Filtri email che funzionano anche con il portatile chiuso

Sul computer la posta in arrivo è ordinata, sul telefono è un caos. La casella e l'account sono gli stessi. La differenza è che i filtri email che fanno ordine sono configurati nell'applicazione del computer, e il telefono non ne sa nulla.

È il limite delle regole locali: vengono eseguite quando il programma è in funzione. Chiudi il portatile il venerdì e la classificazione si ferma fino a lunedì. Poi tre giorni di messaggi vengono riorganizzati tutti insieme, a volte con notifiche per email già lette sul telefono l'altro ieri.

I filtri sul server vengono eseguiti alla consegna, prima di salvare il messaggio nella cartella scelta. I dispositivi che si collegano dopo trovano la posta già ordinata. Alla base c'è Sieve, un linguaggio consolidato e adatto a questo compito. Notifiche e visualizzazione delle cartelle dipendono comunque dalle impostazioni del client.

Il luogo di esecuzione dei filtri cambia il risultato

La differenza nelle notifiche si nota ogni giorno. Arriva una newsletter, il telefono vibra e, quaranta minuti dopo, il programma sul computer la sposta in Da leggere più tardi. La regola ha funzionato, ma dopo l'interruzione che volevi evitare. Un filtro sul server archivia il messaggio prima della sincronizzazione con il telefono. Configura separatamente gli avvisi per quella cartella.

Sieve in breve

Sieve ha un compito preciso: decidere cosa fare con un messaggio alla consegna. Il linguaggio di base è definito in RFC 5228 e non è completo secondo Turing, per scelta progettuale. Non ha cicli e non permette di eseguire programmi arbitrari. Queste restrizioni contribuiscono a rendere più sicuro il filtraggio. Le estensioni disponibili e le loro capacità dipendono dal server; i limiti del linguaggio di base non descrivono necessariamente tutte le estensioni.

Uno script si presenta così:

if header :contains "from" "billing@vendor.com" {
    fileinto "Finance/Invoices";
    stop;
}

Non devi scriverlo tu. L'editor visuale genera Sieve dietro le quinte, e ogni filtro diventa parte dello script di consegna. Capire questo meccanismo spiega perché la valutazione termina con un arresto esplicito, perché l'inoltro usa SMTP e perché i dispositivi vedono l'organizzazione del server dopo la sincronizzazione. Salvare in una cartella non interrompe da solo le regole successive.

Ai filtri servono cartelle di destinazione

I filtri devono mettere i messaggi da qualche parte. Un elenco piatto di trenta cartelle non risolve sempre il disordine: a volte ne cambia soltanto la forma.

Puoi annidare le cartelle entro i limiti del server e del client. L'albero deriva dalla struttura IMAP, quindi la stessa gerarchia è disponibile nella webmail, in Outlook, in Apple Mail e sul telefono. Una sottocartella creata in un client appare negli altri dopo la sincronizzazione, talvolta in base alle sottoscrizioni delle cartelle.

Clients
  Acme
    Invoices
    Contracts
  Globex
    Invoices
Finance
  Receipts
  Tax

Tre funzioni rendono utile l'albero:

Espansione e compressione con preferenze personali. Nella webmail, lo stato dell'albero e i colori delle cartelle di una casella condivisa vengono salvati per membro. Due persone possono organizzare la barra laterale senza interferire, perché la preferenza appartiene al membro, non alla cartella.

Colori. Evidenzia le quattro o cinque cartelle che usi regolarmente per trovarle senza leggere tutto l'elenco.

Ricerca che rispetta la gerarchia. È la funzione più importante. In Clients puoi cercare solo in quella cartella, includere tutte le sottocartelle o cercare nell'intera casella. Senza la seconda opzione dovresti controllare ogni cartella finale separatamente. Vedi la ricerca in più caselle contemporaneamente per capire gli ambiti.

Creare filtri nell'editor visuale

Un filtro combina condizioni e azioni.

