Privacidade e retenção de dados no TrekMail

O TrekMail armazena dados para oferecer os recursos de e-mail, armazenamento de arquivos, cobrança, segurança e suporte do Serviço. Não vendemos o Conteúdo do Cliente nem usamos conteúdo de e-mail ou do Drive para publicidade. Dados limitados de conta, transação, dispositivo e campanha podem ser processados por prestadores de serviço para a operação da plataforma e a medição de publicidade, conforme descrito na Política de Privacidade.

O que armazenamos

• Informações da conta: E-mail, nome e dados de cobrança.
• Dados da caixa de correio: Mensagens de e-mail, pastas e status lido/não lido.
• Dados do Drive: Arquivos, pastas, metadados de arquivos, uso do armazenamento, configurações de links públicos e a atividade do Drive necessária para oferecer e proteger o recurso.
• Logs de uso: Eventos de entrega SMTP e logs de devolução para diagnóstico.
• Tokens de API: Nome do token, segredo com hash, escopos, restrições de domínio, expiração e metadados de uso (data e hora do último uso e IP).
• Eventos de auditoria da API: Atividades da API relevantes para a segurança podem ser registradas com detalhes como token usado, recurso afetado, endereço IP, ID da solicitação e data e hora. A amostragem, a retenção e os campos exibidos podem variar conforme o tipo de evento e o plano.

Por quanto tempo mantemos os dados

• Contas ativas: Os dados são mantidos enquanto sua conta estiver ativa e conforme as demais condições abaixo.
• Contas excluídas: Uma conta verificada com exclusão programada geralmente tem um período de carência de 7 dias antes do início da exclusão permanente. Uma conta não verificada ou inelegível por outro motivo pode ser excluída sem esse período quando permitido pelo fluxo aplicável do produto e pela lei.
• Lixeira do Drive: Arquivos excluídos do Drive podem permanecer na Lixeira por um período limitado de recuperação e continuar ocupando armazenamento até serem removidos permanentemente.
• Links públicos: Links públicos ativos permanecem disponíveis até expirarem, atingirem o limite de downloads, serem revogados, o arquivo associado ser excluído ou o acesso ser desativado. Registros de links revogados podem ser mantidos por um período limitado para auditoria e prevenção de abuso.
• Falta de pagamento ou cancelamento do complemento de armazenamento do Drive: Se todas as novas tentativas de pagamento falharem ou o complemento terminar, a conta entra em um período de carência de 7 dias somente para leitura. Se, depois desses 7 dias, a conta ainda exceder o limite de armazenamento restante, arquivos do Drive poderão ser excluídos de forma permanente e irreversível até que o uso fique dentro do limite disponível. Não há período de carência adicional de 30 dias para a capacidade de um complemento encerrado ou não pago.
• Registros de cobrança: Geralmente são mantidos pelo período razoavelmente necessário para obrigações fiscais, contábeis, de prevenção de fraude, disputas e obrigações legais. Alguns registros podem ser mantidos por aproximadamente 7 anos ou mais, quando necessário.
• Tokens de API: Tokens revogados e expirados são mantidos para referência enquanto sua conta estiver ativa. São excluídos com a conta.
• Logs de auditoria da API: Geralmente são mantidos por um período operacional limitado. Uma janela de 90 dias pode se aplicar aos eventos visíveis no Painel, enquanto registros de segurança, disputas ou questões legais podem seguir outro cronograma.
• Chaves de idempotência: Normalmente são mantidas por um período operacional curto para ajudar a evitar operações duplicadas na API.
• Anexos de chamados de suporte: Geralmente são removidos após o período de retenção aplicável de suporte e segurança. Alguns registros podem ser mantidos por mais tempo devido a disputas, prevenção de abuso ou obrigações legais.

Seus direitos

• Acesso: Solicite uma cópia dos seus dados ao Suporte.
• Exclusão: Exclua sua conta ou envie uma solicitação aplicável para remover dados pessoais cobertos, sujeito a backups operacionais e registros que o TrekMail ou seus provedores possam manter para segurança, questões fiscais, contabilidade, disputas, obrigações legais ou outras finalidades permitidas.
• Portabilidade: Exporte seus e-mails via IMAP e baixe os arquivos do Drive pelas interfaces disponíveis do produto enquanto a conta permanecer ativa e acessível.

White Label Lite e relações de operador de dados

Se você oferece caixas de correio a seus próprios clientes por meio do White Label Lite, a relação para fins de proteção de dados é a seguinte:

• Seu cliente ou usuário final pode ser um titular de dados.
• Você (o titular da conta TrekMail que opera o serviço com sua marca) geralmente determina as finalidades e os meios de processamento do conteúdo das caixas de correio de seus clientes e pode atuar como controlador conforme a legislação de proteção de dados aplicável.
• O TrekMail geralmente atua como seu operador ou suboperador para esse Conteúdo do Cliente, enquanto atua como controlador independente para administração de contas, cobrança, segurança, conformidade legal e finalidades semelhantes descritas na Política de Privacidade.

Você continua responsável pelos avisos, instruções, permissões, contratos e respostas exigidos para sua relação com os usuários finais. Os termos contratuais de processamento de dados do TrekMail estão incluídos na Política de Privacidade. O TrekMail não promete um DPA separado e assinado por meio deste artigo.