Un client qui recrute régulièrement n’a pas besoin du mot de passe du propriétaire de l’agence pour chaque boîte. Donnez au responsable son propre accès au tableau de bord, limité aux domaines nécessaires. La passation est utile lorsqu’il comprend la tâche prévue et sait quand vous contacter.
Convenir d’une tâche avant l’invitation
Prenez l’ajout d’un salarié comme exercice. Notez le domaine autorisé, qui valide l’adresse et la marche à suivre si une limite de l’offre bloque la création. Faites parcourir le processus à l’utilisateur invité et vérifiez que le domaine d’un autre client reste hors de son accès. La marque habille l’interface ; rôle et domaines attribués définissent les droits. Séparez guide d’administration et connexion à la boîte personnelle. Retirez les droits de gestion quand la responsabilité change.
Déterminez qui a besoin de l'espace de gestion
Prenons une agence qui gère la messagerie d'une boutique et d'un cabinet juridique. Le commerçant souhaite ajouter lui-même ses salariés. Les juristes veulent simplement recevoir leurs messages et confient toute modification à l'agence.
Le premier client a besoin de gérer son domaine. Un utilisateur ordinaire a seulement besoin d'ouvrir sa propre boîte. Ce sont des comptes et des usages différents. Inviter quelqu'un dans le panneau ne lui crée pas automatiquement une boîte mail et ne lui donne pas le droit de lire toutes les conversations.
Avant l'invitation, demandez ce que la personne doit faire : créer des adresses, aider des salariés, consulter les réglages ou lire son courrier. Une tâche clairement formulée permet de choisir un rôle sans accorder de droits superflus.
Attribuez un rôle et des domaines précis
Commencez par dresser la liste des domaines du client. La boutique peut utiliser shop.example et le cabinet law.example. Si la boutique possède une seconde marque, ajoutez son domaine délibérément à la liste concernée.
TrekMail propose notamment des rôles de client, d'administrateur de domaine et d'opérateur de boîtes mail. Choisissez selon les tâches de la personne invitée, puis vérifiez les actions autorisées. Les rôles client et les rôles limités à des domaines nécessitent une attribution explicite des domaines.
N'accordez pas des droits sur tout le compte parce qu'une seule opération supplémentaire est nécessaire. Vérifiez d'abord si elle peut être autorisée dans le périmètre du client. Le guide de l'interface client distingue la connexion au panneau, l'accès au webmail et les actions liées au rôle.
Vérifiez ce que le client verra
Avant de transmettre l'accès, connectez-vous avec l'utilisateur invité pour suivre un scénario court. Ouvrez la liste des domaines, celle des boîtes et les réglages disponibles. Testez les opérations pour lesquelles cet accès a été créé.
Pour le commerçant, cela peut être l'ajout d'un salarié de test et la gestion de sa boîte. Pour un rôle de consultation, vérifiez seulement les données accessibles. Si une commande manque, contrôlez d'abord le rôle et les domaines attribués avant d'élargir les droits à tout le compte.
Vérifiez aussi les limites : le domaine du cabinet juridique ne doit pas apparaître dans la liste de travail de la boutique. Les paramètres commerciaux du compte et la gestion des autres clients ne relèvent pas de l'administrateur d'un seul domaine client.
Transmettez ensuite le bon lien. L'administrateur a besoin du panneau de gestion ; l'utilisateur d'une boîte a besoin du webmail. Dans vos instructions, nommez-les par exemple « gérer la messagerie de l'entreprise » et « lire mes messages ». Le client évitera ainsi de chercher sa boîte dans l'interface d'administration.
Convenez du suivi et des changements
Un accès autonome réduit les demandes répétitives, mais ne remplace pas un accord sur l'assistance. Précisez ce que le client peut modifier et les sujets pour lesquels il doit contacter l'agence. Il peut, par exemple, ajouter des salariés, tout en vous consultant avant un changement de domaine ou de prestataire mail.
White Label conserve une relation de facturation unique entre le compte de l'agence et TrekMail. Organisez la facturation de vos propres clients dans votre système commercial. La présentation de White Label détaille les possibilités de personnalisation et les limites du modèle.
Quand le responsable change chez un client, revoyez les invitations et les domaines attribués. L'ancien salarié ne doit pas garder l'administration simplement parce qu'il a participé au lancement. Une liste des propriétaires de domaines, des administrateurs actuels et des contacts d'assistance facilite la transition sans échange de mots de passe.
À lire aussi
- Accès client en marque blanche, sans perdre le contrôle
- Créer des boîtes mail sans jamais partager de mot de passe
- Messagerie en marque blanche : vérifier le premier parcours client
- Trois marques, un compte mail : qui accède à quoi ?
- Autoriser un prestataire à envoyer sans ouvrir la boîte
