Privacidad y conservación de datos en TrekMail

TrekMail almacena datos para prestar las funciones de correo electrónico, almacenamiento de archivos, facturación, seguridad y soporte del Servicio. No vendemos el Contenido del Cliente ni utilizamos el contenido del correo o de Drive con fines publicitarios. Los proveedores de servicios pueden tratar datos limitados de cuentas, transacciones, dispositivos y campañas para operar la plataforma y medir la publicidad, según se describe en la Política de privacidad.

Qué almacenamos

• Información de la cuenta: Correo electrónico, nombre y datos de facturación.
• Datos del buzón: Mensajes de correo, carpetas y estado leído/no leído.
• Datos de Drive: Archivos, carpetas, metadatos de archivos, uso del almacenamiento, configuración de enlaces públicos y la actividad de Drive necesaria para prestar y proteger la función.
• Registros de uso: Eventos de entrega SMTP y registros de rebotes para diagnóstico.
• Tokens de API: Nombre del token, secreto con hash, ámbitos, restricciones de dominio, vencimiento y metadatos de uso (marca temporal del último uso e IP).
• Eventos de auditoría de API: La actividad de API relevante para la seguridad puede registrarse con datos como el token usado, el recurso afectado, la dirección IP, el ID de solicitud y la marca temporal. El muestreo, la conservación y los campos mostrados pueden variar según el tipo de evento y el plan.

Durante cuánto tiempo los conservamos

• Cuentas activas: Los datos se conservan mientras la cuenta esté activa y conforme a las demás condiciones indicadas a continuación.
• Cuentas eliminadas: Una cuenta verificada cuya eliminación esté programada suele tener un periodo de gracia de 7 días antes de que comience la eliminación permanente. Una cuenta no verificada o que no cumpla otros requisitos puede eliminarse sin ese periodo cuando lo permitan el flujo del producto y la legislación aplicables.
• Papelera de Drive: Los archivos eliminados de Drive pueden permanecer en la Papelera durante un periodo limitado de recuperación y seguir contando para el almacenamiento hasta que se borren definitivamente.
• Enlaces públicos: Los enlaces públicos activos permanecen disponibles hasta que vencen, alcanzan el límite de descargas, se revocan, se elimina el archivo subyacente o se desactiva el acceso. Los registros de enlaces revocados pueden conservarse durante un periodo limitado con fines de auditoría y prevención del abuso.
• Impago o cancelación del complemento de almacenamiento de Drive: Si se agotan los reintentos de pago o finaliza el complemento, la cuenta entra en un periodo de gracia de 7 días en modo de solo lectura. Si después de esos 7 días la cuenta sigue superando el límite de almacenamiento restante, los archivos de Drive pueden eliminarse de forma permanente e irreversible hasta ajustar el uso al límite disponible. No existe un periodo de gracia adicional de 30 días para la capacidad de un complemento finalizado o impagado.
• Registros de facturación: Por lo general, se conservan durante el periodo razonablemente necesario para cumplir obligaciones fiscales, contables, de prevención del fraude, de resolución de disputas y legales. Algunos registros pueden conservarse durante aproximadamente 7 años o más cuando sea necesario.
• Tokens de API: Los tokens revocados y vencidos se conservan como referencia mientras la cuenta esté activa. Se eliminan con la cuenta.
• Registros de auditoría de API: Por lo general, se conservan durante un periodo operativo limitado. Puede aplicarse un plazo de 90 días a los eventos visibles en el panel, mientras que los registros de seguridad, disputas o asuntos legales pueden seguir otro calendario.
• Claves de idempotencia: Suelen conservarse durante un periodo operativo breve para ayudar a evitar operaciones de API duplicadas.
• Archivos adjuntos de solicitudes de soporte: Por lo general, se eliminan al finalizar el periodo de conservación aplicable de soporte y seguridad. Algunos registros pueden conservarse durante más tiempo por disputas, prevención del abuso u obligaciones legales.

Tus derechos

• Acceso: Solicita una copia de tus datos a Soporte.
• Eliminación: Elimina tu cuenta o presenta una solicitud aplicable para borrar los datos personales cubiertos, con sujeción a las copias de seguridad operativas y a los registros que TrekMail o sus proveedores puedan conservar por motivos de seguridad, fiscales, contables, de disputas, legales u otros fines permitidos.
• Portabilidad: Exporta tus mensajes mediante IMAP y descarga los archivos de Drive a través de las interfaces disponibles del producto mientras la cuenta siga activa y accesible.

White Label Lite y las relaciones de encargado del tratamiento

Si proporcionas buzones a tus propios clientes mediante White Label Lite, la relación a efectos de protección de datos es la siguiente:

• Tu cliente o usuario final puede ser un interesado.
• Tú (el titular de la cuenta de TrekMail que opera el servicio con marca) determinas generalmente los fines y los medios del tratamiento del contenido de los buzones de tus clientes y puedes actuar como responsable del tratamiento conforme a la legislación aplicable sobre protección de datos.
• TrekMail actúa generalmente como tu encargado o subencargado del tratamiento de ese Contenido del Cliente, y como responsable independiente para la administración de cuentas, facturación, seguridad, cumplimiento legal y fines similares descritos en la Política de privacidad.

Sigues siendo responsable de los avisos, instrucciones, permisos, contratos y respuestas necesarios en tu relación con los usuarios finales. Las condiciones contractuales de tratamiento de datos de TrekMail se incluyen en la Política de privacidad. TrekMail no promete un DPA firmado por separado mediante este artículo.