عند تغيير هاتف الشركة أو موقعها، لا يثبت تعديل قالب بريد الويب أن توقيعات الجميع تغيّرت. حدّد أولًا عناوين الإرسال التي تستخدم قالب النطاق ومن يكتب عبر Outlook أو Apple Mail أو تطبيق آخر.
افحص رسالة جديدة وردًا بعد التعديل
اختر صندوقين وأرسل رسالة جديدة وردًا إلى عنوان خارجي تتحكم به. غيّر From إن كان المستخدم يمثل علامة أخرى. افحص النص والروابط والصور المستلمة، ثم قارن بريد الويب بالتطبيق. في Default قد تحتفظ الهويات الحالية بالتوقيع القديم؛ أما Enforced فيطبق قاعدة النطاق داخل بريد الويب. دوّن من يحتاج إلى تعديل التوقيع في تطبيقه وأعطه النص المعتمد. لا تفترض أن اتصال SMTP يضيف التوقيع تلقائيًا.
جهّز نصا يناسب النطاق كله
ضع في التوقيع بيانات مشتركة فعلا بين الصناديق المختارة. اسم الشركة والموقع وهاتف المكتب مناسبة لهذا الغرض. أما الهاتف الشخصي لموظف واحد فقد يسبب أخطاء إذا ظهر في توقيع الجميع.
لا تفترض أن النظام سيستبدل اسم الشخص أو منصبه تلقائيا داخل نص عادي. إذا احتجت إلى بيانات شخصية، فحدد أين ستُحفظ وكيف ستُجمع مع المعلومات العامة. وأعد توقيعات منفصلة للعلامات التي تستخدم نطاقات مختلفة.
يجب أن يبقى التوقيع مفهوما دون صور. إذا استخدمت شعارا، فأبقِ اسم الشركة وبيانات التواصل كنص أيضا. ينبغي أن يرى المعلومات الأساسية من يقرأ الرسالة مع تعطيل تحميل الصور.
اختر وضع التطبيق
تتوفر أوضاع Off وDefault وEnforced في إعداد توقيع النطاق. ولكل منها وظيفة مختلفة.
يعطّل Off التوقيع المشترك، ويترك للمستخدمين إدارة توقيعاتهم.
يحدد Default توقيعا أوليا لعناوين المرسل الجديدة. يناسب تقديم قالب جاهز يستطيع الموظف تعديله. ولا ينبغي اعتبار تحديث قالب النطاق تحديثا إلزاميا لكل التوقيعات التي أُنشئت سابقا.
يطبق Enforced توقيع النطاق كقاعدة داخل بريد الويب بدلا من التوقيع الشخصي لعنوان المرسل. يناسب الشركات التي تريد معلومات موحدة في الرسائل المكتوبة عبر TrekMail webmail.
اختر بحسب طريقة العمل. إذا سُمح للموظفين ببيانات تواصل مختلفة، فقد يكفي القالب الأولي. وإذا كانت الشركة تدير القسم المشترك مركزيا، فستحتاج إلى التطبيق الإلزامي في بريد الويب وحل منفصل للتطبيقات الخارجية.
اختبر التوقيع عند تغيير المرسل
قد يستخدم الشخص anna@studio.example وsales@shop.example. ينبغي أن يتوافق التوقيع مع العنوان المحدد في حقل «من»، وليس مع اسم الشخص الذي دخل إلى الصندوق فقط.
ترتبط إعدادات التوقيع في TrekMail بعناوين المرسل المسموح بها ونطاقاتها. افتح إعدادات الهويات والتوقيعات، وراجع العناوين المتاحة، وأنشئ مسودة بكل عنوان.
اختبر رسالة جديدة وردا ورسالة تغيّر مرسلها. راجع موضع بيانات التواصل بالنسبة للمحادثة السابقة، وتأكد من عدم ظهور توقيع إضافي أدخله الموظف يدويا.
استخدم صندوقين من النطاق نفسه لفحص النتيجة. افتح الرسائل لدى مستلم خارجي وقارن النص والروابط وفواصل الأسطر والصور. يوضح ذلك ما يصل فعليا، إلى جانب ما تعرضه معاينة المحرر.
نظّم التحديثات اللاحقة
حدد من يحدّث القالب عند تغيير الهاتف أو الموقع أو اسم الشركة. احفظ النص المعتمد في مكان واحد كي لا ينسخه الموظفون من رسائل قديمة لزملائهم.
أرسل النص المعتمد نفسه إلى مستخدمي Outlook وApple Mail مع تعليمات منفصلة. إعداد بريد الويب لا يعيد كتابة الرسائل التي أُعدت في تطبيق خارجي. وإذا كان القسم المشترك إلزاميا لمجموعة من الصناديق، فاتفق مسبقا على الواجهة التي سترسل منها هذه المجموعة بريد العمل.