Le condizioni controllano mittente, destinatario, oggetto, corpo, dimensione o un'intestazione specifica. I confronti comprendono «contiene», «è esattamente», «inizia con» e «finisce con». Puoi richiedere che siano soddisfatte tutte le condizioni oppure che ne basti una.

Le azioni permettono di salvare in una cartella, inoltrare a un altro indirizzo, segnare come letto o importante, scartare senza avviso o rifiutare con una risposta al mittente.

Due azioni richiedono particolare attenzione.

Scartare non avvisa e non lascia una copia nel cestino. Il server accetta il messaggio senza salvarlo nella casella. I registri tecnici possono documentare l'elaborazione, ma non sono una copia recuperabile. Una condizione troppo ampia può distruggere posta necessaria senza che te ne accorga. È preferibile salvarla in una cartella che apri raramente.

Il rifiuto può inviare una notifica di errore al mittente della busta SMTP, che non coincide sempre con chi ha scritto il messaggio. Se l'indirizzo è contraffatto, l'avviso può arrivare a un estraneo. Si generano così notifiche di mancata consegna indesiderate, o backscatter. Il comportamento dipende dall'implementazione e dalla fase del rifiuto. Per la posta sospetta, la cartella Spam è generalmente più sicura.

L'inoltro tramite filtro usa SMTP, quindi la copia può fallire i controlli di autenticazione a destinazione. SRS aiuta con SPF riscrivendo l'indirizzo della busta, ma bisogna verificarne l'applicazione a quel percorso. Non garantisce il superamento di DMARC né l'arrivo nella posta in arrivo di Gmail. Esamina intestazioni e risultati di autenticazione per capire la causa della classificazione come spam.

I filtri vengono eseguiti in ordine

Le regole vengono valutate dall'alto verso il basso. Per questo un insieme di filtri può dare risultati diversi da quelli attesi.

Considera due regole:

1. Posta da @acme.com → salvare in Clients/Acme
2. L'oggetto contiene invoice → salvare in Finance/Invoices

Una fattura di Acme soddisfa prima la regola 1 e finisce in Clients/Acme. Se quella regola ha attiva l'interruzione dell'elaborazione, la regola 2 non viene eseguita. La causa è l'interruzione, non il salvataggio in una cartella. Potrebbe non comparire alcun avviso: semplicemente non troverai la fattura di Acme nella cartella finanziaria.

Il criterio è prima lo specifico, poi il generale. La regola per le fatture di un fornitore deve precedere quella per tutta la sua posta. Se un filtro smette di funzionare, controlla prima le regole sopra di esso e le opzioni di interruzione. Puoi modificare l'ordine trascinando le regole; spesso è sufficiente.

Quando scrivere Sieve a mano

L'editor visuale copre molte attività quotidiane. Per le condizioni che non può esprimere, il piano Agency offre un editor di codice Sieve.

Usalo per logica annidata, come questo E quello ma NON altro, espressioni regolari, intestazioni aggiuntive o uno script che combini risposta automatica, classificazione e inoltro. Il server deve supportare le estensioni necessarie. Uno script di testo permette anche di gestire le versioni e riutilizzare un modello in più caselle.

require ["fileinto", "regex", "imap4flags"];

if allof (
    header :regex "subject" "^\\[TICKET-[0-9]+\\]",
    not header :contains "from" "noreply@"
) {
    setflag "\\Flagged";
    fileinto "Support/Active";
    stop;
}

Attenzione: lo script sorgente e le regole visuali controllano il filtraggio della stessa casella. Non presumere che le modifiche manuali vengano riconvertite in regole visuali o conservate alla generazione successiva. Scegli una modalità di gestione principale per ogni casella. Vedi l'editor di codice Sieve.

