Eine externe Projektkraft muss vielleicht einen Bericht von Ihrer Teamadresse schicken, soll aber frühere Kundengespräche nicht lesen. In TrekMail können Sie für ein gemeinsames Postfach Send as ohne Read vergeben. Legen Sie fest, wer Antworten liest und wann der Zugang endet. Auch ohne Posteingangszugriff erhält die Person das Recht, Ihr Unternehmen mit dieser Adresse zu vertreten.
Zum Beispiel sendet ein beauftragter Techniker Berichte über service@example.com, während die Koordination die Antworten liest.
Richten Sie beide Rechte getrennt ein
Erstellen Sie das gemeinsame Postfach und die persönlichen Postfächer. Sie müssen im selben TrekMail-Konto liegen, dürfen aber unterschiedliche Domains verwenden. Gemeinsame Postfächer stehen ab Starter zur Verfügung.
Öffnen Sie das gemeinsame Postfach und Access. Fügen Sie das persönliche Postfach des Mitarbeiters hinzu. Neue Mitglieder erhalten beide Rechte; schalten Sie deshalb Read sofort aus und lassen Sie Send as aktiv. Die Anleitung zum Senden ohne Eingangszugriff zeigt den Ablauf.
Prüfen Sie die übrigen Mitglieder. Mindestens eine Person muss das gemeinsame Postfach lesen. Im Serviceunternehmen sind das die Disposition und möglichst eine Vertretung.
Senderecht bedeutet, das Unternehmen unter dieser Adresse vertreten zu dürfen. Geben Sie es nur Personen mit dieser Aufgabe, auch wenn sie das Archiv nicht benötigen. Fehlendes Leserecht begrenzt nicht die Empfänger einer neuen Nachricht.
Senden Sie aus dem persönlichen Webmail
Der Techniker öffnet sein eigenes Postfach und erstellt eine Nachricht. In From wählt er service@example.com, gekennzeichnet als Teamadresse. Er muss weder das gemeinsame Postfach öffnen noch dessen Passwort kennen.
Bei diesem Zugriff erscheint das gemeinsame Postfach nicht unter verfügbaren Eingängen, in All inboxes oder als Ordner im Mailprogramm. Sein Drive bleibt ebenfalls unzugänglich. Das ist richtig: Die Berechtigung betrifft den Absender.
Webmail speichert eine Kopie im persönlichen Gesendet-Ordner des Mitarbeiters. Er kann deshalb seinen eigenen Bericht wiederfinden und nachsehen, was er verschickt hat.
Anleitungen für Outlook und andere Programme hängen vom jeweiligen Client ab. Beginnen Sie mit Webmail, wo die Teamadressauswahl vorgesehen ist. Richten Sie anschließend bei Bedarf eine externe Anwendung ein und testen Sie sie.
Nennen Sie den Verfasser und planen Sie Antworten
Der Empfänger sieht Namen und Adresse des gemeinsamen Postfachs. In Sending addresses kann der Mitarbeiter eine persönliche Signatur für diese Adresse erstellen, etwa mit Technikername und Auftragsnummer. Teamname und Adresse selbst bleiben von der Administration vorgegeben.
Eine verpflichtende Domainsignatur kann die persönliche Signatur ersetzen. Prüfen Sie deshalb die tatsächlich empfangene Nachricht, besonders wenn die Kontaktdaten der zuständigen Fachkraft enthalten sein müssen.
Kundenantworten landen im gemeinsamen Postfach. Eine Person mit ausschließlich Send as sieht sie nicht und erhält auch keine eigene Antwortbenachrichtigung. Ebenso können Rückläufer dort eintreffen.
Vereinbaren Sie, wie die Disposition solche Nachrichten weitergibt, etwa anhand der Auftragsnummer. Ohne diesen Ablauf kann ein Kunde auf den Bericht antworten, ohne dass dessen Verfasser davon erfährt.
Prüfen Sie Versand und Zugriffsgrenzen
Lassen Sie den Mitarbeiter an eine externe Testadresse schreiben. Prüfen Sie Namen, Adresse und Signatur. Antworten Sie und kontrollieren Sie die Sichtbarkeit bei der Disposition.
Sehen Sie anschließend im persönlichen Webmail des Technikers nach: Seine gesendete Nachricht muss vorhanden sein, der Eingang von service@example.com darf sich nicht öffnen. Ist das gemeinsame Archiv sichtbar, überprüfen Sie Read.
Anleitung zu gemeinsamen Postfächern.
Planen Sie das Ende des Zugangs mit ein. Entfernen Sie nach Projektabschluss die Mitgliedschaft und prüfen Sie, dass keine neuen Nachrichten mehr mit der Teamadresse gesendet werden können. Bereits im persönlichen Gesendet-Ordner gespeicherte Kopien bleiben erhalten. Das Recht gilt für die Hauptadresse, nicht für deren Aliase. Message API und KI-Agenten unterstützen diesen reinen Sendezugang derzeit nicht; verwenden Sie Webmail oder eine kompatible Mail-App.
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