회사 전화번호나 웹사이트가 바뀌어 웹메일 템플릿을 수정했더라도 모든 직원의 서명이 바뀌었다고 볼 수는 없습니다. 먼저 도메인 템플릿을 쓰는 발신 주소와 Outlook, Apple Mail 같은 앱에서 작성하는 사용자를 확인하세요.
수정 후 새 메일과 답장 확인하기
사서함 두 개에서 관리 가능한 외부 주소로 새 메일과 답장을 보내세요. 다른 브랜드를 담당하는 경우 From도 바꿔 봅니다. 실제 수신한 문구, 링크, 이미지를 확인하고 웹메일과 앱을 비교하세요. Default에서는 기존 발신 정보에 예전 서명이 남을 수 있고 Enforced는 웹메일에서 도메인 규칙을 적용합니다. 앱에서 서명을 고쳐야 할 사용자에게 승인된 문구를 전달하세요. SMTP 연결만으로 서명이 자동 삽입되지는 않습니다.
도메인 전체에 맞는 내용을 준비하세요
선택한 메일함이 실제로 함께 쓰는 정보를 넣습니다. 회사 이름, 사이트, 대표 전화는 공통 부분에 적합합니다. 특정 직원의 개인 휴대폰 번호를 넣으면 잘못 안내할 수 있습니다.
일반 텍스트의 이름이나 직책을 시스템이 자동으로 바꾼다고 생각하지 마세요. 개인 정보가 필요하면 어디에 관리하고 공통 정보와 어떻게 합칠지 정합니다. 브랜드가 다르면 각 도메인에 별도 서명을 준비합니다.
이미지 없이도 이해할 수 있어야 합니다. 로고를 쓰더라도 회사 이름과 연락처를 텍스트로 남기세요. 이미지 표시를 끈 수신자도 주요 내용을 볼 수 있습니다.
적용 모드를 선택하세요
도메인 서명에는 Off, Default, Enforced가 있으며 역할이 다릅니다.
Off는 공통 서명을 끄고 사용자가 직접 관리하게 합니다.
Default는 새 발신 주소에 초기 서명을 제공합니다. 직원이 수정할 수 있는 기본 틀을 줄 때 적합합니다. 도메인 템플릿을 바꾼다고 기존에 설정된 모든 서명이 강제로 갱신되는 것은 아닙니다.
Enforced는 웹메일에서 발신 주소의 개인 서명 대신 도메인 서명을 적용합니다. TrekMail 웹메일로 작성하는 메일에 통일된 정보가 필요할 때 사용합니다.
업무 방식에 따라 고르세요. 직원별 연락처를 허용하면 초기 템플릿으로 충분할 수 있습니다. 공통 부분을 회사가 관리하면 웹메일에서 강제 적용하고 외부 앱에는 별도 방식을 마련해야 합니다.
발신자를 바꿀 때도 확인하세요
한 사람이 anna@studio.example과 sales@shop.example을 쓸 수 있습니다. 서명은 로그인한 사람뿐 아니라 From에서 고른 주소에 맞아야 합니다.
TrekMail 서명은 허용된 발신 주소와 그 도메인에 연결됩니다. 발신 주소 및 서명 설정을 열고 주소마다 초안을 만들어 보세요.
새 메일, 답장, 발신자를 바꾼 메일을 확인합니다. 이전 대화에 비해 연락처가 어디에 놓이는지, 직원이 직접 넣은 서명이 중복되는지도 봅니다.
같은 도메인의 메일함 두 개로 보내면 비교하기 좋습니다. 외부 수신자 화면에서 텍스트, 링크, 줄바꿈, 이미지를 비교하세요. 편집기 미리보기만 보는 것보다 실제 결과를 알 수 있습니다.
이후 변경도 관리하세요
전화, 사이트, 회사 이름이 바뀔 때 템플릿을 수정할 담당자를 정합니다. 확정 문구는 한 곳에 저장해 직원이 동료의 옛 메일에서 찾지 않게 하세요.
Outlook과 Apple Mail 사용자에게는 같은 문구를 별도 안내로 전달합니다. 웹메일의 도메인 설정은 외부 앱이 작성한 본문을 바꾸지 않습니다. 특정 그룹에 통일된 서명이 필수라면 어떤 화면에서 업무 메일을 보낼지 먼저 정하세요.