Pratiche utili

Classifica per alias, non per mittente. Con un alias diverso per ogni servizio, come newsletters@, receipts@ o shopping@, una regola sul destinatario può sostituire molte regole sui mittenti. Resta utile quando il servizio cambia dominio di invio. Controlla l'indirizzo nell'intestazione del destinatario: copie nascoste e indirizzi riscritti possono richiedere un'altra condizione.

Salva nelle cartelle invece di eliminare. Una cartella Messaggi automatici per notifiche, avvisi e ricevute lascia la posta in arrivo agli scambi personali e conserva i messaggi per la ricerca. Scartare alla consegna non lascia una copia recuperabile; salvare in una cartella mantiene il messaggio finché non viene eliminato per altri motivi.

Contrassegna i messaggi urgenti invece di spostarli. Fuori dalla posta in arrivo è più facile non notarli. Segnali come importanti e lasciali dove li vedrai.

Una regola generale in fondo. Un filtro temporaneo può salvare in una cartella di revisione ciò che non è stato trattato prima. Così individui le lacune. Considera le interruzioni delle regole precedenti ed elimina il filtro di controllo quando l'insieme è stabile.

Non costruire prima tutta la gerarchia. Tre livelli di cartelle per posta non ancora ricevuta raramente corrispondono all'uso reale. Crea una cartella quando si forma un gruppo di messaggi.

Limiti dei filtri email

Questa tabella conserva i dati dell'articolo originale e non garantisce i limiti attuali. La configurazione vigente non abilita le normali regole utente su Nano e Starter, mentre Starter ha un limite separato per gli inoltri. Verifica le capacità attuali del tuo account. Gli inoltri hanno limiti propri perché inviano posta a tuo nome e dipendono dalle politiche di invio, non solo dall'archiviazione.

Domande frequenti

I filtri sul server funzionano con Outlook e Apple Mail?

Sì. Vengono eseguiti alla consegna, e il client vede la casella già ordinata dopo la sincronizzazione. Non devi duplicare le regole nel client, ma sottoscrizioni delle cartelle e notifiche si configurano separatamente.

Devo imparare Sieve?

No. L'editor visuale genera lo script per te. Agency offre l'editor di codice Sieve per le attività più complesse.

Perché un filtro ha smesso di funzionare?

Una causa frequente è che una regola precedente soddisfi le condizioni e interrompa la valutazione. Controlla ordine e opzione di interruzione, poi condizioni, attivazione della regola e stato dello script attivo.

Si possono applicare i filtri ai messaggi già arrivati?

Questi filtri vengono eseguiti alla consegna e riguardano la nuova posta. Per organizzare i messaggi già salvati, usa ricerca e azioni collettive. Sieve non esclude strumenti separati per rielaborare la posta, ma si tratta di un'altra funzione.

Che differenza c'è tra inoltro tramite filtro e inoltro della casella?

L'inoltro della casella invia una copia di tutta la posta in entrata a cui si applica quella configurazione. Il filtro seleziona i messaggi in base alle condizioni. Esistono inoltre azioni di inoltro che conservano una copia e altre che non la conservano. Verifica l'azione scelta e l'interazione con le altre regole.

I colori delle cartelle sono condivisi con il team?

No. Nella webmail, colori e stato dell'albero vengono salvati per membro della casella condivisa. Questo non significa che altri client mostrino gli stessi colori.

Quanti livelli di cartelle sono supportati?

Puoi annidare le cartelle entro i limiti del server e dei client. Dopo tre livelli, la ricerca è spesso più pratica della navigazione. L'albero si basa su IMAP, ma visualizzazione e sottoscrizioni dipendono dall'applicazione.

Conviene scartare lo spam con un filtro?

Meglio evitare. Scartare non mette il messaggio nel cestino: una condizione troppo ampia può far sparire posta necessaria senza avviso. Usa la cartella Spam e Segnala come spam per inviare un segnale al classificatore. Un semplice spostamento non equivale a questa operazione. Vedi i mittenti bloccati per capire la differenza.