Una casella di posta condivisa è una sola casella in cui lavorano più persone. Molti piccoli team la gestiscono nello stesso modo: una password conservata in un archivio comune o, fin troppo spesso, in qualche messaggio fissato. Le email ricevono risposta, ma una credenziale condivisa non consente di attribuire con certezza ogni azione. Inoltre non è possibile revocare l’accesso a una sola persona senza cambiare la password per tutti, e chi lascia l’azienda potrebbe conservarne una copia.
L’alternativa è l’accesso delegato: l’indirizzo condiviso non ha una password per l’accesso diretto e ogni membro entra con le proprie credenziali. L’app di posta si collega come il singolo utente, mentre la casella condivisa appare come cartella accanto a quella personale.
L’accesso delegato tramite IMAP funziona in Outlook, Apple Mail, Thunderbird e nelle altre app compatibili, anche se la visualizzazione delle cartelle può variare in base al client. Questo articolo ne spiega il funzionamento, il passaggio che viene configurato male più spesso e ciò che permette davvero ogni livello di autorizzazione.
Quattro modi in cui i team gestiscono la posta
| Metodo | Che cosa può andare storto |
|---|---|
| Password condivisa | Le azioni non sono attribuibili con certezza alle singole persone, non si può revocare un solo accesso, ogni uscita richiede di cambiare la password a tutti ed è difficile mantenere l’autenticazione a più fattori individuale |
| Inoltro a tutti | Ognuno riceve una copia privata e non vede se un collega ha già risposto. Le risposte partono da indirizzi personali e l’inoltro può compromettere l’autenticazione del messaggio. |
| Lista di distribuzione | Lo stesso problema rimane e non esiste un archivio comune. La cronologia è dispersa nelle caselle individuali e può non essere più disponibile quando una persona se ne va. |
| Prodotto per l’assistenza | Può funzionare molto bene, ma in genere si paga per operatore ogni mese, anche quando un piccolo team gestisce pochi messaggi. |
Una casella condivisa con accesso delegato risolve i primi tre casi senza diventare il quarto. La posta rimane in un unico posto, visibile alle persone autorizzate, e le azioni eseguite sul server vengono associate alle credenziali di ogni membro. Le copie scaricate o salvate dai client, tuttavia, rimangono sui rispettivi dispositivi.
Che cos’è davvero una casella condivisa con accesso delegato
Una casella condivisa è una vera casella sul server, con spazio di archiviazione e indirizzo propri. Non dispone però di un accesso diretto. L’autenticazione con l’indirizzo condiviso è disattivata appositamente, quindi non esiste una password comune che possa essere divulgata.
L’accesso viene concesso tramite l’elenco dei membri. Quando aggiungi una casella normale come membro, il server registra nella casella condivisa una voce di controllo degli accessi IMAP che assegna al suo proprietario i diritti selezionati. Quando l’app di quella persona si collega con le credenziali personali, il server include la casella condivisa nell’albero delle cartelle annunciato, all’interno di uno spazio dei nomi delegato:
Shared/support@example.com/INBOX
Shared/support@example.com/Sent
Shared/support@example.com/ArchiveI client compatibili la mostrano generalmente nella barra laterale come un nodo comprimibile Shared → support@example.com → Inbox.
Il resto deriva da questo modello. Quando rimuovi un membro, il suo accesso futuro viene revocato sul server e, dopo l’aggiornamento della connessione, la cartella scompare senza cambiare la password degli altri. L’operazione non elimina i messaggi già scaricati o copiati. L’autenticazione a più fattori personale resta disponibile perché ogni persona continua ad accedere con il proprio account. Poiché sul server esiste una sola copia comune di ogni messaggio, gli stati di lettura vengono condivisi durante la sincronizzazione, una visibilità che il semplice inoltro non può offrire.
Collegare la casella in un’app di posta
L’indicazione più importante riguarda ciò che non devi fare: non aggiungere l’indirizzo condiviso come secondo account. È una reazione comune, ma l’autenticazione non riuscirà perché quell’indirizzo non permette l’accesso diretto, e il messaggio di errore potrebbe non spiegarne il motivo.
- Aggiungi la tua casella personale all’app con il tuo indirizzo e la tua password. Prendi i dati del server da Impostazioni → App & dispositivi invece di tentare di indovinarli. La pagina mostra i valori del tuo account quando invio e ricezione sono pronti.
