공유 사서함은 여러 사람이 함께 처리하는 하나의 받은편지함입니다. 많은 소규모 팀이 같은 방법을 씁니다. 비밀번호 하나를 공동 보관함에 두거나, 더 흔하게는 고정된 메시지 어딘가에 적어 둡니다. 메일에 답장은 할 수 있지만, 공용 자격 증명만으로는 누가 어떤 작업을 했는지 신뢰성 있게 구분할 수 없습니다. 한 사람의 접근 권한만 취소하려 해도 모두의 비밀번호를 바꿔야 하고, 퇴사자가 자격 증명의 사본을 보관할 수도 있습니다.
대안은 위임 액세스입니다. 공유 주소에는 직접 로그인하기 위한 비밀번호가 없고, 각 팀원이 자신의 자격 증명으로 접근합니다. 메일 앱은 사용자 본인으로 연결하며 공유 사서함은 개인 사서함 옆에 폴더로 표시됩니다.
IMAP 위임 액세스는 Outlook, Apple Mail, Thunderbird와 기타 호환 앱에서 작동하지만 폴더 표시 방식은 클라이언트마다 다를 수 있습니다. 이 글에서는 작동 원리, 가장 자주 잘못 설정하는 단계, 각 권한 수준에서 실제로 할 수 있는 일을 설명합니다.
팀이 공동 메일을 처리하는 네 가지 방법
| 방법 | 문제가 되는 점 |
|---|---|
| 비밀번호 공유 | 각 작업을 특정 사람에게 신뢰성 있게 연결할 수 없고, 한 사람의 접근 권한만 취소할 수 없습니다. 누군가 떠날 때마다 모두의 비밀번호를 바꿔야 하며 개인별 다중 인증도 제대로 유지하기 어렵습니다 |
| 모두에게 전달 | 각자 개인 사본을 받으므로 동료가 이미 답장했는지 알 수 없습니다. 답장은 개인 주소에서 나가고, 전달 과정에서 메시지 인증이 깨질 수 있습니다. |
| 배포 목록 | 같은 문제가 남고 공동 보관함도 없습니다. 기록이 개인 사서함에 흩어져 있으며 사람이 떠난 뒤에는 접근할 수 없게 될 수 있습니다. |
| 헬프데스크 제품 | 잘 작동할 수 있지만, 소규모 팀이 적은 수의 메시지만 처리해도 보통 상담원마다 매월 비용을 냅니다. |
위임 액세스를 사용하는 공유 사서함은 네 번째 제품을 도입하지 않고도 처음 세 가지 문제를 해결합니다. 메일 사본은 한곳에 있고 권한을 가진 모든 사람이 볼 수 있으며, 서버에서 수행한 작업은 각 구성원의 자격 증명과 연결됩니다. 다만 클라이언트에서 다운로드하거나 저장한 사본은 해당 기기에 남습니다.
위임된 공유 사서함의 실제 구조
공유 사서함은 서버에 존재하며 자체 저장 공간과 주소를 가진 실제 사서함입니다. 다만 직접 로그인하는 기능이 없습니다. 공유 주소를 이용한 로그인은 의도적으로 비활성화되어 있으므로 유출될 공용 비밀번호도 없습니다.
접근 권한은 구성원 자격으로 부여됩니다. 일반 사서함을 구성원으로 추가하면 서버는 공유 사서함에 IMAP 접근 제어 항목을 기록하여 해당 사서함 소유자에게 선택한 권한을 줍니다. 그 사람의 메일 앱이 본인 자격 증명으로 연결하면 서버는 알리는 폴더 트리의 위임 네임스페이스 아래에 공유 사서함을 포함합니다.
Shared/support@example.com/INBOX
Shared/support@example.com/Sent
Shared/support@example.com/Archive호환 클라이언트는 일반적으로 사이드바에 접을 수 있는 Shared → support@example.com → Inbox 항목으로 표시합니다.
나머지 동작은 이 구조에서 이어집니다. 구성원을 제거하면 서버에서 그 사람의 이후 접근 권한이 취소되고, 연결을 새로 고친 뒤에는 다른 사람의 비밀번호를 바꾸지 않아도 폴더가 사라집니다. 이미 다운로드하거나 복사한 메시지는 삭제되지 않습니다. 각자 자신의 계정으로 인증하므로 개인별 다중 인증도 계속 사용할 수 있습니다. 서버에는 각 메시지의 공동 사본 하나가 있으므로 클라이언트가 동기화할 때 읽음 상태가 공유됩니다. 단순 전달로는 이러한 가시성을 제공할 수 없습니다.
메일 앱에 연결하기
가장 중요한 안내는 하지 말아야 할 작업입니다. 공유 주소를 두 번째 계정으로 추가하지 마세요.자연스럽게 떠올릴 수 있는 방법이지만 공유 주소로는 직접 로그인할 수 없어 인증에 실패하며, 오류 메시지가 이유를 설명하지 않을 수도 있습니다.
- 본인 사서함을 자신의 주소와 비밀번호로 앱에 추가합니다. 서버 설정을 추측하지 말고 설정 → 앱 & 기기에서 확인하세요. 이 페이지에는 보내기와 받기가 모두 준비된 뒤 계정에 맞는 값이 표시됩니다.
