公司电话或网站变更后，修改网页邮箱模板并不能证明每位员工的签名都已更新。先列出使用域名模板的发件地址，以及通过 Outlook、Apple Mail 或其他应用写邮件的人。
修改后检查新邮件和回复
选择两个邮箱，向可控制的外部地址分别发送新邮件和回复。用户代表其他品牌时切换 From。检查实际收到的文字、链接和图片，再比较网页邮箱与邮件应用。Default 模式下，已有发件身份可能保留旧签名；Enforced 在网页邮箱中应用域名规则。列出需要在应用中修改签名的用户，并提供统一确认的文字。SMTP 连接本身不会自动插入签名。
先准备整个域名都适用的内容
统一签名应包含所选邮箱真正共用的信息，例如公司名称、网站和办公室电话。如果把某位员工的私人手机号码放进去，很快就可能用错。
不要假设系统会自动替换普通文字中的姓名或职位。如果需要个人信息，先确定员工在哪里维护这些信息，以及怎样与公共部分组合。不同品牌应在各自域名上准备独立签名。
即使不显示图片，签名也应该能读懂。如果使用标志，旁边仍保留文字形式的公司名称和联系方式。收件人关闭图片加载时，也应能看到主要信息。
选择应用模式
域名签名提供 Off、Default 和 Enforced，分别适用于不同情况。
Off 关闭统一签名，由用户自行管理签名。
Default 为新的发件身份提供初始签名，适合先给员工一个可以修改的模板。更新域名模板，不应被理解为会强制更新所有之前已经设置好的签名。
Enforced 在网页邮箱中使用域名签名规则，替代该发件身份的个人签名。如果公司要求通过 TrekMail 网页邮箱撰写的邮件使用统一信息，可以选这个模式。
按实际工作方式选择。如果允许员工使用不同的联系信息，初始模板可能就够了。如果公司集中维护公共部分，则需要在网页邮箱中强制应用，并为外部应用另作安排。
切换发件地址时也检查签名
同一个人可能有多个地址，例如 anna@studio.example 和 sales@shop.example。签名应与“发件人”字段中选择的地址相符，而不只是取决于登录邮箱的人是谁。
TrekMail 的签名设置与获准使用的发件身份及其域名关联。打开发件身份和签名设置，查看可用地址，并分别创建草稿。
检查新邮件、回复以及切换了发件地址的邮件。查看联系信息在历史对话中的位置，也要留意是否与员工手动添加的签名重复。
可以用同一域名下的两个邮箱进行对照测试。在外部收件人的邮箱中打开邮件，比较文字、链接、换行和图片效果。这样比只看编辑器预览更能反映实际结果。
安排后续更新
指定一位负责人，在电话、网站地址或公司名称变化时更新统一模板。把确认后的文字保存在固定位置，不要让员工从同事的旧邮件里重新拼凑。
给 Outlook 和 Apple Mail 用户另外提供相同的签名文字与配置说明。网页邮箱的域名签名设置，不会改写外部应用生成的邮件正文。如果某组邮箱必须使用统一内容，提前约定这组人员从哪个界面发送工作邮件。
