Un colaborador temporal puede necesitar enviar una actualización desde la dirección del equipo sin leer conversaciones anteriores con clientes. En TrekMail puedes conceder Send as sin Read en un buzón compartido. Decide quién recibirá las respuestas y cuándo retirarás el acceso. Aunque no abra la bandeja compartida, esa persona obtiene permiso para representar a tu empresa desde su dirección.
Por ejemplo, un técnico contratado envía informes desde service@example.com y una persona de coordinación recibe las respuestas.
Configura los dos permisos por separado
Crea el buzón compartido y los buzones personales. Todos deben pertenecer a la misma cuenta TrekMail, aunque usen dominios diferentes. Los compartidos están disponibles desde Starter.
Abre el buzón común y su pestaña Access. Añade el buzón personal del colaborador. Como un participante nuevo recibe ambos permisos, desactiva Read y conserva Send as de inmediato. La guía de envío sin acceso a la entrada muestra los pasos.
Revisa a los demás participantes. Al menos una persona debe poder leer. En la empresa de mantenimiento sería quien coordina los trabajos y, si es posible, su sustituto.
Enviar permite representar a la empresa desde esa dirección. Concede el permiso a quienes tengan encargada esa correspondencia. No poder leer el historial no limita por sí solo a qué destinatarios pueden escribir.
Envía desde el webmail personal
El técnico entra en su buzón y redacta un mensaje. En From elige service@example.com, identificado como dirección del equipo. No necesita abrir el buzón compartido ni conocer otra contraseña.
En este modo, el buzón común no aparece entre las entradas disponibles, en All inboxes ni en las carpetas de la aplicación de correo. Su Drive también sigue inaccesible. Es el comportamiento esperado: el permiso corresponde al remitente.
El webmail guarda una copia en «Enviados» del buzón personal. El técnico puede encontrar su informe y revisar qué mandó al cliente.
La configuración de Outlook y otras aplicaciones depende de sus funciones. Empieza por el webmail, cuya interfaz permite elegir la dirección común. Después configura otra aplicación si la necesitas y pruébala con un mensaje.
Identifica al autor y organiza las respuestas
El destinatario verá el nombre y la dirección del buzón compartido. El colaborador puede preparar una firma personal para esa dirección en Sending addresses, por ejemplo con su nombre y el número de trabajo. El nombre y el correo del equipo los sigue definiendo el administrador.
Una firma obligatoria del dominio puede sustituir la personal. Revisa el mensaje recibido, sobre todo si debe incluir los datos del técnico responsable.
La respuesta del cliente llega al buzón compartido. Quien solo tiene Send as no puede verla ni recibe un aviso independiente de ella. También pueden llegar ahí los errores de entrega.
Acuerda cómo se los comunica la persona coordinadora al técnico. Puede identificar el trabajo por su número y contactar con él. Sin ese proceso, el cliente podría responder al informe sin que su autor se enterara.
Prueba el envío y los límites del acceso
Pide al colaborador que escriba a un buzón externo de prueba. Revisa nombre, dirección y firma. Responde y comprueba que coordinación ve la respuesta en el buzón compartido.
Mira después el webmail personal del técnico. Debe conservar su mensaje enviado y no poder abrir la entrada de service@example.com. Si puede ver el historial común, revisa Read.
Define también cómo termina el acceso. Cuando acabe el encargo, elimina al participante y comprueba que la dirección ya no esté disponible para nuevos envíos. Las copias guardadas en su carpeta personal de enviados permanecen. El permiso cubre la dirección principal del buzón compartido, no sus alias. Message API y los agentes de IA aún no permiten enviar mediante este acceso de solo envío; utiliza webmail o una aplicación compatible.
Para seguir leyendo
- Un buzón compartido sin compartir la contraseña
- Configura buzones sin compartir nunca una contraseña
- Un buzón de soporte para tres personas sin contraseña común
- Cuando alguien se va: conservar el correo y cerrar el acceso
- Que el cliente añada empleados sin usar tu contraseña
