Décidez séparément des dates d’absence et de la personne chargée des urgences. La réponse automatique informe l’expéditeur, mais ne donne pas accès à votre boîte à un collègue. Organisez le relais avant de rédiger un message avec un contact réellement disponible.
Dans TrekMail, vous pouvez activer une réponse automatique avec une date de début et de fin. Elle fonctionne sur le serveur, sans ordinateur allumé. Elle est disponible avec Starter, Pro et Agency. Les dates de début et de fin sont incluses dans la période.
Choisissez la boîte et la période
Ouvrez la gestion de la boîte, puis Auto-reply. Activez la fonction, renseignez l'objet et le texte, puis les dates. Le guide de réponse d'absence détaille la procédure.
Vérifiez que vous modifiez la bonne adresse. Vous pouvez avoir plusieurs boîtes professionnelles, tandis qu'un collègue continue à traiter l'adresse commune du service. Votre absence personnelle ne justifie pas forcément un message sur cette dernière.
La programmation utilise des dates. Si la limite exacte de la journée est importante, vérifiez le fuseau du service. Ne supposez pas que l'activation correspondra à minuit sur votre lieu de voyage.
Sans date de fin, vous devrez penser à désactiver la réponse au retour. Si la période est connue, renseignez-la dès maintenant et vérifiez-la avant d'enregistrer.
Dites à l'expéditeur quoi faire
Une bonne réponse précise jusqu'à quand vous êtes absent et qui contacter pour une urgence. Il n'est pas nécessaire de donner le motif du voyage ou des détails personnels.
Par exemple : « Merci pour votre message. Je suis en congé jusqu'au 17 novembre inclus et reprendrai mes échanges le 18 novembre. Pour les commandes en cours, veuillez contacter notre service d'assistance. Je lirai les autres messages à mon retour. »
Ajoutez l'adresse réelle d'un collègue ou d'un service ayant accepté de prendre le relais. Si personne ne vous remplace, indiquez directement le délai d'attente. Promettre une aide urgente sans personne responsable crée de la confusion.
Relisez aussi l'objet. Un texte concernant novembre ne doit pas partir avec un ancien « De retour en mai ». Si vous souhaitez une signature, ajoutez-la au texte même de la réponse automatique.
Vérifiez les destinataires et la fréquence
La réponse n'est pas renvoyée à chaque message d'une même personne. TrekMail applique une limite : un expéditeur ne la reçoit pas plus d'une fois tous les sept jours.
L'absence d'une seconde réponse lors d'un test ne signifie donc pas forcément une erreur. Plusieurs messages rapprochés depuis la même adresse peuvent déjà être couverts par cette limite.
Un réglage permet aussi d'ignorer les listes de diffusion et les messages automatiques. Il est généralement utile de le laisser activé pour ne pas répondre aux envois en nombre. Le traitement des indésirables et les autres règles de la boîte influencent également le passage d'un message jusqu'au répondeur.
La réponse automatique n'arrête pas la réception. Le courrier arrivé pendant votre absence devra toujours être examiné au retour.
Vérifier le relais avant de partir
- Faites correspondre la dernière date d’absence à la période souhaitée et indiquez clairement le retour. Un champ de date ne définit pas une heure précise de départ.
- Vérifiez que l’adresse de remplacement est suivie et que son responsable a donné son accord. Citer un collègue ne lui transfère pas les messages.
- Envoyez un test depuis une autre adresse en tenant compte du délai entre réponses répétées. Vérifiez séparément délégation et transfert éventuels.
Si vous avez temporairement activé le répondeur pour le test, rétablissez ensuite la période voulue. Enregistrez et relisez les dates. Pour une adresse importante, demandez à un collègue de vérifier le démarrage, puis l'arrêt après le dernier jour.
Assurez-vous aussi que l'offre et la boîte restent actives pendant l'absence. Au retour, revérifiez le répondeur et désactivez-le manuellement si vous aviez laissé la période ouverte.
Vous pourrez reprendre le texte pour les prochains congés, mais relisez les dates et le contact de remplacement. Même un modèle bien conservé devient obsolète lorsque l'organisation change.
Suivez le guide de réponse d’absence. Pour une adresse d’équipe, consultez les boîtes partagées. Le message public n’a pas besoin de détails sur votre voyage.
