Une même personne doit souvent endosser plusieurs rôles d’expéditeur. Le dirigeant d’une petite entreprise utilise sales@ avec ses prospects, accounts@ avec ses fournisseurs et son propre nom avec tous les autres interlocuteurs. Un consultant qui travaille pour trois clients écrit au nom de trois domaines différents. Pouvoir envoyer depuis plusieurs adresses avec une seule boîte évite justement d’avoir trois boîtes à consulter.
Cette page explique le fonctionnement des identités, la différence entre une identité et un alias, ainsi que les réglages d’authentification qui déterminent si les messages arrivent à destination.
Identités, alias et boîtes mail
Avant d’envoyer depuis plusieurs adresses, il faut distinguer trois notions proches. Elles sont souvent confondues, alors que leur différence détermine la configuration dont vous avez réellement besoin.
Un alias est une adresse supplémentaire dont les messages arrivent dans une boîte mail. Il sert à la réception.
Une identité correspond à une adresse d’expéditeur que vous êtes autorisé à utiliser, avec son nom affiché et sa signature. Elle sert à l’envoi.
Une boîte mail est un compte disposant de son propre espace de stockage et de ses propres identifiants de connexion.
Pour envoyer depuis plusieurs adresses, il vous faut des identités, généralement associées à des alias afin que ces mêmes adresses puissent aussi recevoir des messages. Créer des boîtes distinctes serait contre-productif, car vous retrouveriez précisément le problème initial: plusieurs endroits à consulter.
Tout ce qui accompagne une identité
Une identité ne se limite pas à l’adresse indiquée dans le champ Expéditeur. Les autres éléments qui lui sont associés rendent l’envoi depuis plusieurs adresses cohérent aux yeux des destinataires, au lieu de donner l’impression d’un montage improvisé.
Chaque identité possède son propre nom affiché. Ainsi, un message envoyé depuis accounts@ peut apparaître au nom de votre service comptable plutôt que sous votre nom personnel. Elle peut aussi avoir sa propre signature, celle que les destinataires liront réellement. Un consultant qui écrit pour trois clients a besoin de trois jeux de coordonnées, pas d’un bloc générique.
Le choix de l’identité lors d’une réponse mérite une attention particulière. Lorsqu’un message arrive à l’une de vos adresses, la réponse doit repartir de cette même adresse et non de celle utilisée par défaut. Dans le cas contraire, votre interlocuteur reçoit une réponse provenant d’une autre adresse que celle qu’il a contactée, et son historique devient incohérent. En configurant la sélection automatique de l’identité selon l’adresse de réception, tout se fait correctement sans intervention de votre part.
La question de l’authentification
C’est souvent à ce stade que l’envoi depuis plusieurs adresses échoue, parfois sans signe évident.
Envoyer avec une adresse rattachée à un domaine hébergé chez nous ne pose pas de difficulté: l’authentification est déjà alignée et aucun réglage supplémentaire n’est nécessaire. Utiliser une adresse appartenant à un domaine que nous n’hébergeons pas est une tout autre situation.
Si vous créez une identité telle que you@someoneelsesdomain.com et l’utilisez pour envoyer via nos serveurs, le serveur destinataire reçoit un message qui prétend provenir de ce domaine, alors que le serveur d’envoi n’a jamais été autorisé par celui-ci. Le contrôle SPF échoue, l’alignement DMARC échoue probablement aussi, et le message finit dans les courriers indésirables ou est directement rejeté. Pourtant, de votre côté, l’envoi peut sembler s’être déroulé normalement.
Deux méthodes sont correctes. Vous pouvez connecter cette boîte comme compte externe, afin que les réponses soient envoyées par son propre fournisseur avec sa propre authentification. Cette méthode est présentée dans notre article sur la façon de consulter les messages d’une boîte que vous n’hébergez pas chez nous. Vous pouvez aussi ajouter correctement le domaine ici et autoriser nos serveurs d’envoi dans ses enregistrements DNS. En revanche, saisir simplement l’adresse dans une identité en espérant que cela fonctionne n’est pas une solution.
