قد يحتاج متعاون مؤقت إلى إرسال تقرير من عنوان الفريق دون قراءة محادثات العملاء السابقة. في TrekMail يمكنك منحه Send as مع إيقاف Read في صندوق مشترك. حدّد من يستقبل الردود ومتى ستسحب الوصول. فحتى دون فتح الوارد، يحصل المتعاون على صلاحية تمثيل شركتك بهذا العنوان.
مثلًا، يرسل مهندس متعاقد التقارير من service@example.com، ويتولى منسّق العمل استقبال الردود.
اضبط الصلاحيتين بشكل مستقل
أنشئ الصندوق المشترك والصناديق الشخصية للموظفين. يجب أن تتبع حساب TrekMail نفسه، ولو اختلفت نطاقاتها. تتوفر الصناديق المشتركة من Starter فما فوق.
افتح الصندوق المشترك وعلامة Access وأضف صندوق الموظف. يحصل المشارك الجديد على الصلاحيتين، لذا عطّل Read مباشرة وأبقِ Send as. يوضح دليل الإرسال دون الوصول إلى الوارد الخطوات.
راجع بقية المشاركين. يجب أن يقرأ الصندوق شخص واحد على الأقل. في هذا المثال، يتولى المنسّق قراءة الردود، ومعه، إن أمكن، من يحل محله.
صلاحية الإرسال تعني تمثيل الشركة بهذا العنوان. امنحها لمن كُلّف بهذه المراسلات. عدم القدرة على قراءة السجل لا يحد وحده من المستلمين الذين يمكن مراسلتهم.
أرسل من البريد الشخصي عبر المتصفح
يدخل المهندس المتعاقد إلى صندوقه ويكتب رسالة جديدة. يختار service@example.com من From بوصفه عنوان الفريق. لا يحتاج إلى فتح الصندوق المشترك أو معرفة كلمة مرور أخرى.
في هذا الوضع، لا يظهر الصندوق المشترك بين صناديق الوارد المتاحة ولا في All inboxes ولا في مجلدات تطبيق البريد. كما يبقى Drive الخاص به غير متاح. هذا متوقع، لأن الصلاحية تخص عنوان المرسل.
يحفظ بريد الويب نسخة في مجلد «المرسلة» الشخصي للموظف. يستطيع المهندس المتعاقد العثور على تقريره ومراجعة ما أرسله إلى العميل.
تعتمد تعليمات Outlook والتطبيقات الأخرى على إمكاناتها. ابدأ ببريد الويب الذي يتيح اختيار عنوان الفريق، ثم اضبط تطبيقا آخر عند الحاجة واختبره برسالة.
وضّح الكاتب ونظّم استقبال الردود
يرى المستلم اسم الصندوق المشترك وعنوانه. يستطيع الموظف إعداد توقيع شخصي لهذا العنوان في Sending addresses، مثل اسمه ورقم المهمة. ويظل اسم الفريق وعنوانه محددين من المسؤول.
قد يحل توقيع النطاق الإلزامي محل التوقيع الشخصي. لذلك راجع رسالة وصلت فعلا، خاصة إذا كان التوقيع يجب أن يتضمن معلومات المهندس المتعاقد المسؤول.
يصل رد العميل إلى الصندوق المشترك. من يملك Send as فقط لا يراه ولا يتلقى إشعارا مستقلا به. وقد تصل أخطاء التسليم إلى الصندوق نفسه.
اتفق على طريقة نقل هذه الرسائل إلى المهندس المتعاقد. يمكن للمنسق تحديد المهمة برقمها والتواصل معه. دون هذا الإجراء، قد يرد العميل على التقرير ولا يعلم كاتبه بذلك.
اختبر الإرسال وحدود الوصول
اطلب من الموظف الكتابة إلى عنوان اختبار خارجي. راجع اسم المرسل وعنوانه وتوقيعه. رد وتأكد من أن المنسق يرى الرسالة في الصندوق المشترك.
ثم راجع بريد المهندس المتعاقد الشخصي: يجب أن يجد رسالته المرسلة، وألا يستطيع فتح وارد service@example.com. إذا ظهر له سجل الصندوق المشترك، فراجع Read.
لتفاصيل إضافة المشاركين والصلاحيات، راجع دليل الصناديق المشتركة.
ضع خطوة لإنهاء الوصول أيضًا. أزل العضوية بعد انتهاء المهمة وتحقق من أن العنوان لم يعد متاحًا لإرسال رسائل جديدة. تبقى النسخ المحفوظة سابقًا في مجلد المرسلة الشخصي. يشمل الإذن العنوان الرئيسي للصندوق لا أسماءه المستعارة. ولا تدعم Message API ووكلاء الذكاء الاصطناعي الإرسال بهذا الإذن المخصص للإرسال فقط حاليًا؛ استخدم الويب أو تطبيق بريد متوافقًا.
اقرأ أيضًا
- صندوق بريد مشترك من دون مشاركة كلمة المرور
- إعداد صناديق البريد من دون مشاركة كلمة المرور
- بريد دعم لثلاثة أشخاص دون مشاركة كلمة المرور
- موظف يغادر: كيف أستقبل البريد وأغلق وصوله؟
- دع العميل يضيف موظفيه بحساب دخول خاص به