- Attendi che l’appartenenza diventi attiva. L’accesso viene predisposto sul server e, se non riesce, l’operazione viene ritentata; App & dispositivi indica quando l’accesso dai client di posta nativi è pronto per ogni casella condivisa.
- Aggiorna l’elenco delle cartelle nell’app. Molti client memorizzano nella cache l’albero presente quando aggiungi l’account. Il nodo condiviso potrebbe quindi apparire solo dopo un aggiornamento, una nuova connessione o l’apertura della schermata di sottoscrizione delle cartelle.
Come riferimento, queste sono le impostazioni standard:
| Impostazione | Posta in arrivo | Posta in uscita |
|---|---|---|
| Protocollo | IMAP | SMTP |
| Server | imap.trekmail.net | smtp.trekmail.net |
| Porta | 993 | 465 (SSL/TLS) o 587 (STARTTLS) |
| Nome utente | L’indirizzo della tua casella personale | L’indirizzo della tua casella personale |
| Password | La password della tua casella personale | La password della tua casella personale |
Il nome utente è il tuo in entrambe le colonne, inclusa quella in uscita. Non è una semplificazione della tabella, ma il funzionamento dell’accesso delegato. Consulta le caselle condivise nelle app di posta per la procedura dedicata a ogni client.
Inviare dall’indirizzo condiviso
I membri con l’autorizzazione Può rispondere possono selezionare l’indirizzo condiviso nel campo Da. La sessione SMTP continua ad autenticarsi con la casella personale del membro; prima di accettare il messaggio, il server verifica che quella persona sia autorizzata a inviare dall’indirizzo.
Se l’indirizzo condiviso non compare nel menu Da dell’app, aggiungilo come identità di invio o alias all’account esistente. Non creare un secondo account. In Apple Mail si inserisce un altro indirizzo nel campo Indirizzo e-mail dell’account; in Thunderbird si usa Impostazioni account → Gestisci identità; in Outlook si seleziona il menu Da dopo che l’indirizzo è stato riconosciuto.
Quando un’app rifiuta l’invio con questa identità, quasi sempre si verifica una di queste condizioni: SMTP si autentica con l’indirizzo condiviso anziché con quello personale, l’indirizzo condiviso è stato aggiunto come account separato oppure Può rispondere è disattivato.
Il passaggio che quasi tutti configurano male
Inviare un messaggio e salvarne una copia sono operazioni distinte, e soltanto la prima è compito di SMTP.
SMTP consegna il messaggio al server per la distribuzione e conclude il proprio lavoro. In seguito l’app di posta inserisce una copia nella cartella Inviata tramite IMAP, con un’operazione APPEND separata. È l’app a scegliere la cartella e, per impostazione predefinita, di solito seleziona la Posta inviata personale.
Da qui nasce la lamentela tipica: «Ho risposto al cliente, ma nessun altro nel team riesce a vederlo». La risposta è partita, ma la copia è finita in una cartella personale che il resto del gruppo non può aprire.
Per risolvere il problema, configura l’identità condivisa in modo che salvi i messaggi inviati nell’albero comune:
Shared/support@example.com/SentI client che gestiscono più identità consentono generalmente di scegliere una cartella Inviata per ognuna. Impostala quando aggiungi l’identità. Un membro con Può rispondere può creare la cartella se non esiste ancora e se il client offre questa funzione.
La webmail salva automaticamente la copia nella cartella Inviata condivisa, perché sa per quale casella stai operando. Questa impostazione riguarda soprattutto i client desktop e mobili.
Autorizzazioni
I membri vengono amministrati nella scheda Accesso della casella condivisa, che costituisce il riferimento principale. Non modificare manualmente le liste di controllo degli accessi sul server: vengono riconciliate con l’elenco dei membri e le modifiche manuali possono essere sovrascritte.
| Autorizzazione | Diritti concessi |
|---|---|
| Membro in sola lettura | Aprire e leggere i messaggi nell’albero condiviso. Le modifiche vengono rifiutate. |
| Può rispondere | Tutto quanto descritto sopra, oltre a inviare dall’indirizzo condiviso, contrassegnare come letto o speciale, creare cartelle, archiviare, spostare, copiare, eliminare e rimuovere definitivamente, compresi gli spostamenti tra cartelle personali e condivise. |
La rimozione di un membro revoca sul server sia la cartella delegata sia l’autorizzazione Invia come. Le copie già memorizzate al di fuori del server non vengono eliminate.
