העברת דוא״ל מ-Google Workspace ל-TrekMail בכמות גדולה

השתמשו ב-Bulk Import כדי להעתיק כמה תיבות דואר של Google Workspace אל TrekMail. כל שורה בקובץ ה-CSV משתמשת בפרטי ה-IMAP של תיבת המקור המתאימה. התהליך מעביר דוא״ל בלבד; אנשי קשר, יומנים, כללים והגדרות חשבון אינם מועתקים.

בדיקת הגישה לפני איסוף הסיסמאות

כלי הייבוא של TrekMail מתחבר אל Gmail דרך IMAP בעזרת סיסמת אפליקציה. לכל תיבת מקור נדרשת סיסמת אפליקציה משלה; אי אפשר להשתמש בסיסמת מנהל אחת עבור כל המשתמשים.

לפני הכנת ה-CSV, בקשו ממנהל Google Workspace לוודא שתיבות הדואר המיועדות רשאיות להשתמש ב-IMAP ובסיסמאות אפליקציה. Google יכולה להגביל זאת עבור ארגון או חשבון מסוים. ב-Gmail אישי, IMAP מופעל בדרך כלל כברירת מחדל, אך מנהלי Workspace יכולים לשלוט בו.

בקשו מהבעלים של כל תיבת דואר לבצע את הפעולות הבאות:

1. להיכנס לחשבון Google ולפתוח את Security.
2. להפעיל את 2-Step Verification אם החשבון רשאי להשתמש בה והיא עדיין אינה מופעלת.
3. ליצור App Password עבור ההעברה הזאת.
4. להעביר את סיסמת האפליקציה לאחראי על ההעברה בערוץ מאובטח ומאושר, ולא בצ׳אט או בדוא״ל.

ייתכן שהאפשרות App Password לא תהיה זמינה בגלל מדיניות הארגון, Advanced Protection או הגדרת האימות הדו-שלבי בחשבון. במקרה כזה, אל תשתמשו בסיסמת Google הרגילה של המשתמש כתחליף. פתרו תחילה את מגבלת המדיניות עם מנהל Workspace.

יצירת ה-CSV

כל שורות Gmail משתמשות באותו שרת מקור, לכן יש להשתמש במבנה הפשוט בן שלוש העמודות:

source_email,source_password,destination_email
alice@old-company.example,alice-app-password,alice@new-company.example
bob@old-company.example,bob-app-password,bob@new-company.example

• source_email היא תיבת Google Workspace שמועתקת.
• source_password היא סיסמת האפליקציה של אותה תיבה.
• destination_email היא תיבת TrekMail קיימת בחשבון שלכם.

ה-CSV מכיל פרטי התחברות. שמרו אותו במקום שהגישה אליו מוגבלת, לעולם אל תעלו אותו לפניית תמיכה או למאגר קוד, ומחקו אותו לאחר אימות ההעברה. כללי המרכאות, המגבלות והתבניות מפורטים במאמר מבנה CSV להעברה בכמות גדולה.

הפעלת האצווה

1. פתחו את Import > Bulk Import.
2. בחרו Gmail. TrekMail ימלא את הגדרות שרת Gmail.
3. הדביקו או העלו את ה-CSV.
4. בחרו Preview & validate. תקנו כל שורה לא תקינה לפני ההתחלה.
5. בחרו שיטה לטיפול בתיקיות. Preserve folder tree היא הבחירה המתאימה כשצריך לשמור את התוויות והתיקיות המותאמות של המשתמשים. Only INBOX + Sent מתאימה להעברה שהוגבלה במכוון.
6. השאירו את Skip duplicates פעילה בייבוא הראשון ובכל סבב השלמה מאוחר יותר.
7. הפעילו את האצווה והשתמשו בדף הפרטים שלה כדי לעקוב אחר כל תיבת דואר בנפרד.

Google עשויה להגביל פעילות IMAP בזמן ייבוא של קבוצה גדולה. האצווה עשויה להמתין בתור או להימשך זמן רב יותר בלי שהדבר יעיד על שגיאה ב-CSV. בדקו את המצב והשגיאה שמוצגים עבור תיבת הדואר המסוימת לפני שינוי פרטי ההתחברות או יצירת אצווה אחרת.

אם שורה נכשלת

• Authentication failed: ודאו שכתובת Google מלאה וצרו App Password חדשה. אל תשתמשו בסיסמת Google הרגילה.
• App Password unavailable: בקשו ממנהל Workspace לבדוק את החשבון ואת מדיניות הארגון. משתמש רגיל אינו יכול לעקוף את המגבלה הזאת ב-TrekMail.
• Connection problem: בחרו שוב את Gmail בטופס הייבוא כדי לשחזר את ההגדרות הרגילות, ואז הפעילו שוב את התצוגה המקדימה.
• Partly completed or failed after starting: פתחו את שורת האצווה, פתרו את הבעיה שדווחה והשתמשו בפעולה הזמינה Continue. עבודה שכבר הושלמה תישמר במידת האפשר.

השלמת המעבר

בדקו מדגם מייצג של תיבות משתמשים ואת התוויות החשובות שלהן לפני שינוי רשומות MX או ביטול רישיונות Google Workspace. במעבר הדרגתי אפשר להפעיל ייבוא נוסף עם Skip duplicates כדי להשלים הודעות שהגיעו למקור לאחר הסבב הראשון.