אבטחת תיבת דואר: סיסמה, שחזור ו-2FA

לכל תיבת TrekMail רגילה יש כרטיסיית אבטחה בדף ההגדרות. שם משנים את הסיסמה, יוצרים קוד שחזור חדש ובודקים אם אימות דו-שלבי מופעל. לתיבות משותפות אין כניסה ישירה, ולכן בהגדרות שלהן מופיעה גישה במקום זאת.

הדף מיועד למנהל החשבון שמבצע הגדרות מלוח הבקרה. אם התיבה בבעלותכם ואתם רוצים לשנות את הסיסמה בעצמכם בלי לפנות למנהל, ראו שינוי הסיסמה של תיבת הדואר בעצמכם.

איך מגיעים לכרטיסייה

1. פתחו את דף תיבות הדואר בלוח הבקרה.
2. לחצו על ניהול לצד תיבה רגילה.
3. פתחו את כרטיסיית אבטחה. הכרטיסיות האחרות משתנות לפי סוג התיבה, החבילה והמצב.

בכרטיסייה מופיעים שלושה אזורים, מלמעלה למטה: אימות דו-שלבי, סיסמת תיבת הדואר וקוד שחזור.

אימות דו-שלבי

באזור זה רואים אם 2FA מופעל לתיבה. המצב מופיע גם בכותרת הדף: תג ירוק "2FA פעיל" מציין שהוא מופעל, וקישור מעומעם "2FA כבוי" מציין שלא.

2FA מוגדר בידי בעלי התיבה מתוך Webmail, ולא מלוח הבקרה. הבעלים סורקים ומאשרים בעצמם את הסוד של יישום האימות. מנהל מורשה יכול לאפס 2FA כשהבעלים אינם מצליחים להיכנס, אך אינו יכול להפעיל אותו במקומם. כדי להפעיל או לכבות 2FA:

1. בעלי התיבה נכנסים ל-Webmail של TrekMail, או לכתובת הממותגת של סביבתכם.
2. בהגדרות Webmail הם מפעילים 2FA וסורקים את קוד ה-QR ביישום אימות כמו Google Authenticator,‏ 1Password או Authy.
3. לאחר האישור, חוזרים לכרטיסיית אבטחה או מרעננים אותה כדי לראות את המצב החדש.

לאחר הפעלת 2FA, כניסות חדשות ל-Webmail דורשות סיסמה ו-TOTP או קוד שחזור של 2FA. לקוחות IMAP ו-SMTP ממשיכים להשתמש בסיסמת התיבה. הפעלות קיימות אינן מושפעות. אם צריך לשנות פרטי כניסה, עיינו בהערות הסיסמה שלמטה.

סיסמת תיבת הדואר

באזור הסיסמה יש טופס אחד: הזינו את הסיסמה החדשה פעמיים ולחצו על שמירת סיסמה. כיום זו הדרך היחידה להגדיר סיסמה מלוח הבקרה. קיצור הדרך הישן עם "סמל המפתח" ברשימת התיבות הוסר בעיצוב מחדש במאי 2026.

הדרישות, שנבדקות בזמן ההקלדה:

• 12 תווים לפחות
• אות גדולה אחת לפחות
• אות קטנה אחת לפחות
• ספרה אחת לפחות

כפתור השמירה נשאר מושבת עד שכל ארבע הבדיקות ירוקות.

אם אינכם רוצים להמציא סיסמה, לחצו על יצירת סיסמה חזקה מתחת לשדה. אנו יוצרים שילוב של 18 תווים הכולל אותיות גדולות וקטנות, ספרות ומבחר קטן של סמלים, בלי תווים שקל לבלבל ביניהם כמו i,‏ l,‏ 0 ו-O. הסיסמה מודבקת אוטומטית בשני השדות ומוצגת כדי שתוכלו להעתיק אותה.

מה משתנה לאחר שמירה מוצלחת:

• הסיסמה הקודמת מפסיקה לעבוד בכניסות חדשות ל-Webmail,‏ IMAP ו-SMTP. עדכנו את Outlook, הטלפונים, התסריטים ולקוחות אחרים לפני שתצפו שיתחברו מחדש.
• הגישה ממכשירים מהימנים מבוטלת. שינוי סיסמה בידי מנהל אינו סוגר אוטומטית הפעלות Webmail קיימות. אם הפעלה פעילה מעוררת חשש, השעו את התיבה או נקטו אמצעים אחרים לתגובה לאירוע.
• הדואר בתיבה אינו מושפע. הודעות ותיקיות אינן נמחקות.

