Avec deux activités, une réponse envoyée depuis la mauvaise adresse peut dérouter le client, même si elle arrive. Vérifiez pour chaque marque l’adresse From, le nom affiché, la signature et Reply-To. Regrouper les messages reçus ne choisit pas automatiquement le bon expéditeur.
Préparez un court échange par marque. Notez l’adresse contactée et celle qui doit apparaître dans votre réponse. Contrôlez le résultat depuis une boîte externe.
Distinguez la réception et le droit de répondre
Un alias livre les messages dans une boîte existante. L'adresse d'expéditeur détermine le nom sous lequel part la réponse. Les deux fonctionnent souvent ensemble, mais chacune de ces parties doit être vérifiée.
Si hello@course.example livre le courrier dans la boîte d'Anna, la réception est couverte. Pour répondre depuis cette même adresse, il faut aussi une autorisation d'envoi et un circuit sortant actif pour le domaine.
Un alias de domaine ne donne pas automatiquement le droit d'envoyer. Il peut acheminer les messages dont le nom de destinataire est identique vers un autre domaine, mais l'ajout d'une adresse From autorisée, c'est-à-dire celle du champ « De », reste une opération distincte.
Ajoutez les adresses d'expéditeur utiles
Pour un alias ordinaire, l'administrateur ouvre la boîte dans le panneau TrekMail, accède à ses alias et crée l'adresse. Si l'utilisateur doit envoyer depuis celle-ci, il active Allow sending from this address.
L'utilisateur ouvre ensuite les réglages du webmail et la rubrique Sending addresses. L'adresse autorisée apparaît parmi les expéditeurs disponibles. Il peut y modifier le nom affiché et la signature. Le guide des adresses d'expéditeur décrit les étapes.
Choisissez des noms qui permettent de reconnaître facilement l'expéditeur. Pour les ventes, il peut s'agir du nom de l'équipe ou du collaborateur accompagné de celui de l'entreprise. Vérifiez les liens et le téléphone de la signature : ils doivent correspondre à la marque choisie.
Si vous utilisez Reply-To, tenez compte de sa fonction. Il indique l'adresse que l'application du destinataire proposera pour répondre. Elle peut être différente de From ; un ancien Reply-To laissé par erreur peut donc faire repartir la conversation vers une autre boîte.
Vérifiez le circuit d'envoi
Le domaine doit être actif et sa configuration SMTP fonctionnelle. SMTP transmet les messages sortants. TrekMail permet d'utiliser le service intégré avec Starter, Pro ou Agency, ou un profil externe autorisé à envoyer pour le domaine choisi.
Les identifiants d'un SMTP externe n'autorisent pas l'utilisation de n'importe quelle adresse. Le prestataire peut exiger la vérification du domaine et limiter les expéditeurs autorisés. Ces exigences restent applicables depuis TrekMail.
Si les messages entrants du domaine restent chez un autre prestataire, ne changez pas leur destination uniquement pour obtenir un nouveau From. Consultez la procédure d'envoi depuis un domaine dont la messagerie est hébergée ailleurs. Configurer l'envoi ne transfère pas les messages entrants et ne connecte pas automatiquement une boîte externe.
Testez un nouveau message et une réponse
Envoyez un message depuis la première adresse vers une boîte externe, puis recommencez avec la seconde. Regardez le résultat reçu : adresse, nom affiché, signature et adresse proposée pour répondre.
Répondez ensuite à des messages reçus sur les deux adresses professionnelles. Vérifiez le champ « De » avant l'envoi, surtout si le message initial a été transféré ou reçu dans une boîte partagée. Le nom d'un projet dans l'objet ne détermine pas l'expéditeur.
Si une adresse disparaît de la liste ou que l'envoi cesse de fonctionner, vérifiez l'autorisation de l'alias, l'état du domaine et le profil SMTP. Ces changements peuvent affecter l'envoi alors que les anciens messages restent visibles. Le fonctionnement attendu nécessite à la fois la bonne réception et l'autorisation de répondre depuis l'adresse concernée.
Conserver une vérification pour chaque marque
Si une ancienne signature ou un Reply-To correspond à l’autre activité, corrigez cette identité et recommencez. Notez l’adresse autorisée et son acheminement SMTP. Une autre personne pourra ainsi vérifier l’envoi sans modifier la réception.
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