Een tijdelijke kracht moet misschien een projectupdate vanaf je teamadres sturen zonder eerdere klantgesprekken te lezen. In TrekMail kun je voor een gedeeld postvak Send as zonder Read geven. Spreek af wie antwoorden ontvangt en wanneer je de toegang verwijdert. Ook zonder de inbox te openen mag de persoon je bedrijf met dat adres vertegenwoordigen.
Een ingehuurde monteur kan bijvoorbeeld updates sturen vanaf service@example.com, terwijl de planning de antwoorden leest.
Stel de twee rechten afzonderlijk in
Maak eerst de gedeelde mailbox en de persoonlijke mailboxen. Ze moeten in hetzelfde TrekMail-account staan, al mogen de domeinen verschillen. Gedeelde mailboxen zijn beschikbaar vanaf Starter.
Open de gedeelde mailbox en Access. Voeg het persoonlijke adres toe. Een nieuw lid krijgt beide rechten, dus zet Read meteen uit en laat Send as aan. De instructie voor verzenden zonder inboxinzage toont het proces.
Controleer de andere leden. Minstens één persoon moet de gedeelde mailbox lezen. Bij het onderhoudsbedrijf zijn dat de planner en bij voorkeur een vervanger.
Verzendrecht geeft iemand de mogelijkheid namens het bedrijf te schrijven. Geef het aan mensen met die taak, ook als ze geen leesrechten nodig hebben. Geen toegang tot de geschiedenis beperkt niet aan wie ze een nieuw bericht kunnen sturen.
Verstuur vanuit persoonlijke webmail
De monteur opent de eigen mailbox en maakt een bericht. In From kiest die service@example.com, aangeduid als teamadres. De gedeelde mailbox openen of een apart wachtwoord kennen is niet nodig.
In deze stand verschijnt de teammailbox niet bij toegankelijke inboxen, in All inboxes of in mappen van een mailprogramma. Ook de Drive ervan blijft ontoegankelijk. Dat hoort zo: het recht geldt voor de afzender.
Webmail bewaart een kopie in de persoonlijke map Verzonden. De monteur kan daardoor het eigen rapport terugvinden en controleren wat naar de klant ging.
Instellingen voor Outlook en andere programma's hangen van die toepassing af. Begin met webmail, waar de teamadreskeuze beschikbaar is. Stel daarna zo nodig een apart programma in en test het met een proefbericht.
Noem de schrijver en regel de antwoorden
De ontvanger ziet de naam en het adres van de gedeelde mailbox. In Sending addresses kan de medewerker voor dat adres een persoonlijke handtekening instellen, bijvoorbeeld met monteurnaam en opdrachtnummer. Teamnaam en adres zelf blijven door de beheerder bepaald.
Een verplichte domeinhandtekening kan de persoonlijke vervangen. Controleer daarom de echt ontvangen mail, vooral als contactgegevens van de verantwoordelijke monteur nodig zijn.
Een klantantwoord komt in de gedeelde mailbox. Iemand met alleen Send as ziet dat niet en krijgt er geen aparte melding over. Ook berichten over mislukte aflevering kunnen daar belanden.
Spreek af hoe de planner die berichten aan de monteur doorgeeft, bijvoorbeeld aan de hand van het opdrachtnummer. Zonder die afspraak kan een klant reageren zonder dat de schrijver van het rapport het weet.
Test verzending en toegangsgrenzen
Laat de medewerker naar een extern testadres schrijven. Controleer afzendernaam, adres en handtekening. Antwoord en kijk of de planner de reactie in de teammailbox ziet.
Controleer daarna de persoonlijke webmail van de monteur. Het eigen verzonden bericht moet zichtbaar zijn, de inbox van service@example.com niet. Is de gedeelde geschiedenis wel beschikbaar, bekijk dan Read opnieuw.
Handleiding voor gedeelde mailboxen.
Regel ook het einde. Verwijder na de opdracht het lidmaatschap en controleer dat het teamadres niet meer voor nieuwe berichten beschikbaar is. Kopieën die al in de persoonlijke map Verzonden staan, blijven bewaard. Dit recht geldt voor het hoofdadres, niet voor aliassen. Message API en AI-agenten kunnen dit recht om alleen te verzenden nog niet gebruiken; gebruik webmail of een geschikte mail-app.
Lees verder
- Een gedeelde mailbox zonder een wachtwoord te delen
- Mailboxen instellen zonder ooit een wachtwoord te delen
- Een supportpostvak voor drie zonder gedeeld wachtwoord
- Een collega vertrekt: mail behouden en toegang sluiten
- Laat klanten medewerkers toevoegen met hun eigen login
