직원이 퇴사하면 그 사람의 사서함은 처리하기 곤란한 자산이 됩니다. 회사에 필요한 업무 기록이 들어 있고, 아무도 점검하지 않은 서비스의 계정 정보와 연결되어 있으며, 고객은 퇴사 후에도 몇 달 동안 그 주소로 이메일을 보낼 수 있습니다. 퇴사자 사서함의 처리 방침은 대개 마지막 근무일 오후에 급히 정해집니다. 중요한 기록이 사라지는 이유도 바로 여기에 있습니다.
이 글에서는 선택할 수 있는 방법과 각 방법에 따르는 비용, 그리고 이메일을 잃지 않으면서 접근 권한도 확실히 차단하는 처리 순서를 설명합니다.
이 순서대로 처리하세요
퇴사자의 사서함 처리는 일련의 절차입니다. 순서를 잘못 잡으면 보안과 업무 연속성에 공백이 생기므로, 개별 단계보다 처리 순서가 더 중요합니다.
첫째, 새로운 접근을 차단합니다. 비밀번호를 변경하고 앱 비밀번호를 폐기한 뒤 연결된 기기의 접근 권한도 모두 해제하세요. 사직 예고 기간이 끝나는 날이 아니라 실제 고용 관계가 종료되는 시점에 처리해야 합니다. 두 시점이 서로 다른 경우가 많으며, 그 사이의 공백에서 문제가 생깁니다.
둘째, 앞으로 들어오는 이메일의 수신자를 정합니다. 다른 작업에 손대기 전에 다음 날 아침부터 해당 주소로 온 업무 연락을 누가 받을지 결정하세요. 직원이 퇴사했다고 해서 고객이 그 주소로 이메일을 보내지 않는 것은 아닙니다.
셋째, 기존 기록을 보존합니다. 사서함의 내용은 회사의 업무 기록이며, 해당 직원이 근무한 기간보다 더 오래 보관해야 할 수 있습니다.
그런 다음에만 사서함을 삭제하거나 다른 용도로 전환합니다. 삭제는 마지막 단계이자 되돌릴 수 없는 조치입니다. 나머지 사항을 모두 정리한 뒤에 진행해야 합니다.
선택할 수 있는 방법과 각각의 비용
퇴사자 사서함을 합리적으로 처리하는 방법은 네 가지입니다. 어떤 방법이 적합한지는 해당 이메일 주소가 외부에 공개되어 사용됐는지에 따라 달라집니다.
공유 사서함으로 전환합니다. 주소는 계속 작동하고, 동료들은 비밀번호가 아니라 구성원 권한으로 접근하며, 전체 기록도 원래 위치에 그대로 남습니다. 고객을 상대하던 직원에게는 대개 가장 좋은 방법입니다. 요금제에서 도메인별로 제공하는 공유 사서함 한 칸을 사용합니다.
전달 기능을 설정한 휴면 사서함으로 유지합니다. 이메일은 계속 수신되며 후임자에게 전달됩니다. 간단한 방법이지만 답장은 다른 주소에서 발송되므로 상대방이 혼란스러울 수 있습니다.
별칭으로 전환합니다. 실제로 새로운 업무 연락이 들어오는 흐름이 멈춘 뒤에는 다른 사람의 사서함에 별칭을 추가해 거의 비용 없이 기존 주소를 유지할 수 있습니다. 기존 사서함 자리도 완전히 비울 수 있습니다.
삭제합니다. 외부에 알려진 적이 없는 내부 전용 주소나, 외부와 업무 연락을 하지 않았던 단기 근무자의 주소에는 적합합니다. 고객이 알고 있는 주소에는 적합하지 않으며, 보존 기간이 지나면 사실상 복구할 수 없습니다.
기존 기록 보존하기
직원이 퇴사할 때 사서함 내용을 보존하는 단계는 자주 빠집니다. 그리고 보통 약 18개월 뒤 분쟁이 생겼을 때 가장 후회하는 부분이 됩니다.
가장 저렴한 방법은 사서함을 삭제하지 않는 것입니다. 여기서는 저장 공간을 사용자별이 아니라 계정 전체가 함께 사용하므로, 휴면 사서함은 공간과 사서함 자리만 차지할 뿐 추가 비용은 들지 않습니다. 사서함별로 요금을 부과하지 않기 때문에 비용을 줄이려고 서둘러 삭제할 이유도 없습니다.
