Filtros de correo que funcionan incluso con el portátil cerrado

En el ordenador tienes la bandeja de entrada en orden, pero en el móvil es un desastre. El buzón y la cuenta son los mismos. La diferencia está en que los filtros de correo que lo organizan viven en la aplicación de escritorio, y el móvil no sabe nada de ellos.

Así funcionan las reglas locales: se ejecutan mientras la aplicación está abierta. Cierras el portátil el viernes y la clasificación se detiene hasta el lunes. Entonces se reorganizan de golpe tres días de mensajes, a veces con avisos de correos que ya leíste en el móvil anteayer.

Los filtros del servidor se ejecutan durante la entrega, antes de guardar el mensaje en la carpeta elegida. Los dispositivos que se conectan después encuentran el correo ya organizado. La tecnología que lo permite es Sieve, un lenguaje con una larga trayectoria y adecuado para esta tarea. Las notificaciones y la visualización de carpetas siguen dependiendo del cliente.

Dónde se ejecutan los filtros cambia el resultado

La diferencia en los avisos se nota a diario. Llega un boletín, el móvil vibra y, cuarenta minutos después, la aplicación de escritorio lo mueve a Leer más tarde. La regla ha funcionado, pero después de la interrupción que querías evitar. Un filtro del servidor coloca el mensaje en su carpeta antes de sincronizar con el móvil. Ajusta aparte las notificaciones de esa carpeta.

Sieve en pocas palabras

Sieve tiene una tarea concreta: decidir qué hacer con un mensaje durante la entrega. Su lenguaje base está definido en RFC 5228 y, por diseño, no es Turing completo. No tiene bucles ni permite ejecutar programas arbitrarios. Estas restricciones ayudan a que la clasificación sea más segura. Las extensiones disponibles y sus capacidades dependen del servidor; las limitaciones del lenguaje base no describen necesariamente todas las extensiones.

Un script tiene este aspecto:

if header :contains "from" "billing@vendor.com" {
    fileinto "Finance/Invoices";
    stop;
}

No tienes que escribirlo. El editor visual genera Sieve por detrás, y cada filtro pasa a formar parte del script de entrega. Saber cómo funciona ayuda a entender que la evaluación termina con una parada explícita, que el reenvío se realiza mediante SMTP y que los dispositivos ven la clasificación del servidor tras sincronizar. Guardar un mensaje en una carpeta no detiene por sí solo las reglas siguientes.

Los filtros necesitan carpetas de destino

Los filtros necesitan un sitio donde guardar los mensajes. Una lista plana de treinta carpetas no siempre resuelve el desorden: a veces solo lo cambia de forma.

Puedes anidar carpetas dentro de los límites del servidor y del cliente. El árbol se obtiene de la estructura IMAP, por lo que la misma jerarquía está disponible en el correo web, Outlook, Apple Mail y el móvil. Una subcarpeta creada en un cliente aparece en los demás tras sincronizar, en ocasiones según las suscripciones a carpetas.

Clients
  Acme
    Invoices
    Contracts
  Globex
    Invoices
Finance
  Receipts
  Tax

Tres funciones hacen que el árbol sea útil:

Expandir y contraer con preferencias personales. En el correo web, el estado del árbol y los colores de un buzón compartido se guardan por miembro. Dos personas no se estorban al organizar la barra lateral, porque la preferencia pertenece a cada miembro, no a la carpeta.

Colores. Destaca las cuatro o cinco carpetas que usas habitualmente para encontrarlas sin leer toda la lista.

Búsqueda que respeta la jerarquía. Es la función más importante. Al buscar en Clients, puedes limitarte a esa carpeta, incluir sus subcarpetas o buscar en todo el buzón. Sin la segunda opción tendrías que revisar cada carpeta final por separado. Consulta la búsqueda en varios buzones a la vez para conocer los ámbitos.

Crear filtros en el editor visual

Un filtro se compone de condiciones y acciones.

Las condiciones comprueban remitente, destinatario, asunto, cuerpo, tamaño o una cabecera concreta. Las comparaciones incluyen «contiene», «es exactamente», «empieza por» y «termina en». Puedes exigir que se cumplan todas las condiciones o cualquiera de ellas.

Las acciones permiten guardar en una carpeta, reenviar a otra dirección, marcar como leído o destacado, descartar sin aviso o rechazar con una respuesta al remitente.

Dos acciones requieren especial cuidado.

Descartar no avisa ni guarda una copia en la papelera. El servidor acepta el mensaje y no lo almacena en el buzón. Los registros técnicos pueden reflejar el procesamiento, pero no son una copia recuperable. Una condición demasiado amplia puede destruir correo necesario sin que lo notes. Es preferible guardarlo en una carpeta que consultes poco.

Rechazar puede enviar una notificación de error al remitente del sobre SMTP, que no siempre es quien escribió el mensaje. Si la dirección está falsificada, el aviso puede llegar a alguien ajeno. Eso genera notificaciones de rebote no solicitadas, o backscatter. El comportamiento depende de cómo y en qué fase se rechace el correo. Para mensajes sospechosos, suele ser más seguro guardarlos en Spam.

El reenvío de un filtro se realiza mediante SMTP, por lo que la copia puede fallar las comprobaciones de autenticación en destino. SRS ayuda con SPF al reescribir la dirección del sobre, pero hay que comprobar si se aplica en esa ruta concreta. No garantiza superar DMARC ni llegar a la bandeja de entrada de Gmail. Averigua la causa del spam con las cabeceras y los resultados de autenticación.

Los filtros se ejecutan en orden

Las reglas se evalúan de arriba abajo. Por eso un conjunto de filtros puede dar resultados distintos de los esperados.