אם אתם מאפסים בגלל חשד לפריצה, זו הפעולה שבאמת חוסמת את האדם האחר.

קוד שחזור

קוד שחזור הוא מחרוזת חד-פעמית שמאפשרת לבעלי התיבה לאפס את הסיסמה כשאינם יכולים להשתמש בסיסמה הנוכחית. הוא אינו מכניס אותם ישירות ואינו מחליף את קודי השחזור הנפרדים של 2FA.

הכרטיס מציג:

• מתי הונפק הקוד הפעיל, למשל "הונפק לפני 3 שעות", או "טרם הונפק" כשלא נשאר קוד שמיש.
• כפתור יצירת קוד חדש.

לחיצה על יצירה פותחת תיבת אישור ומציגה את הקוד החדש פעם אחת בלבד. שמרו אותו מיד. לאחר סגירת התיבה אי אפשר לאחזר אותו. תוקף הקוד פג לאחר 24 שעות. יצירת קוד חדש מבטלת את כל קודי שחזור הסיסמה הקודמים, כולל קוד ישן שנשמר בזמן הגדרה קודמת.

מסרו את הקוד למשתמש בערוץ מאובטח, כגון קישור Send ממנהל סיסמאות, Signal או פנים אל פנים. לאחר מכן המשתמש מזין אותו בדף "שכחת סיסמה?" של Webmail, במצב קוד שחזור, וקובע בעצמו סיסמה חדשה.

אם אנו עוצרים שליחה מתיבה

אנו עוקבים אחר הדואר היוצא מכל תיבה. אם הפעילות מצביעה על שימוש לרעה בסיסמה, אנו יכולים למנוע רק מאותה תיבה לשלוח ולהשאיר את כל השאר ללא שינוי. הדואר ממשיך להגיע, הבעלים עדיין יכולים להיכנס ולקרוא, תיבות אחרות בחשבון אינן מושפעות והמוניטין של הדומיין נשמר.

זהו מנגנון בטיחות ולא עונש, וניצור אתכם קשר בנושא.

מה צריך לעשות:

1. שנו את סיסמת התיבה בטופס שלמעלה. פעולה זו היא שחוסמת באמת את האדם האחר; עצירת השליחה רק קונה זמן.
2. הזינו את הסיסמה החדשה בכל מקום שבו התיבה מוגדרת: טלפונים, יישומי דואר וכל תסריט או כלי ששולח דרכה.
3. הודיעו לתמיכה שסיימתם דרך דף התמיכה. אנו נפעיל מחדש את השליחה; מטעמי תכנון אינכם יכולים לבצע את החלק הזה בעצמכם.

בזמן שהחסימה בתוקף, התיבה פועלת כרגיל מכל בחינה אחרת. כל מה שנכתב ב-Webmail יכול להישמר כטיוטה ולהישלח לאחר חידוש השליחה.

כמה הרגלים טובים

• השתמשו בסיסמה שונה מזו של לוח הבקרה של TrekMail. פריצה לתיבה אינה אמורה לאפשר גישה לחיוב או לתיבות אחרות.
• שמרו את קוד השחזור במנהל סיסמאות. לא בדואר הנכנס ולא על פתק, אלא במנהל שנפרד מהתיבה שעליה אתם מגינים.
• הפעילו 2FA בתיבות רגילות חשובות. תיבות משותפות אינן נכנסות ישירות, ולכן מגינים עליהן באמצעות שמירה על התיבה האישית של כל חבר.

מה לא נמצא בכרטיסייה זו

כמה דברים שאולי ציפיתם למצוא כאן נמצאים במקום אחר, לפי התכנון:

• כללי העברה: להעברה יש כרטיסייה משלה. היא עוסקת בניתוב ולא באבטחה.
• שולחים מורשים או חסומים: נמצאים בכרטיסיית מסננים. כרטיסיית אבטחה צרה בכוונה כדי להפריד בין "מי יכול להיכנס" לבין "מה מתקבל".
• מחיקת תיבה: השתמשו בסמל פח האשפה בפינה הימנית העליונה של כותרת הדף, לצד עריכת אחסון. זו פעולה בצד החבילה ולא בצד האבטחה.
• 2FA לכניסת בעלי החשבון: זו הגדרה אחרת תחת חשבון → אבטחה, ולא בתיבה עצמה. השתיים עצמאיות: בעלי החשבון יכולים להפעיל 2FA ללוח הבקרה גם אם הוא כבוי בתיבות בודדות.