 대화를 확인합니다. 한 사람만 답장을 볼 수 있다면 업무 방식에 맞는지 먼저 결정하세요. 역할이 바뀔 때는 비밀번호를 공유한 채 두지 말고 권한을 조정하세요.