Quand privilégier un alias ou une identité
Pour envoyer depuis plusieurs adresses, les deux sont généralement configurés ensemble, mais leur importance varie selon l’usage.
Si des personnes écrivent à une adresse et que vous leur répondez, il vous faut les deux: l’alias pour recevoir leurs messages et l’identité pour répondre depuis la bonne adresse. C’est le cas le plus courant pour info@, support@ ou bookings@.
Si vous êtes toujours à l’origine des échanges, une identité suffit. Une adresse réservée aux notifications sortantes n’a pas besoin de recevoir de messages. Il reste toutefois prudent de permettre la réception, car les destinataires répondent parfois même lorsque ce n’était pas prévu.
Si les messages arrivent mais que vous n’y répondez jamais, un alias suffit. Ajouter une identité qui ne sera jamais utilisée ne ferait qu’encombrer la configuration.
Le nombre d’alias autorisés est de 30 par boîte avec l’offre Starter, de 50 avec Pro et de 100 avec Agency. L’offre gratuite n’en propose aucun. L’utilisation concrète de plusieurs adresses d’expéditeur commence donc avec la première formule payante.
Quand cette solution n’est pas adaptée
Dans deux situations, envoyer depuis plusieurs adresses peut sembler être la bonne réponse alors que ce n’est pas le cas.
Lorsque plusieurs personnes doivent utiliser la même adresse. Si trois collègues répondent depuis support@, attribuer cette identité à chacun signifie que trois personnes envoient sous la même adresse sans historique partagé des échanges. Une boîte partagée conserve tout l’historique au même endroit et constitue la configuration appropriée.
Lorsque les adresses correspondent réellement à des activités distinctes. Si votre activité de conseil et votre entreprise parallèle ont des obligations et des dossiers différents, voire des propriétaires différents à terme, des boîtes séparées offrent une organisation plus claire malgré les consultations supplémentaires. Les identités conviennent à une personne qui cumule plusieurs fonctions, pas à deux entreprises qui partagent le même porte-manteau.
Ce que voit le destinataire
Le nom affiché compte souvent davantage que l’adresse elle-même, car la plupart des logiciels de messagerie le mettent en avant et masquent l’adresse.
Une réponse envoyée avec le mauvais nom affiché paraît donc incohérente même si l’adresse est correcte. L’incohérence se retrouve aussi dans le fil de discussion du destinataire, où vos messages précédents semblent soudain provenir d’une autre personne. Définir soigneusement le nom affiché de chaque identité ne prend que quelques secondes et évite toute une série de petites confusions.
Configuration pratique
Quelques points reviennent souvent lors de la première configuration de plusieurs adresses d’expéditeur.
- Choisissez volontairement l’identité par défaut. L’identité sélectionnée lors de la rédaction d’un nouveau message doit être celle que vous utilisez le plus souvent, car les erreurs surviennent surtout sur les messages que vous initiez, et non sur les réponses.
- Vérifiez le nom affiché de chaque identité. Une adresse
noreply@associée à votre nom personnel est le genre de petite incohérence que les destinataires remarquent. - Testez chaque identité une fois. Envoyez un message vers une adresse externe, vérifiez sa bonne réception et consultez ses en-têtes, en particulier pour tout domaine qui n’est pas hébergé chez nous.
- Associez une signature à chaque identité au lieu d’utiliser la même partout. C’est ce qui distingue une communication professionnelle d’un envoi manifestement improvisé.
Si toutes les adresses d’un domaine doivent adopter une présentation cohérente, une signature définie au niveau du domaine permet de la gérer de façon centralisée, sans dépendre de la configuration de chaque utilisateur. Le fonctionnement est détaillé dans notre article sur les signatures par domaine.
