採用のたびに代理店オーナーのパスワードを渡す必要はありません。顧客側の担当者に専用の管理画面ログインと、業務に必要なドメイン権限を渡しましょう。担当者が作業内容と問い合わせ先を理解するところまでが引き継ぎです。
招待する前に一つの作業を決める
従業員の追加を例に、操作できるドメイン、アドレスの承認者、プランの上限で作成できない場合の手順を記録します。招待されたユーザーに流れを確認してもらい、別の顧客のドメインにアクセスできないことも確かめてください。ブランド設定は見た目を変え、ロールとドメイン割り当ては権限を決めます。管理者向けと個人メール利用者向けの案内は分け、担当が変わったら管理権限を外します。
誰に管理画面が必要か決める
ネットショップと法律事務所のメールを代行しているとします。ショップの店主は自分で従業員を追加したい一方、法律事務所はメールだけ使い、変更作業は任せたいかもしれません。
前者には自分のドメインを管理する権限が必要です。通常のメール利用者には、自分のメールボックスへのログインが必要です。別のアカウントと別の作業なので、管理画面へ招待しただけではメールボックスは作られず、すべてのメールを読む権利も付きません。
招待前に、アドレスの作成、従業員の管理、設定の閲覧、自分のメールの読み書きのどれが必要か確認します。仕事を明確にすると、余分な権限を付けずに役割を選べます。
役割と対象ドメインを指定する
顧客のドメイン一覧から始めます。ショップは shop.example、法律事務所は law.example です。ショップに別ブランドがある場合は、そのドメインも必要だと確認したうえで追加します。
TrekMail には顧客、ドメイン管理者、メールボックス担当者などの役割があります。招待する人の仕事に合わせて選び、許可された操作を確認してください。顧客やドメインに関する役割では、対象ドメインを明示します。
一つ追加の操作が必要になっただけで、広い権限を渡さないでください。まず、その人の範囲内で必要な操作を許可できるか確認します。顧客画面の説明では、管理画面、Webメール、役割ごとの操作を分けて紹介しています。
顧客の立場でアクセスを確認する
引き渡す前に、招待したユーザーでドメイン一覧、メールボックス一覧、設定を開きます。権限を作った目的の操作を実際に確認してください。
店主ならテスト用従業員の追加と、そのメールボックス管理を試します。閲覧担当なら、許可された情報を見られることを確認します。必要なボタンがなければ、アカウント全体へ権限を広げる前に、役割とドメイン割り当てを見直します。
境界も確認します。ショップの一覧に法律事務所のドメインが出てはいけません。一顧客のドメイン管理に、アカウント全体の契約設定や他の顧客の管理は必要ありません。
その後、正しいリンクを案内します。管理者には管理画面、メール利用者にはWebメールです。「会社のメールを管理する」「メールを読む」と用途を書き分けると、迷いにくくなります。
サポートと変更手続きを決める
顧客が自分で操作できると定型依頼は減りますが、保守の取り決めは必要です。何を顧客が変更し、何を提供者へ相談するか決めます。たとえば従業員追加は顧客が行い、サービスやドメイン変更は相談して進める、といった分担です。
White Label でも、TrekMail との支払い関係は提供者のアカウント単位です。自分の顧客への請求は、別の商取引の仕組みで管理します。機能と制約は White Label 概要で確認できます。
顧客の担当者が変わったら、招待とドメイン割り当ても見直します。立ち上げを担当したという理由だけで、以前の担当者に権限を残さないでください。ドメイン責任者、現管理者、サポート連絡先の短い一覧があれば、他人のパスワードを渡さず引き継げます。