이메일을 다른 곳에 보관하고 싶다면 IMAP으로 내보내 직접 관리할 수 있는 사본을 만든 뒤 저장소에 보관할 수 있습니다. 사서함 용량이 커서 공용 저장 공간을 계속 차지하게 두고 싶지 않을 때도 이 방법이 적합합니다.
피해야 할 방법은 모든 이메일을 한 직원의 받은편지함으로 전달한 뒤 원본 사서함을 삭제하는 것입니다. 그러면 기록 전체가 또다시 한 사람의 사서함 안에만 남게 되어, 지금 해결하려는 문제를 다음 담당자에게 그대로 넘기는 셈입니다.
놓치기 쉬운 계정 접근 권한
퇴사자의 사서함은 그 주소로 가입한 모든 서비스에서 본인 확인 수단이기도 합니다.
해당 주소를 로그인 계정으로 사용하는 서비스와 비밀번호 재설정 주소로 지정한 서비스는 다음 사서함 관리자가 접근할 수 있습니다. 따라서 사서함을 삭제하기보다 회사가 계속 통제하는 편이 낫습니다. 회사 소유 도메인에서 삭제된 주소는 도메인 관리 권한이 있는 사람이 누구든 다시 만들 수 있고, 훗날 의도하지 않은 사람이 그 주소를 만들 수도 있기 때문입니다.
실무적으로는 처리 방식을 정하기 전에 해당 주소가 어디에 사용됐는지 확인해야 합니다. 사서함에서 가입 확인 메일과 비밀번호 재설정 메일을 검색하세요. 10분이면 목록을 만들 수 있고, 아무도 존재를 몰랐던 서비스 두세 개가 흔히 발견됩니다.
서비스마다 별도의 이메일 별칭을 사용했다면 주소 자체에 서비스 이름이 드러나므로 이 작업이 훨씬 쉬워집니다. 자세한 방식은 가입 서비스별 이메일 별칭에서 설명합니다.
표준 절차로 만들기
퇴사자 사서함이 제대로 처리되지 않는 이유는 담당자가 방법을 몰라서가 아닙니다. 퇴사자가 생길 때마다 시간에 쫓기는 상황에서 그때 가능한 사람이 결정을 내려야 하기 때문입니다.
공유 사서함으로 전환할 주소, 별칭으로 바꿀 주소, 휴면 사서함의 보존 기간, 각 단계를 담당할 사람을 한 번 문서로 정해두세요. 정책 한 페이지면 현장에서 즉흥적으로 판단할 필요가 없어집니다. 이메일이 사라지는 것은 바로 그런 즉흥적인 처리 과정에서입니다.
근본적인 해결책은 직원의 퇴사가 미치는 영향을 줄이는 구조를 만드는 것입니다. 업무 연락이 개인이 아니라 프로젝트, 고객 또는 직무에 속하도록 구성하면, 직원이 퇴사해도 사서함 구성원만 변경하면 됩니다. 따로 결정할 사항도 없습니다. 자세한 내용은 프로젝트별 사서함에서 확인할 수 있습니다. 개인 주소까지 모두 대체할 수는 없지만, 문제의 범위를 실제로 개인에게 속한 사서함으로 줄일 수 있습니다.
법적 고려 사항을 간단히 짚어보면
알아둘 만한 내용이 두 가지 있습니다. 아래 내용은 법률 자문이 아닙니다.
업무용 사서함의 업무 연락은 일반적으로 고용주의 기록으로 간주되며, 보존 의무는 관할 지역과 업종에 따라 다릅니다. 흔히 수년간 보관해야 하고 금융 또는 규제 대상 자료는 더 오래 보관해야 할 수도 있습니다. 영국에서는 ICO 지침을 출발점으로 참고할 수 있습니다. 따라서 편의와 무관한 법적 이유로 사서함을 곧바로 삭제해서는 안 될 수 있습니다.
업무용 사서함에 담긴 개인 이메일은 더 신중하게 다뤄야 하며, 처리 기준도 관할 지역마다 다릅니다. 원만하지 않은 퇴사 과정에서 급히 정하기보다, 직원이 퇴사할 때 사서함을 어떻게 처리하는지 사전에 알리는 것이 가장 깔끔합니다. 그래야 누구도 예상치 못한 일을 겪지 않습니다.