Considera estas dos reglas:

1. Correo de @acme.com → guardar en Clients/Acme
2. El asunto contiene invoice → guardar en Finance/Invoices

Una factura de Acme coincide primero con la regla 1 y acaba en Clients/Acme. Si esa regla tiene activada la parada, la regla 2 no se ejecuta. La causa es la parada, no el hecho de guardar en una carpeta. Puede que no haya ningún aviso: sencillamente no verás las facturas de Acme en Finanzas.

La pauta es lo específico antes que lo general. La regla para las facturas de un proveedor debe ir antes que la de todo su correo. Si un filtro deja de funcionar, revisa primero los que tiene encima y sus opciones de parada. Puedes cambiar el orden arrastrando las reglas; a menudo basta con eso.

Cuándo escribir Sieve a mano

El editor visual cubre muchas tareas habituales. Para condiciones que no permite expresar, el plan Agency ofrece un editor de código Sieve.

Úsalo para lógica anidada, como esto Y aquello pero NO lo otro, expresiones regulares, cabeceras adicionales o un script que combine respuesta automática, clasificación y reenvío. El servidor debe admitir las extensiones necesarias. Un script de texto también permite mantener versiones y reutilizar una plantilla en varios buzones.

require ["fileinto", "regex", "imap4flags"];

if allof (
    header :regex "subject" "^\\[TICKET-[0-9]+\\]",
    not header :contains "from" "noreply@"
) {
    setflag "\\Flagged";
    fileinto "Support/Active";
    stop;
}

Una advertencia: el script de código y las reglas visuales controlan la clasificación del mismo buzón. No supongas que los cambios manuales se convertirán de nuevo en reglas visuales o sobrevivirán a la próxima generación del script. Elige una forma principal de gestión por buzón. Consulta el editor de código Sieve.

Prácticas que merecen la pena

Clasifica por alias, no por remitente. Si usas un alias distinto para cada servicio, como newsletters@, receipts@ o shopping@, una regla por destinatario puede sustituir muchas reglas por remitente. Seguirá sirviendo cuando el servicio cambie su dominio de envío. Comprueba qué dirección aparece en la cabecera de destinatario: las copias ocultas y las direcciones reescritas pueden necesitar otra condición.

Guarda en carpetas, no elimines. Una carpeta Automáticos para notificaciones, alertas y recibos deja la bandeja de entrada para la correspondencia personal y conserva los mensajes para buscarlos. Descartar durante la entrega no deja una copia recuperable; guardar en una carpeta conserva el correo mientras no se elimine por otros motivos.

Marca lo urgente en lugar de moverlo. Fuera de la bandeja de entrada es más fácil pasarlo por alto. Destácalo y déjalo donde lo veas.

Una regla general al final. Un filtro temporal puede guardar lo que no se haya tratado antes en una carpeta de revisión. Así detectas huecos en la configuración. Ten en cuenta las paradas de las reglas anteriores y elimina el filtro de prueba cuando el conjunto sea estable.

No construyas primero toda la jerarquía. Tres niveles de carpetas para correo que aún no ha llegado rara vez encajan con el uso real. Crea una carpeta cuando se acumule un grupo de mensajes.

Límites de los filtros de correo

Esta tabla conserva los datos del artículo original y no garantiza los límites actuales. La configuración vigente no habilita las reglas ordinarias de usuario en Nano y Starter, aunque Starter tiene un límite separado para reenvíos. Consulta las capacidades actuales de tu cuenta. Los reenvíos se limitan aparte porque envían correo en tu nombre y dependen de la política de envío, no solo del almacenamiento.

Preguntas frecuentes

¿Funcionan los filtros del servidor con Outlook y Apple Mail?

Sí. Se ejecutan durante la entrega y el cliente ve el buzón ya organizado tras sincronizar. No necesitas duplicar las reglas en el cliente, pero las suscripciones a carpetas y las notificaciones se configuran aparte.

¿Tengo que aprender Sieve?

No. El editor visual genera el script por ti. En Agency tienes el editor de código Sieve para tareas más complejas.

¿Por qué ha dejado de funcionar un filtro?

Una causa frecuente es que una regla anterior coincida y detenga la evaluación. Comprueba el orden y la opción de parada, y después las condiciones, si la regla está habilitada y el estado del script activo.

¿Se pueden aplicar filtros a mensajes que ya llegaron?

Estos filtros se ejecutan durante la entrega y afectan al correo nuevo. Para organizar mensajes ya guardados, usa la búsqueda y las acciones masivas. Sieve no impide que existan herramientas separadas para volver a procesar correo, pero eso es otra función.

¿En qué se diferencia el reenvío de un filtro del reenvío del buzón?

El reenvío del buzón envía una copia de todo el correo entrante al que se aplica esa configuración. El filtro selecciona mensajes por sus condiciones. También hay acciones de reenvío que conservan una copia y otras que no. Comprueba la acción elegida y cómo se combina con las demás reglas.

¿Los colores de las carpetas se comparten con el equipo?

No. En el correo web, los colores y el estado del árbol se guardan por miembro del buzón compartido. Eso no significa que otras aplicaciones de correo muestren los mismos colores.

¿Cuántos niveles de carpetas se admiten?

Puedes anidar carpetas dentro de los límites del servidor y de los clientes. A partir de tres niveles, buscar suele resultar más cómodo que navegar. El árbol se basa en IMAP, pero su visualización y las suscripciones dependen de la aplicación.

¿Conviene descartar el spam con un filtro?

Es mejor evitarlo. Descartar no deja el mensaje en la papelera: una condición demasiado amplia puede hacer desaparecer correo necesario sin avisar. Guárdalo en Spam y usa Denunciar spam para enviar una señal al clasificador. Moverlo a una carpeta no equivale a esa operación. Consulta los remitentes bloqueados para conocer la diferencia.