Confidentialité et conservation des données TrekMail

TrekMail stocke des données afin de fournir les fonctionnalités de messagerie, de stockage de fichiers, de facturation, de sécurité et d’assistance du Service. Nous ne vendons pas le Contenu client et n’utilisons pas le contenu des e-mails ou de Drive à des fins publicitaires. Des données limitées relatives au compte, aux transactions, aux appareils et aux campagnes peuvent être traitées par des prestataires pour le fonctionnement de la plateforme et la mesure publicitaire, comme indiqué dans la Politique de confidentialité.

Données que nous stockons

• Informations du compte : Adresse e-mail, nom et données de facturation.
• Données des boîtes mail : E-mails, dossiers et état lu/non lu.
• Données Drive : Fichiers, dossiers, métadonnées des fichiers, utilisation du stockage, paramètres des liens publics et activité Drive nécessaire au fonctionnement et à la sécurisation de la fonctionnalité.
• Journaux d’utilisation : Événements de livraison SMTP et journaux de rebonds à des fins de diagnostic.
• Jetons API : Nom du jeton, secret haché, portées, contraintes de domaine, expiration et métadonnées d’utilisation (horodatage de dernière utilisation et adresse IP).
• Événements d’audit API : Les activités API liées à la sécurité peuvent être consignées avec des informations telles que le jeton utilisé, la ressource concernée, l’adresse IP, l’ID de requête et l’horodatage. L’échantillonnage, la conservation et les champs affichés peuvent varier selon le type d’événement et l’offre.

Durée de conservation

• Comptes actifs : Les données sont conservées tant que votre compte est actif, ainsi que selon les autres conditions ci-dessous.
• Comptes supprimés : Un compte vérifié dont la suppression est programmée bénéficie généralement d’un délai de grâce de 7 jours avant le début de la suppression définitive. Un compte non vérifié ou autrement non admissible peut être supprimé sans ce délai lorsque le parcours produit et la législation applicables le permettent.
• Corbeille Drive : Les fichiers Drive supprimés peuvent rester dans la Corbeille pendant une période de récupération limitée et continuer à occuper de l’espace jusqu’à leur suppression définitive.
• Liens publics : Les liens publics actifs restent disponibles jusqu’à leur expiration, l’atteinte de leur limite de téléchargement, leur révocation, la suppression du fichier associé ou la désactivation de l’accès. Les données des liens révoqués peuvent être conservées pendant une durée limitée à des fins d’audit et de prévention des abus.
• Impayé ou résiliation du module de stockage Drive : Si toutes les nouvelles tentatives de paiement échouent ou si le module prend fin, le compte passe en lecture seule pendant un délai de grâce de 7 jours. Si, après ces 7 jours, le compte dépasse toujours son quota de stockage restant, des fichiers Drive peuvent être supprimés de manière définitive et irréversible pour ramener l’utilisation sous le quota disponible. Aucun délai de grâce supplémentaire de 30 jours ne s’applique à la capacité d’un module résilié ou impayé.
• Données de facturation : Elles sont généralement conservées pendant la durée raisonnablement nécessaire aux obligations fiscales, comptables, de prévention de la fraude, de règlement des litiges et légales. Certaines données peuvent être conservées environ 7 ans, voire plus si nécessaire.
• Jetons API : Les jetons révoqués et expirés sont conservés à titre de référence tant que votre compte est actif. Ils sont supprimés avec le compte.
• Journaux d’audit API : Ils sont généralement conservés pendant une durée opérationnelle limitée. Une période de 90 jours peut s’appliquer aux événements visibles dans le tableau de bord, tandis que les données de sécurité, de litige ou à caractère légal peuvent suivre un autre calendrier.
• Clés d’idempotence : Elles sont habituellement conservées pendant une courte durée opérationnelle afin d’éviter les opérations API en double.
• Pièces jointes aux demandes d’assistance : Elles sont généralement supprimées après la période de conservation applicable à l’assistance et à la sécurité. Certaines données peuvent être conservées plus longtemps en cas de litige, pour prévenir les abus ou répondre à des obligations légales.

Vos droits

• Accès : Demandez une copie de vos données auprès de l’Assistance.
• Suppression : Supprimez votre compte ou présentez une demande applicable de suppression des données personnelles concernées, sous réserve des sauvegardes opérationnelles et des données que TrekMail ou ses prestataires peuvent conserver à des fins de sécurité, fiscales, comptables, de litige, légales ou à d’autres fins autorisées.
• Portabilité : Exportez vos e-mails via IMAP et téléchargez vos fichiers Drive à l’aide des interfaces disponibles du produit tant que le compte reste actif et accessible.

White Label Lite et relations de sous-traitance

Si vous fournissez des boîtes mail à vos propres clients avec White Label Lite, la relation se présente ainsi au regard de la protection des données :

• Votre client ou utilisateur final peut être une personne concernée.
• Vous (le titulaire du compte TrekMail qui exploite le service à sa marque) déterminez généralement les finalités et les moyens du traitement du contenu des boîtes mail de vos clients et pouvez agir en qualité de responsable du traitement au sens de la législation applicable.
• TrekMail agit généralement comme votre sous-traitant ou sous-traitant ultérieur pour ce Contenu client, tout en agissant comme responsable du traitement indépendant pour l’administration des comptes, la facturation, la sécurité, la conformité légale et les finalités similaires décrites dans la Politique de confidentialité.

Vous restez responsable des avis, instructions, autorisations, contrats et réponses nécessaires dans votre relation avec les utilisateurs finaux. Les clauses contractuelles de TrekMail relatives au traitement des données figurent dans la Politique de confidentialité. Cet article ne constitue pas une promesse de DPA distinct signé par TrekMail.

Articles connexes

• Supprimer votre compte TrekMail
• Exporter les données de vos domaines et boîtes mail
• Présentation de la sécurité de la plateforme