איך נותנים לספק זמני לשלוח בלי לקרוא את דואר הצוות?

ספק זמני עשוי להזדקק לשליחת עדכון מכתובת הצוות בלי לקרוא שיחות קודמות עם לקוחות. ב-TrekMail אפשר להפעיל Send as בלי Read בתיבה משותפת. הגדירו מי מקבל את התשובות ומתי מסירים את הגישה. גם בלי לפתוח את הדואר הנכנס, הספק מקבל הרשאה לייצג את העסק באמצעות הכתובת.

לדוגמה, מהנדס חיצוני שולח דיווחים מ-service@example.com ואחראי התיאום מטפל בתשובות.

הגדירו את שתי ההרשאות בנפרד

צרו קודם תיבה משותפת ותיבות אישיות לעובדים. כולן צריכות להיות באותו חשבון TrekMail, אך הכתובות יכולות להשתייך לדומיינים שונים. תיבות משותפות זמינות ב-Starter ומעלה.

פתחו את התיבה המשותפת ואת לשונית Access והוסיפו את התיבה האישית של העובד. חבר חדש מקבל את שתי ההרשאות, לכן כבו מיד Read והשאירו Send as. השלבים מופיעים במדריך לשליחה בלי גישה לדואר נכנס.

בדקו את שאר החברים. לפחות אדם אחד צריך לקרוא את התיבה. בדוגמה הזאת אחראי התיאום מטפל בתשובות, ורצוי שגם מחליף יוכל לגבות אותו.

הרשאת שליחה מאפשרת לייצג את החברה מהכתובת. תנו אותה למי שמופקד על ההתכתבות הזאת, גם אם אינו צריך לקרוא את הדואר. היעדר גישה להיסטוריה לא מגביל בפני עצמו את נמעני ההודעה החדשה.

שלחו מתוך הוובמייל האישי

המהנדס החיצוני נכנס לתיבה שלו ויוצר הודעה חדשה. בשדה From הוא בוחר service@example.com, שמסומנת ככתובת צוות. אין צורך לפתוח את התיבה המשותפת או לדעת סיסמה נוספת.

במצב הזה התיבה המשותפת לא מופיעה בין תיבות הדואר הנכנס, ב-All inboxes או בתיקיות תוכנת הדואר. גם ה-Drive שלה נשאר ללא גישה. זו התנהגות צפויה: ההרשאה מתייחסת לכתובת השולח.

הוובמייל שומר עותק של ההודעה בתיקיית ההודעות שנשלחו שבתיבה האישית של העובד. כך המהנדס החיצוני יוכל למצוא את הדוח שלו ולבדוק מה שלח ללקוח.

הגדרה ב-Outlook או בתוכנה אחרת תלויה ביכולותיה. כדאי להתחיל בוובמייל, שבו בחירת כתובת צוות זמינה בממשק. אחר כך אפשר להגדיר יישום אחר ולבדוק אותו בהודעת ניסיון.

ציינו מי כתב וקבעו מי מטפל בתשובות

הנמען רואה את השם והכתובת של התיבה המשותפת. העובד יכול להגדיר לכתובת הזאת חתימה אישית ב-Sending addresses, למשל עם שם המהנדס החיצוני ומספר ההזמנה. שם הצוות וכתובתו נשארים בשליטת המנהל.

אם הדומיין מחייב חתימה, היא עשויה להחליף את האישית. לכן בדקו הודעה שהתקבלה בפועל, במיוחד כאשר נדרשים בחתימה פרטי האדם האחראי.

תשובת הלקוח מגיעה לתיבה המשותפת. עובד עם Send as בלבד לא רואה אותה ולא מקבל התראה נפרדת על התשובה. גם הודעות כשל במסירה עשויות להגיע לשם.

סכמו איך אחראי התיאום מעביר את ההודעות למהנדס החיצוני. למשל, שאלה על עבודה יכולה לעבור לפי מספר ההזמנה. בלי הסכמה כזאת הלקוח עלול להשיב לדוח בלי שכותבו ידע על כך.

בדקו שליחה וגבולות גישה

בקשו מהעובד לשלוח לכתובת בדיקה חיצונית. בדקו שם שולח, כתובת וחתימה. השיבו וודאו שאחראי התיאום רואה את התשובה בתיבה המשותפת.

לאחר מכן בדקו את הוובמייל האישי של המהנדס החיצוני. ההודעה שהוא שלח צריכה להיות זמינה, ואילו הדואר הנכנס של service@example.com לא אמור להיפתח. אם ההיסטוריה המשותפת נגישה לו, חזרו להגדרת Read.

להסבר על הוספת חברים והרשאות, ראו המדריך לתיבות משותפות.

תכננו גם את סיום ההרשאה. בתום העבודה הסירו את החברות ובדקו שהכתובת אינה זמינה לשליחה חדשה. עותקים שכבר נשמרו בתיקיית הנשלחים האישית נשארים. ההרשאה חלה על הכתובת הראשית של התיבה, לא על הכינויים שלה. Message API וסוכני AI עדיין אינם תומכים בשליחה דרך הרשאת שליחה בלבד זו; השתמשו בדואר בדפדפן או ביישום תואם.