- 구성원 자격이 활성화될 때까지 기다립니다. 접근 권한은 서버에서 프로비저닝되며 실패하면 다시 시도합니다. 앱 & 기기에서는 각 공유 사서함을 기본 메일 앱에서 사용할 준비가 되었는지 알려 줍니다.
- 앱의 폴더 목록을 새로 고칩니다. 많은 클라이언트가 계정을 추가할 당시의 폴더 트리를 캐시합니다. 따라서 새로 고침하거나 다시 연결하거나 폴더 구독 화면을 열어야 공유 항목이 나타날 수 있습니다.
참고할 기본 설정은 다음과 같습니다.
| 설정 | 받는 메일 | 보내는 메일 |
|---|---|---|
| 프로토콜 | IMAP | SMTP |
| 서버 | imap.trekmail.net | smtp.trekmail.net |
| 포트 | 993 | 465 (SSL/TLS) 또는 587 (STARTTLS) |
| 사용자 이름 | 본인 사서함 주소 | 본인 사서함 주소 |
| 비밀번호 | 본인 사서함 비밀번호 | 본인 사서함 비밀번호 |
보내는 메일을 포함해 두 열 모두 본인의 사용자 이름을 사용합니다. 표를 단순화한 것이 아니라 위임 액세스의 실제 작동 방식입니다. 클라이언트별 절차는 메일 앱에서 공유 사서함 사용하기를 참고하세요.
공유 주소로 보내기
답장 가능 권한이 있는 구성원은 보낸 사람 필드에 공유 사서함 주소를 넣을 수 있습니다. SMTP 세션은 계속 구성원의 개인 사서함으로 인증됩니다. 서버는 메시지를 받기 전에 이 구성원이 해당 주소로 보낼 권한이 있는지 확인합니다.
앱의 보낸 사람 메뉴에 공유 주소가 없다면 기존 계정 안에서 발신자 ID나 별칭으로 추가하세요. 두 번째 계정을 만들면 안 됩니다. Apple Mail에서는 계정의 이메일 주소 필드에 추가 주소를 넣습니다. Thunderbird에서는 계정 설정 → ID 관리, Outlook에서는 앱이 주소를 인식한 뒤 보낸 사람 메뉴를 사용합니다.
앱에서 이 발신자 ID의 보내기를 거부한다면 거의 항상 다음 중 하나가 원인입니다. SMTP가 개인 주소 대신 공유 주소로 인증하고 있거나, 공유 주소를 별도 계정으로 추가했거나, 답장 가능 권한이 꺼져 있습니다.
대부분 놓치는 설정
메시지를 보내는 작업과 그 사본을 저장하는 작업은 서로 완전히 다르며, SMTP는 첫 번째 작업만 담당합니다.
SMTP가 배달을 위해 메시지를 서버에 넘기면 역할이 끝납니다. 이후 메일 앱은 IMAP을 통해 별도의 APPEND 작업으로 보낸편지함에 사본을 넣습니다. 저장할 폴더는 앱이 선택하며, 기본값은 대개 개인 보낸편지함입니다.
그 결과 “고객에게 답장했는데 팀의 다른 사람은 볼 수 없다”는 문제가 생깁니다. 답장은 전송되었지만 기록이 다른 구성원이 열 수 없는 개인 폴더에 저장된 것입니다.
공유 발신자 ID에서 보낸 메시지를 공동 트리에 저장하도록 설정하세요.
Shared/support@example.com/Sent여러 발신자 ID를 지원하는 클라이언트에서는 보통 ID마다 보낸편지함을 지정할 수 있습니다. 발신자 ID를 추가할 때 한 번 설정하세요. 답장 가능 권한이 있는 구성원은 폴더가 아직 없고 클라이언트가 이 기능을 제공한다면 직접 만들 수 있습니다.
웹메일은 사용자가 어느 사서함의 명의로 작업하는지 알고 있으므로 사본을 공유 보낸편지함에 자동으로 저장합니다. 이 설정은 주로 데스크톱 및 모바일 클라이언트에서 필요합니다.
권한
구성원 자격은 공유 사서함의 접근 탭에서 관리하며, 이 목록이 기준입니다. 서버의 접근 제어 목록을 직접 수정하지 마세요. 구성원 목록을 바탕으로 조정되므로 수동 변경 사항이 덮어쓰일 수 있습니다.
| 권한 | 허용되는 작업 |
|---|---|
| 읽기 전용 구성원 | 공유 트리의 메시지를 열고 읽을 수 있습니다. 변경 작업은 거부됩니다. |
| 답장 가능 | 위의 모든 작업과 함께 공유 주소로 보내기, 읽음 또는 별표 표시, 폴더 만들기, 보관, 이동, 복사, 삭제 및 완전 삭제를 할 수 있습니다. 개인 폴더와 공유 폴더 사이의 이동도 포함됩니다. |
구성원을 제거하면 서버에서 위임 폴더와 다른 이름으로 보내기 권한이 함께 취소됩니다. 이미 서버 외부에 저장된 사본은 삭제되지 않습니다.
