Privacy e conservazione dei dati su TrekMail

TrekMail archivia i dati per fornire le funzionalità del Servizio relative a e-mail, archiviazione di file, fatturazione, sicurezza e assistenza. Non vendiamo i Contenuti del Cliente e non utilizziamo i contenuti delle e-mail o di Drive per la pubblicità. Dati limitati relativi ad account, transazioni, dispositivi e campagne possono essere trattati dai fornitori di servizi per il funzionamento della piattaforma e la misurazione pubblicitaria, come descritto nell’Informativa sulla privacy.

Dati archiviati

• Informazioni sull’account: E-mail, nome e dati di fatturazione.
• Dati delle caselle di posta: Messaggi e-mail, cartelle e stato letto/non letto.
• Dati di Drive: File, cartelle, metadati dei file, utilizzo dello spazio, impostazioni dei link pubblici e attività di Drive necessaria per fornire e proteggere la funzionalità.
• Registri di utilizzo: Eventi di consegna SMTP e registri dei messaggi respinti per la diagnostica.
• Token API: Nome del token, segreto sottoposto ad hashing, ambiti, vincoli di dominio, scadenza e metadati di utilizzo (data e ora dell’ultimo uso e IP).
• Eventi di controllo API: Le attività API rilevanti per la sicurezza possono essere registrate con dettagli quali il token utilizzato, la risorsa interessata, l’indirizzo IP, l’ID della richiesta e la data e ora. Il campionamento, la conservazione e i campi visualizzati possono variare in base al tipo di evento e al piano.

Durata della conservazione

• Account attivi: I dati vengono conservati finché l’account è attivo e secondo le altre condizioni indicate di seguito.
• Account eliminati: Un account verificato di cui è programmata l’eliminazione dispone generalmente di un periodo di tolleranza di 7 giorni prima dell’inizio dell’eliminazione definitiva. Un account non verificato o altrimenti non idoneo può essere eliminato senza tale periodo, ove consentito dal flusso del prodotto e dalla legge applicabili.
• Cestino di Drive: I file eliminati da Drive possono rimanere nel Cestino per un periodo di recupero limitato e continuare a occupare spazio fino alla rimozione definitiva.
• Link pubblici: I link pubblici attivi rimangono disponibili finché non scadono, raggiungono il limite di download, vengono revocati, il file collegato viene eliminato o l’accesso viene disabilitato. I dati dei link revocati possono essere conservati per un periodo limitato per controlli e prevenzione degli abusi.
• Mancato pagamento o annullamento del componente aggiuntivo di archiviazione Drive: Se i tentativi di pagamento vengono esauriti o il componente termina, l’account entra in un periodo di tolleranza di 7 giorni in sola lettura. Se dopo questi 7 giorni l’account supera ancora il limite di spazio residuo, i file di Drive possono essere eliminati in modo permanente e irreversibile per riportare l’utilizzo entro il limite disponibile. Non è previsto un ulteriore periodo di tolleranza di 30 giorni per la capacità di un componente terminato o non pagato.
• Dati di fatturazione: Vengono generalmente conservati per il periodo ragionevolmente necessario ad adempiere agli obblighi fiscali, contabili, di prevenzione delle frodi, relativi alle controversie e legali. Alcuni dati possono essere conservati per circa 7 anni o più a lungo, ove necessario.
• Token API: I token revocati e scaduti vengono conservati come riferimento finché l’account è attivo. Vengono eliminati insieme all’account.
• Registri di controllo API: Vengono generalmente conservati per un periodo operativo limitato. Agli eventi visibili nella Dashboard può applicarsi un periodo di 90 giorni, mentre i dati di sicurezza, controversia o natura legale possono seguire tempistiche diverse.
• Chiavi di idempotenza: Vengono solitamente conservate per un breve periodo operativo per contribuire a evitare operazioni API duplicate.
• Allegati dei ticket di assistenza: Vengono generalmente rimossi al termine del periodo di conservazione applicabile per assistenza e sicurezza. Alcuni dati possono essere conservati più a lungo per controversie, prevenzione degli abusi o obblighi legali.

I tuoi diritti

• Accesso: Richiedi una copia dei tuoi dati all’Assistenza.
• Eliminazione: Elimina il tuo account o presenta una richiesta applicabile per rimuovere i dati personali interessati, fatte salve le copie di backup operative e i dati che TrekMail o i suoi fornitori possono conservare per sicurezza, fisco, contabilità, controversie, obblighi legali o altri scopi consentiti.
• Portabilità: Esporta le e-mail tramite IMAP e scarica i file di Drive dalle interfacce disponibili del prodotto finché l’account rimane attivo e accessibile.

White Label Lite e rapporti con i responsabili del trattamento

Se fornisci caselle di posta ai tuoi clienti tramite White Label Lite, ai fini della protezione dei dati il rapporto è il seguente:

• Il tuo cliente o utente finale può essere un interessato.
• Tu (il titolare dell’account TrekMail che gestisce il servizio con il proprio marchio) determini generalmente finalità e mezzi del trattamento dei contenuti delle caselle di posta dei tuoi clienti e puoi agire come titolare del trattamento ai sensi della normativa applicabile sulla protezione dei dati.
• TrekMail agisce generalmente come tuo responsabile o sub-responsabile del trattamento per tali Contenuti del Cliente, mentre opera come titolare indipendente per amministrazione degli account, fatturazione, sicurezza, conformità legale e scopi analoghi descritti nell’Informativa sulla privacy.

Rimani responsabile delle informative, istruzioni, autorizzazioni, contratti e risposte necessari nel rapporto con gli utenti finali. I termini contrattuali di TrekMail sul trattamento dei dati sono inclusi nell’Informativa sulla privacy. Questo articolo non costituisce una promessa da parte di TrekMail di un DPA separato e firmato.