Comportamenti dei client da conoscere
I pulsanti Archivia e Indesiderata possono puntare alla cartella sbagliata. Le app di posta associano questi pulsanti alle cartelle speciali dell’account personale. In un albero condiviso, il client potrebbe non riconoscere Shared/support@example.com/Archive come destinazione e archiviare il messaggio nella cartella personale. Associa esplicitamente le cartelle condivise all’identità oppure sposta i messaggi a mano.
Spostare nella posta indesiderata non equivale a segnalare spam. Trascinare un messaggio in quella cartella è soltanto un’operazione sulle cartelle e, da sola, non addestra il filtro antispam del server. Per fornire quel segnale, usa Segnala come spam nella webmail, che esegue entrambe le azioni.
Le sottoscrizioni delle cartelle possono conservare a lungo una vecchia cache. Quando cambia l’accesso, le app già aperte potrebbero continuare a mostrare l’albero precedente. Ricollegare l’account in genere forza un aggiornamento affidabile.
Inoltrare da un’app di posta non è l’inoltro automatico della casella. Il pulsante Inoltra invia un solo messaggio. L’inoltro automatico di tutta la posta in arrivo si configura nel pannello della casella. Sono funzioni indipendenti e confonderle può mandare messaggi a una destinazione non prevista.
Una casella condivisa non programma messaggi per un momento successivo. Leggi Invio programmato per capire come determinare la responsabilità di un messaggio messo in coda da una casella del team.
Limiti
| Piano | Caselle condivise per dominio |
|---|---|
| Nano | Non disponibile |
| Starter | 5 |
| Pro | 15 |
| Agency | 30 |
I membri non vengono addebitati come licenze aggiuntive. Secondo le condizioni attuali del piano, una casella condivisa con nove membri costa quanto una con due perché rimane una sola casella. È proprio questa la differenza rispetto a un prodotto di assistenza con prezzo per operatore.
Domande frequenti
Mi serve la password della casella condivisa?
Non esiste una password per l’accesso diretto. L’autenticazione con l’indirizzo condiviso è disattivata per scelta. Ti colleghi con le credenziali della tua casella e la posta condivisa compare nell’albero delle cartelle perché sei un membro autorizzato.
Funziona in Outlook?
Sì, tramite IMAP quando la versione e la configurazione del client supportano lo spazio dei nomi delegato. Aggiungi la tua casella come account IMAP e l’albero comune appare sotto Shared. Si tratta di accesso IMAP delegato, non di delega Exchange. L’interfaccia di Outlook specifica per le caselle condivise di Exchange non è coinvolta.
Perché il mio collega non vede la risposta che ho inviato?
L’app di posta ha salvato la copia nella cartella Inviata personale. Imposta la cartella Inviata dell’identità condivisa su Shared/<address>/Sent. L’invio e il salvataggio della copia sono operazioni separate e soltanto l’app controlla la seconda.
Due persone possono lavorare contemporaneamente in una casella condivisa?
Sì. Sul server esiste una copia comune di ogni messaggio, quindi gli stati di lettura e speciale vengono condivisi durante la sincronizzazione. Se un collega apre un messaggio e i due client ne aggiornano lo stato, lo vedrai come letto. Questa visibilità è il motivo per usare una casella condivisa anziché l’inoltro.
Una casella condivisa conta nel limite delle mie caselle?
È una casella e occupa quindi uno spazio nel dominio. Ogni piano prevede inoltre un limite specifico per le caselle condivise. I membri non consumano spazi aggiuntivi.
Posso trasformare una casella esistente in una casella condivisa?
Sì, e puoi anche annullare la conversione. Il processo conserva i messaggi archiviati in base allo stato conclusivo dell’operazione, ma modifica il metodo di accesso. La casella convertita perde il proprio login, quindi verifica che nessuno lo usi ancora e controlla i dati al termine.
Qual è la differenza tra una casella condivisa e un alias?
Un alias è un indirizzo aggiuntivo che recapita i messaggi in una casella esistente, cioè un’altra etichetta per la posta in arrivo di una persona. Una casella condivisa dispone di spazio separato, membri propri e archivio comune. Se due o più persone devono vedere gli stessi messaggi e stati, serve la seconda soluzione.
