外部の協力者にチームのアドレスから進捗報告を送ってもらい、以前の顧客対応は見せたくない場合があります。TrekMail の共有メールボックスでは Send as を許可し、Read を外せます。返信を読む担当者と、権限を取り消す日を先に決めてください。受信トレイを開けなくても、会社の名義で送信する権限であることは同じです。
例えば、外部の技術者が service@example.com から報告を送り、調整担当者が返信を受け取る運用です。
二つの権限を別に設定する
共有メールボックスと、協力者が使う個人メールボックスを作ります。ドメインは異なっても、同じ TrekMail アカウント内である必要があります。共有メールボックスは Starter 以上で利用できます。
管理画面で共有メールボックスの Access を開き、協力者の個人メールボックスを追加します。新規メンバーには両方の権限が付くため、すぐ Read を外して Send as だけ残します。閲覧なしで送信するガイドに手順があります。
ほかのメンバーも確認し、少なくとも一人は読む担当者を残します。返信は調整担当者が読み、不在時の代役も決めておきます。
送信権限は、会社をそのアドレスで代表する権限です。閲覧しなくても、そのやり取りを任せる人にだけ渡します。履歴が見えないことは、新規メールの宛先範囲を制限するものではありません。
個人のWebメールから送る
協力者は自分のメールボックスで新規作成し、From からチームの service@example.com を選びます。共有メールボックスを開いたり、別パスワードを知ったりする必要はありません。
この権限だけでは、共有メールボックスは受信一覧、All inboxes、メールアプリのフォルダーに出ず、Drive も使えません。送信元だけの許可なので、想定どおりです。
Webメールは、その人の「送信済み」にコピーを残します。自分が送った報告を後から見て、内容を確認できます。
Outlook などの設定はクライアント機能によります。まず、チームアドレスを選べるWebメールで試し、必要なら別アプリでもテストしてください。
署名と返信の担当者を決める
受信者には共有メールボックスの表示名とアドレスが見えます。協力者は Sending addresses で、そのアドレス用の個人署名に名前や案件番号を入れられます。チームの表示名とアドレス自体は管理者が決めます。
ドメインに強制署名がある場合、個人署名を置き換えることがあります。協力者の連絡先が必要なら、実際に届いたメールで見た目を確認してください。
顧客の返信は共有メールボックスへ届きます。Send as だけの協力者は読めず、返信の個別通知も受け取りません。配送失敗の通知も共有メールボックスへ届くことがあります。
調整担当者が協力者へ返信をどう伝えるか決めます。案件番号をもとに連絡するなどの手順がなければ、顧客が返信しても報告を書いた本人が気付かない場合があります。
送信とアクセスの境界を確認する
協力者に外部のテストアドレスへメールを送ってもらい、表示名、アドレス、署名を確認します。返信し、調整担当者が共有メールボックスで読めることを確かめます。
協力者の個人Webメールでは、自分の送信済みが見え、service@example.com の受信は開けないことを確認します。履歴が読める場合は Read を見直します。
参加者の追加・削除は、共有メールガイドで確認できます。
開始だけでなく終了時の確認も必要です。仕事が終わったら参加者から外し、チームのアドレスで新たに送信できないことを確認します。個人の送信済みに保存されたコピーは残ります。この権限の対象は共有メールボックスの主アドレスで、エイリアスは含みません。Message API や AI エージェントは現在この送信専用権限での送信に対応していないため、Webメールか対応アプリを使います。
