Un prestataire peut devoir envoyer un point d'avancement depuis l'adresse de l'équipe sans lire les anciens échanges clients. TrekMail permet d'accorder Send as sans Read sur une boîte partagée. Désignez le collègue qui recevra les réponses et la date de retrait de l'accès. Même sans lire la boîte, le prestataire pourra représenter votre entreprise avec cette adresse.
Par exemple, un technicien prestataire envoie ses comptes rendus depuis service@example.com et un collègue de coordination reçoit les réponses.
Réglez les deux autorisations séparément
Créez d'abord la boîte partagée et les boîtes personnelles des collaborateurs. Elles doivent appartenir au même compte TrekMail, même si les domaines diffèrent. Les boîtes partagées sont disponibles à partir de Starter.
Ouvrez la boîte partagée dans le panneau, puis l'onglet Access. Ajoutez la boîte personnelle du collaborateur. Un nouveau membre reçoit les deux autorisations : désactivez immédiatement Read et conservez Send as. Le guide de l'envoi sans accès aux messages entrants montre les étapes.
Examinez les autres membres. Au moins une personne doit lire la boîte commune. Dans l'entreprise de maintenance, il s'agit de la personne chargée du planning et, de préférence, de son remplaçant.
L'autorisation d'envoi permet de représenter l'entreprise depuis cette adresse. Donnez-la aux personnes chargées de ces échanges, même si elles n'ont pas besoin de lire l'historique. L'absence d'accès à celui-ci ne limite pas les destinataires d'un nouveau message.
Envoyez depuis le webmail personnel
Le technicien ouvre sa propre boîte et rédige un message. Dans From, il choisit service@example.com, présenté comme une adresse d'équipe. Il n'a pas besoin d'ouvrir la boîte partagée ni d'en connaître un mot de passe.
Dans ce mode, la boîte commune n'apparaît ni dans la liste des boîtes de réception accessibles, ni dans All inboxes, ni dans les dossiers d'une application mail. Son Drive reste également inaccessible. C'est normal : l'autorisation concerne l'adresse d'expéditeur.
Le webmail conserve une copie du message dans le dossier personnel des messages envoyés. Le technicien peut ainsi retrouver son propre rapport et vérifier ce qu'il a transmis au client.
Pour Outlook et les autres logiciels, les instructions dépendent des capacités de l'application. Commencez par le webmail, où le choix de l'adresse d'équipe est prévu. Configurez ensuite une application séparée si nécessaire et validez-la avec un test.
Identifiez l'auteur et organisez les réponses
Le destinataire voit le nom et l'adresse de la boîte commune. Dans Sending addresses, le collaborateur peut définir une signature personnelle pour cette adresse, par exemple avec son nom et le numéro d'intervention. Le nom de l'équipe et son adresse restent définis par l'administrateur.
Une signature obligatoire du domaine peut remplacer la signature personnelle. Vérifiez donc le message effectivement reçu, surtout si les coordonnées du technicien doivent apparaître.
La réponse du client arrive dans la boîte partagée. Un collaborateur qui possède seulement Send as ne la voit pas et ne reçoit pas de notification distincte à son sujet. Les avis d'échec de livraison peuvent aussi y arriver.
Décidez comment la personne chargée du suivi transmet ces messages au technicien. Elle peut, par exemple, le contacter en indiquant le numéro d'intervention. Sans cette organisation, le client pourrait répondre au rapport sans que son auteur en soit informé.
Testez l'envoi et les limites d'accès
Demandez au collaborateur d'écrire à une adresse externe de test. Vérifiez le nom, l'adresse d'expéditeur et la signature. Répondez et assurez-vous que la personne chargée du suivi voit la réponse dans la boîte commune.
Contrôlez ensuite le webmail personnel du technicien : il doit retrouver son message envoyé, mais pas ouvrir les messages entrants de service@example.com. Si l'historique partagé est visible, revoyez Read.
Prévoyez aussi la fin de l'accès. Retirez la participation à la fin de la mission et vérifiez que l'adresse ne peut plus servir à de nouveaux envois. Les copies déjà conservées dans les messages envoyés personnels restent présentes. Le droit concerne l'adresse principale de la boîte, pas ses alias. Message API et les agents d'IA ne prennent pas encore en charge ce mode d'envoi seul ; utilisez le webmail ou une application compatible.
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