Un collaboratore temporaneo può aver bisogno di inviare un aggiornamento dall'indirizzo del gruppo senza leggere le vecchie conversazioni con i clienti. In TrekMail puoi concedere Send as senza Read su una casella condivisa. Stabilisci chi riceverà le risposte e quando togliere l'accesso. Anche senza aprire la posta in arrivo, il collaboratore potrà rappresentare l'azienda da quell'indirizzo.
Per esempio, un tecnico esterno invia i resoconti da service@example.com, mentre il coordinatore riceve le risposte.
Imposta separatamente i due permessi
Crea la casella condivisa e quelle personali. Devono essere nello stesso account TrekMail, anche se usano domini diversi. Le caselle condivise sono disponibili da Starter.
Apri la casella comune e la scheda Access. Aggiungi quella personale del collaboratore. Poiché un nuovo partecipante riceve entrambi i permessi, disattiva subito Read e lascia Send as. La guida all'invio senza accesso in lettura mostra la procedura.
Controlla gli altri partecipanti. Almeno una persona deve leggere la posta. Nella ditta sarà chi coordina gli interventi e, possibilmente, qualcuno che possa sostituirlo.
Il permesso di invio consente di rappresentare l'azienda con quell'indirizzo. Assegnalo a chi ha questo incarico. L'assenza di accesso allo storico non limita da sola i destinatari di un nuovo messaggio.
Invia dalla webmail personale
Il tecnico entra nella propria casella e crea un messaggio. In From sceglie service@example.com, indicato come indirizzo del gruppo. Non deve aprire la casella condivisa o conoscere un'altra password.
In questa modalità la casella comune non compare fra le caselle di posta in arrivo accessibili, in All inboxes o nelle cartelle del programma email. Anche il suo Drive resta inaccessibile. È previsto: il permesso riguarda il mittente.
La webmail conserva una copia nella cartella «Inviata» personale. Il tecnico può ritrovare il proprio rapporto e controllare ciò che ha mandato al cliente.
Le istruzioni per Outlook e altri programmi dipendono dalle loro funzioni. Parti dalla webmail, dove la scelta dell'indirizzo comune è prevista. Configura poi un'applicazione esterna se serve e provala con un messaggio.
Indica l'autore e organizza le risposte
Il destinatario vede nome e indirizzo della casella condivisa. Il collaboratore può impostare una firma personale per quell'indirizzo in Sending addresses, per esempio con il proprio nome e il numero dell'intervento. Nome e indirizzo del gruppo restano definiti dall'amministratore.
Una firma obbligatoria del dominio può sostituire quella personale. Verifica un messaggio effettivamente ricevuto, soprattutto se deve contenere i contatti del tecnico.
La risposta del cliente arriva nella casella condivisa. Chi ha soltanto Send as non la vede e non riceve una notifica separata. Anche eventuali errori di consegna possono arrivare lì.
Concorda come la centrale li comunicherà al tecnico. Può identificare il lavoro dal numero e contattare la persona interessata. Senza questa procedura, il cliente potrebbe rispondere al rapporto senza che l'autore lo sappia.
Verifica l'invio e i confini dell'accesso
Chiedi al collaboratore di scrivere a un indirizzo esterno di prova. Controlla nome, indirizzo e firma. Rispondi e verifica che chi coordina veda il messaggio nella casella comune.
Controlla poi la webmail personale del tecnico. Il messaggio inviato deve esserci, ma la posta in arrivo di service@example.com non deve aprirsi. Se vede lo storico condiviso, rivedi Read.
Prevedi anche la chiusura dell'accesso. Alla fine dell'incarico, rimuovi il partecipante e verifica che l'indirizzo non sia più utilizzabile per nuovi invii. Le copie già salvate nella sua cartella personale degli inviati rimangono. Il permesso riguarda l'indirizzo principale, non gli alias. Message API e gli agenti IA non supportano ancora questo accesso di solo invio: usa webmail o un'app compatibile.
Da leggere
- Una casella condivisa senza condividere la password
- Configura caselle email senza mai condividere password
- Una casella di assistenza per tre senza password comune
- Un collega lascia l'azienda: ricevere ancora, chiudere l'accesso
- Far aggiungere dipendenti al cliente con un accesso proprio
