부재 기간과 긴급 메일 담당자는 따로 정하세요. 자동 응답은 발신자에게 안내할 뿐 동료에게 내 메일함 접근 권한을 주지 않습니다. 먼저 인수인계를 합의한 다음 실제로 대응할 수 있는 대체 연락처를 적으세요.
TrekMail에서는 자동 회신을 켜고 시작일과 종료일을 정할 수 있습니다. 서버에서 실행되므로 컴퓨터를 켜 둘 필요가 없습니다. Starter, Pro, Agency에서 제공하며 지정한 첫날과 마지막 날도 기간에 포함됩니다.
메일함과 부재 기간을 선택하세요
해당 메일함의 Auto-reply를 열어 기능을 켜고 제목, 본문, 날짜를 입력합니다. 순서는 휴가 자동 회신 안내에 있습니다.
주소가 맞는지 확인하세요. 업무 메일함을 여러 개 쓰거나 부서 공용 주소는 동료가 계속 처리할 수 있습니다. 그 주소에 개인 휴가 안내가 나가는 것이 적절하지 않을 수 있습니다.
일정은 날짜로 지정합니다. 정확한 하루 경계가 중요하면 서비스가 쓰는 시간대를 확인하세요. 여행지의 자정에 켜질 것이라고 가정하지 않습니다.
종료일이 없으면 복귀 후 별도로 확인해야 합니다. 일정이 정해져 있다면 처음부터 넣고 저장 전에 검토하는 편이 편합니다.
상대가 어떻게 해야 하는지 적으세요
언제까지 부재하고 급한 일은 누구에게 연락할지 안내합니다. 여행 이유나 개인 사정까지 쓸 필요는 없습니다.
예를 들어 “메일 감사합니다. 11월 17일까지 휴가이며 18일부터 메일을 확인합니다. 진행 중인 주문은 지원 부서로 연락해 주세요. 나머지 메일은 복귀 후 읽겠습니다”라고 적을 수 있습니다.
업무를 맡기로 한 동료나 부서의 실제 주소를 넣습니다. 대신 답할 사람이 없다면 기다릴 기간을 명확히 적으세요. 담당자 없는 긴급 지원 약속은 혼란만 만듭니다.
제목도 확인하세요. 11월 휴가 본문에 예전의 “5월에 돌아옵니다”가 남으면 안 됩니다. 서명이 필요하면 자동 회신 본문에 직접 넣습니다.
누구에게 얼마나 자주 가는지 확인하세요
같은 사람이 보낸 모든 메시지에 반복해서 회신하지는 않습니다. TrekMail에서는 같은 발신자에게 7일에 한 번보다 자주 보내지 않습니다.
따라서 두 번째 테스트에서 답이 없다고 오류는 아닙니다. 같은 주소로 연속해서 보냈다면 첫 메시지가 반복 제한을 시작했을 수 있습니다.
뉴스레터와 자동 메시지를 건너뛰는 설정도 있습니다. 대량 발송에 휴가 안내를 보내지 않도록 보통 켜 두는 것이 좋습니다. 스팸 처리와 다른 메일함 규칙도 자동 회신 단계까지 도달하는지에 영향을 줍니다.
자동 회신은 수신을 막지 않습니다. 돌아온 뒤에는 쌓인 메일을 확인해야 합니다.
떠나기 전에 인수인계 확인하기
- 마지막 부재 날짜를 실제 기간에 맞추고 복귀 날짜를 본문에 명확히 쓰세요. 날짜 설정만으로 정확한 출발 시각까지 지정되는 것은 아닙니다.
- 대체 주소를 확인할 사람이 있고 그 사람이 동의했는지 확인하세요. 자동 응답에서 동료를 언급해도 메일이 그 사람에게 전달되지는 않습니다.
- 다른 주소에서 테스트 메일을 보내고 같은 발신자에 대한 반복 응답 제한도 고려하세요. 별도 위임이나 전달 설정은 따로 확인하세요.
시험을 위해 임시로 켰다면 실제 기간으로 돌립니다. 저장 후 날짜를 다시 보세요. 중요한 업무 주소는 동료에게 시작 시점과 마지막 날 이후의 중지를 확인해 달라고 할 수 있습니다.
부재 중 플랜과 메일함 설정이 계속 활성 상태인지도 확인합니다. 돌아와서 종료일을 비워 두었다면 수동으로 끄세요.
다음 휴가에 문구를 재사용해도 날짜와 대체 연락처는 새로 검토합니다. 잘 저장한 템플릿도 업무 방식이 바뀌면 오래된 내용이 됩니다.
휴가 자동 응답 안내를 따라 설정하세요. 팀 주소를 대신 관리해야 한다면 공유 메일함을 확인하세요. 공개 응답에 불필요한 여행 정보는 넣지 않아도 됩니다.
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