외부 협력자가 팀 주소로 진행 보고를 보내야 하지만 예전 고객 대화를 볼 필요는 없는 경우가 있습니다. TrekMail 공유 메일함에서 Send as는 켜고 Read는 끌 수 있어요. 누가 답장을 받을지, 언제 권한을 회수할지 먼저 정하세요. 수신함을 열 수 없어도 회사 주소로 회사를 대표해 발송하는 권한이라는 점은 같습니다.
예를 들어 외부 기술자가 service@example.com으로 보고를 보내고 업무 조정 담당자가 답장을 받는 방식입니다.
두 권한을 따로 설정하세요
공유 메일함과 협력자 개인 메일함을 만듭니다. 도메인은 달라도 같은 TrekMail 계정이어야 합니다. 공유 메일함은 Starter 이상에서 지원합니다.
관리 화면에서 공유 메일함의 Access를 열고 협력자의 개인 메일함을 추가합니다. 새 구성원은 두 권한을 받으므로 즉시 Read를 끄고 Send as만 남깁니다. 수신 접근 없는 발신 안내에 순서가 있습니다.
다른 구성원도 확인하세요. 최소 한 사람은 공유 메일함을 읽어야 합니다. 답장은 업무 조정 담당자가 읽고, 부재 시 대신할 사람도 정해 두세요.
발신 권한은 그 주소로 회사를 대표할 수 있는 권한입니다. 읽기가 필요 없더라도 해당 대화를 맡은 사람에게만 주세요. 기록을 볼 수 없다고 새 메일의 수신자 범위가 제한되는 것은 아닙니다.
개인 웹메일에서 보내세요
협력자는 자신의 메일함에 들어가 새 메일을 만들고 From에서 팀 주소인 service@example.com을 고릅니다. 공유 메일함을 열거나 별도 비밀번호를 알 필요가 없습니다.
이 모드에서 공유 메일함은 받은편지함, All inboxes, 메일 앱 폴더에 나타나지 않습니다. 해당 Drive도 열 수 없습니다. 발신 주소에 대한 허가이므로 정상 동작입니다.
웹메일은 협력자 개인의 보낸편지함에 사본을 저장합니다. 따라서 본인이 보낸 보고서를 찾아 고객에게 전달한 내용을 확인할 수 있습니다.
Outlook 등 앱의 방법은 클라이언트 기능에 따라 다릅니다. 팀 주소 선택이 있는 웹메일부터 시작하고 필요하면 별도 앱도 테스트 메일로 확인하세요.
작성자와 답장 담당자를 정하세요
수신자에게는 공유 메일함 이름과 주소가 보입니다. 협력자는 Sending addresses에서 해당 주소용 개인 서명에 이름과 작업 번호 등을 넣을 수 있습니다. 팀 이름과 주소 자체는 관리자가 정합니다.
도메인에 필수 서명이 설정되어 있으면 개인 서명이 그 서명으로 대체될 수 있습니다. 특히 협력자 연락처가 중요하면 실제 받은 메일로 표시를 확인하세요.
고객 답장은 공유 메일함에 들어갑니다. Send as만 있는 협력자는 읽을 수 없고 별도 답장 알림도 받지 않습니다. 배달 오류도 그곳에 도착할 수 있습니다.
업무 조정 담당자가 협력자에게 어떻게 알려 줄지 합의하세요. 작업 번호로 연락하는 식의 절차가 없으면 고객이 답해도 작성자는 모를 수 있습니다.
발신과 접근 경계를 테스트하세요
협력자에게 외부 테스트 주소로 메일을 보내 달라고 요청하고 이름, 주소, 서명을 확인합니다. 답장한 뒤 업무 조정 담당자가 공유 메일함에서 볼 수 있는지 검사하세요.
협력자의 개인 웹메일에서는 자신이 보낸 메일은 보여야 하지만 service@example.com의 수신은 열리지 않아야 합니다. 공유 기록이 보이면 Read 설정을 다시 확인합니다.
참여자를 추가하거나 제거하는 방법은 공유 메일함 안내를 참고하세요.
업무 종료 때 할 일도 정해 두세요. 참여자를 제거한 뒤 팀 주소로 새 메일을 보낼 수 없는지 확인합니다. 개인 보낸 편지함에 이미 저장된 사본은 남아 있습니다. 이 권한은 공유 메일함의 기본 주소에만 적용되며 별칭은 포함하지 않습니다. Message API와 AI 에이전트는 현재 이 발송 전용 권한을 통한 전송을 지원하지 않으므로 웹메일이나 호환 앱을 사용하세요.
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