알아 두어야 할 클라이언트 동작
보관 및 스팸 버튼이 잘못된 폴더를 가리킬 수 있습니다.메일 앱은 이 도구 모음 버튼을 개인 계정의 특수 폴더와 연결합니다. 공유 트리에서 앱이 Shared/support@example.com/Archive를 올바른 대상으로 인식하지 못해 개인 보관함에 넣을 수 있습니다. 발신자 ID에 공유 폴더를 명시적으로 지정하거나 메시지를 직접 이동하세요.
스팸 폴더로 옮기는 것과 스팸 신고는 다릅니다.메시지를 이 폴더로 끌어 놓는 것은 폴더 작업일 뿐이며, 그 자체로 서버의 스팸 분류기를 학습시키지 않습니다. 분류기에 신호를 제공하려면 두 작업을 모두 수행하는 웹메일의 스팸 신고를 사용하세요.
폴더 구독은 이전 캐시를 오래 유지할 수 있습니다.접근 권한이 바뀌어도 이미 열린 앱은 예전 트리를 계속 표시하는 경우가 많습니다. 계정을 다시 연결하면 일반적으로 확실하게 새로 고칠 수 있습니다.
메일 앱의 전달은 사서함 자동 전달이 아닙니다.전달 버튼은 메시지 한 통만 보냅니다. 새로 도착하는 모든 메일의 자동 전달은 사서함 대시보드에서 설정합니다. 서로 관계없는 기능이므로 혼동하면 의도하지 않은 곳으로 메일이 갈 수 있습니다.
공유 사서함 자체는 나중에 보낼 메일을 예약하지 않습니다. 팀 받은편지함에서 대기열에 넣은 메시지가 실행될 때 담당자를 판단하는 방법은 예약 발송에서 확인하세요.
제한
| 요금제 | 도메인당 공유 사서함 |
|---|---|
| Nano | 사용할 수 없음 |
| Starter | 5 |
| Pro | 15 |
| Agency | 30 |
구성원은 추가 사용자 좌석으로 과금되지 않습니다. 현재 요금제 조건에서는 구성원이 아홉 명인 공유 사서함도 두 명인 경우와 가격이 같습니다. 어느 쪽이든 사서함 하나이기 때문입니다. 상담원마다 비용을 내는 헬프데스크와 바로 이 점이 다릅니다.
자주 묻는 질문
공유 사서함 비밀번호가 필요한가요?
직접 로그인하는 비밀번호는 없습니다. 공유 주소 로그인은 의도적으로 비활성화되어 있습니다. 본인 사서함의 자격 증명으로 연결하면 구성원 자격에 따라 폴더 트리에 공유 받은편지함이 표시됩니다.
Outlook에서도 작동하나요?
클라이언트 버전과 설정에서 위임 네임스페이스를 지원한다면 IMAP으로 작동합니다. 본인 사서함을 IMAP 계정으로 추가하면 공동 트리가 Shared 아래에 표시됩니다. 이는 Exchange 위임이 아닌 IMAP 위임 액세스이며, Outlook의 Exchange 전용 공유 사서함 화면은 사용하지 않습니다.
동료가 제가 보낸 답장을 볼 수 없는 이유는 무엇인가요?
메일 앱이 사본을 개인 보낸편지함에 저장했기 때문입니다. 공유 발신자 ID의 보낸편지함을 Shared/<address>/Sent로 설정하세요. 전송과 사본 저장은 별개의 작업이며, 두 번째 작업은 앱만 제어합니다.
두 사람이 공유 사서함에서 동시에 작업할 수 있나요?
네. 서버에는 각 메시지의 공동 사본 하나가 있으므로 읽음 및 별표 상태가 동기화될 때 공유됩니다. 동료가 메시지를 열고 양쪽 클라이언트가 상태를 새로 고치면 읽음으로 표시됩니다. 이러한 가시성이 단순 전달 대신 공유 사서함을 쓰는 이유입니다.
공유 사서함이 사서함 개수 제한에 포함되나요?
공유 사서함도 하나의 사서함이므로 도메인에서 한 자리를 사용합니다. 요금제마다 공유 사서함 전용 한도도 따로 있습니다. 구성원은 추가 자리를 사용하지 않습니다.
기존 사서함을 공유 사서함으로 바꿀 수 있나요?
네. 원래 유형으로 다시 바꿀 수도 있습니다. 변환은 작업이 완료된 상태에 따라 저장된 메일을 유지하면서 접근 방식을 변경합니다. 변환된 사서함은 자체 로그인을 잃으므로 직접 로그인하는 사람이 없는지 먼저 확인하고, 완료 후 데이터를 대조하세요.
공유 사서함과 별칭은 어떻게 다른가요?
별칭은 기존 사서함으로 메일을 배달하는 추가 주소, 즉 한 사람의 받은편지함에 붙이는 다른 이름입니다. 공유 사서함에는 별도 저장 공간, 자체 구성원, 공동 보관함이 있습니다. 두 명 이상이 같은 메시지와 상태를 확인해야 한다면 후자를 사용해야 합니다.
