Privacy e conservazione dei dati su TrekMail

TrekMail archivia i dati per fornire le funzionalità del Servizio relative a e-mail, archiviazione di file, fatturazione, sicurezza e assistenza. Non vendiamo i Contenuti del Cliente e non utilizziamo i contenuti delle e-mail o di Drive per la pubblicità. Dati limitati relativi ad account, transazioni, dispositivi e campagne possono essere trattati dai fornitori di servizi per il funzionamento della piattaforma e la misurazione pubblicitaria, come descritto nell’Informativa sulla privacy.

Dati archiviati

• Informazioni sull’account: E-mail, nome e dati di fatturazione.
• Dati delle caselle di posta: Messaggi e-mail, cartelle e stato letto/non letto.
• Dati di Drive: File, cartelle, metadati dei file, utilizzo dello spazio, impostazioni dei link pubblici e attività di Drive necessaria per fornire e proteggere la funzionalità.
• Registri di utilizzo: Eventi di consegna SMTP e registri dei messaggi respinti per la diagnostica.
• Token API: Nome del token, segreto sottoposto ad hashing, ambiti, vincoli di dominio, scadenza e metadati di utilizzo (data e ora dell’ultimo uso e IP).
• Eventi di controllo API: Le attività API rilevanti per la sicurezza possono essere registrate con dettagli quali il token utilizzato, la risorsa interessata, l’indirizzo IP, l’ID della richiesta e la data e ora. Il campionamento, la conservazione e i campi visualizzati possono variare in base al tipo di evento e al piano.

Durata della conservazione

• Account attivi: I dati vengono conservati finché l’account è attivo e secondo le altre condizioni indicate di seguito.
• Account eliminati: Un account verificato di cui è programmata l’eliminazione dispone generalmente di un periodo di tolleranza di 7 giorni prima dell’inizio dell’eliminazione definitiva. Un account non verificato o altrimenti non idoneo può essere eliminato senza tale periodo, ove consentito dal flusso del prodotto e dalla legge applicabili.
• Cestino e Spam della posta: I messaggi nelle cartelle Cestino e Spam di una casella di posta vengono eliminati definitivamente quando vi si trovano da 30 giorni. La pulizia viene eseguita quando la casella riceve nuova posta o quando qualcuno vi accede, quindi una casella che nessuno usa può conservare lì messaggi più vecchi fino ad allora. La posta nelle altre cartelle resta finché un utente non la elimina.
• Cestino di Drive: I file eliminati da Drive possono rimanere nel Cestino per un periodo di recupero limitato e continuare a occupare spazio fino alla rimozione definitiva.
• Link pubblici: I link pubblici attivi rimangono disponibili finché non scadono, raggiungono il limite di download, vengono revocati, il file collegato viene eliminato o l’accesso viene disabilitato. I dati dei link revocati possono essere conservati per un periodo limitato per controlli e prevenzione degli abusi.
• Mancato pagamento o annullamento del componente aggiuntivo di archiviazione Drive: Se i tentativi di pagamento vengono esauriti o il componente termina, l’account entra in un periodo di tolleranza di 7 giorni in sola lettura. Se dopo questi 7 giorni l’account supera ancora il limite di spazio residuo, i file di Drive possono essere eliminati in modo permanente e irreversibile per riportare l’utilizzo entro il limite disponibile. Non è previsto un ulteriore periodo di tolleranza di 30 giorni per la capacità di un componente terminato o non pagato.
• Dati di fatturazione: Vengono generalmente conservati per il periodo ragionevolmente necessario ad adempiere agli obblighi fiscali, contabili, di prevenzione delle frodi, relativi alle controversie e legali. Alcuni dati possono essere conservati per circa 7 anni o più a lungo, ove necessario.
• Token API: I token revocati e scaduti vengono conservati come riferimento finché l’account è attivo. Vengono eliminati insieme all’account.
• Registri di controllo API: Vengono generalmente conservati per un periodo operativo limitato. Agli eventi visibili nella Dashboard può applicarsi un periodo di 90 giorni, mentre i dati di sicurezza, controversia o natura legale possono seguire tempistiche diverse.
• Chiavi di idempotenza: Vengono solitamente conservate per un breve periodo operativo per contribuire a evitare operazioni API duplicate.
• Allegati dei ticket di assistenza: Vengono generalmente rimossi al termine del periodo di conservazione applicabile per assistenza e sicurezza. Alcuni dati possono essere conservati più a lungo per controversie, prevenzione degli abusi o obblighi legali.

I tuoi diritti

• Accesso: Richiedi una copia dei tuoi dati all’Assistenza.
• Eliminazione: Elimina il tuo account o presenta una richiesta applicabile per rimuovere i dati personali interessati, fatte salve le copie di backup operative e i dati che TrekMail o i suoi fornitori possono conservare per sicurezza, fisco, contabilità, controversie, obblighi legali o altri scopi consentiti.
• Portabilità: Esporta le e-mail tramite IMAP e scarica i file di Drive dalle interfacce disponibili del prodotto finché l’account rimane attivo e accessibile.

White Label Lite e rapporti con i responsabili del trattamento

Se fornisci caselle di posta ai tuoi clienti tramite White Label Lite, ai fini della protezione dei dati il rapporto è il seguente:

• Il tuo cliente o utente finale può essere un interessato.
• Tu (il titolare dell’account TrekMail che gestisce il servizio con il proprio marchio) determini generalmente finalità e mezzi del trattamento dei contenuti delle caselle di posta dei tuoi clienti e puoi agire come titolare del trattamento ai sensi della normativa applicabile sulla protezione dei dati.
• TrekMail agisce generalmente come tuo responsabile o sub-responsabile del trattamento per tali Contenuti del Cliente, mentre opera come titolare indipendente per amministrazione degli account, fatturazione, sicurezza, conformità legale e scopi analoghi descritti nell’Informativa sulla privacy.

Rimani responsabile delle informative, istruzioni, autorizzazioni, contratti e risposte necessari nel rapporto con gli utenti finali. I termini contrattuali di TrekMail sul trattamento dei dati sono inclusi nell’Informativa sulla privacy. Questo articolo non costituisce una promessa da parte di TrekMail di un DPA separato e firmato.