Un buzón compartido es una bandeja de entrada en la que trabajan varias personas. Muchos equipos pequeños lo resuelven de la misma forma: una contraseña guardada en una bóveda común o, con demasiada frecuencia, en algún mensaje fijado. Los correos reciben respuesta, pero la credencial compartida no permite atribuir con fiabilidad cada acción. Tampoco se puede retirar únicamente el acceso de una persona sin cambiar la contraseña para todos, y quien deja la empresa podría conservar una copia de la credencial.
La alternativa es el acceso delegado: la dirección compartida no tiene una contraseña para iniciar sesión directamente y cada integrante accede con sus propias credenciales. La aplicación de correo se conecta con la identidad de cada usuario y muestra el buzón compartido como una carpeta junto al personal.
El acceso delegado por IMAP funciona en Outlook, Apple Mail, Thunderbird y otras aplicaciones compatibles, aunque la forma de mostrar las carpetas puede variar según el cliente. Este artículo explica su funcionamiento, el paso que suele configurarse mal y lo que permite realmente cada nivel de acceso.
Cuatro formas de gestionar un buzón de equipo
| Enfoque | Qué puede salir mal |
|---|---|
| Contraseña compartida | No atribuye las acciones a cada persona, no permite revocar un solo acceso, exige cambiar la contraseña cuando alguien se marcha y dificulta mantener una autenticación multifactor individual |
| Reenvío a todo el equipo | Cada persona recibe una copia privada y no ve si un compañero ya respondió. Las respuestas salen desde direcciones personales y el reenvío puede afectar la autenticación del mensaje. |
| Lista de distribución | Presenta el mismo problema y no mantiene un archivo común. El historial queda repartido entre buzones individuales y puede dejar de estar disponible cuando una persona se marcha. |
| Producto de atención al cliente | Puede funcionar muy bien, pero suele cobrar por agente y mes, incluso para un equipo pequeño que gestiona poco volumen. |
Un buzón compartido con acceso delegado resuelve los tres primeros casos sin convertirse en el cuarto. El correo se conserva en un solo lugar, lo ven quienes tienen autorización y las acciones realizadas en el servidor se asocian con las credenciales de cada miembro. Las copias descargadas o guardadas por los clientes siguen dependiendo de cada dispositivo.
Qué es realmente un buzón compartido con acceso delegado
Un buzón compartido es un buzón real del servidor, con almacenamiento y dirección propios. Lo que no tiene es un inicio de sesión directo. El acceso con la dirección compartida está desactivado a propósito, por lo que no existe una contraseña común que pueda filtrarse.
El acceso se concede mediante miembros. Al añadir un buzón normal como miembro, el servidor crea una entrada de control de acceso IMAP en el buzón compartido con los permisos seleccionados para su propietario. Cuando la aplicación de esa persona se conecta con sus credenciales propias, el servidor incluye el buzón compartido en el árbol de carpetas anunciado, dentro de un espacio delegado:
Shared/support@example.com/INBOX
Shared/support@example.com/Sent
Shared/support@example.com/ArchiveLos clientes compatibles suelen mostrarlo en la barra lateral como un nodo desplegable Shared → support@example.com → Inbox.
El resto se deriva de este modelo. Al retirar a un miembro, se revoca su acceso futuro en el servidor y, tras actualizar la conexión, la carpeta deja de aparecer sin cambiar la contraseña de los demás. Esto no borra mensajes que ya hubiera descargado o copiado. La autenticación multifactor individual puede seguir utilizándose porque cada persona se identifica con su propia cuenta. Como existe una sola copia en el servidor, los estados de lectura se comparten cuando los clientes sincronizan, una visibilidad que el simple reenvío no ofrece.
Cómo conectarlo en una aplicación de correo
La instrucción más importante indica qué no hacer: no añadas la dirección compartida como una segunda cuenta. Es una reacción habitual, pero la autenticación fallará porque esa dirección no permite el inicio de sesión directo, y el mensaje de error puede no explicar la causa.
- Añade tu buzón personal a la aplicación con tu dirección y contraseña. Obtén los datos del servidor en Ajustes → Aplicaciones & dispositivos en lugar de adivinarlos. Esa página muestra los valores correspondientes a tu cuenta cuando el envío y la recepción están preparados.
- Espera a que la membresía se active. El acceso se configura en el servidor y se vuelve a intentar si no se completa; Aplicaciones & dispositivos indica cuándo está listo el acceso desde clientes nativos para cada buzón compartido.
- Actualiza la lista de carpetas de la aplicación. Muchos clientes guardan el árbol existente al añadir la cuenta, por lo que el nodo compartido puede no aparecer hasta actualizar, volver a conectar o abrir la pantalla de suscripción a carpetas.
Estos son los ajustes habituales como referencia:
| Ajuste | Entrante | Saliente |
|---|---|---|
| Protocolo | IMAP | SMTP |
| Servidor | imap.trekmail.net | smtp.trekmail.net |
| Puerto | 993 | 465 (SSL/TLS) o 587 (STARTTLS) |
| Nombre de usuario | La dirección de tu propio buzón | La dirección de tu propio buzón |
| Contraseña | La contraseña de tu propio buzón | La contraseña de tu propio buzón |
El nombre de usuario es el tuyo en ambas columnas, incluida la de salida. No es una simplificación de la tabla, sino el funcionamiento del acceso delegado. Consulta la guía de buzones compartidos en aplicaciones de correo para ver los pasos de cada cliente.
Enviar desde la dirección compartida
Los miembros con el permiso Puede responder pueden elegir la dirección compartida en el campo De. La sesión SMTP sigue autenticándose con el buzón personal del miembro; el servidor comprueba que tenga permiso para enviar desde esa dirección antes de aceptar el mensaje.
Si la dirección compartida no aparece en el menú De, añádela como identidad de envío o alias dentro de la cuenta existente. No crees una segunda cuenta. En Apple Mail se añade como otra dirección en el campo Dirección de correo de la cuenta; en Thunderbird, desde Configuración de la cuenta → Gestionar identidades; y en Outlook, desde el menú desplegable De una vez reconocida la dirección.
Si una aplicación rechaza Enviar como, las causas más habituales son que SMTP se esté autenticando con la dirección compartida en vez de la personal, que la dirección se haya añadido como cuenta independiente o que el permiso Puede responder esté desactivado.
El paso que casi todos configuran mal
Enviar un mensaje y guardar una copia son operaciones separadas, y SMTP solo se ocupa de la primera.
SMTP entrega el mensaje al servidor para su distribución y ahí termina su intervención. Después, la aplicación de correo coloca una copia en la carpeta Enviados mediante IMAP, con una operación APPEND independiente. La aplicación decide en qué carpeta guardarla y, de forma predeterminada, suele elegir los Enviados personales.
Esto provoca la queja habitual: «Respondí al cliente, pero nadie más del equipo puede verlo». La respuesta se envió, pero su copia quedó en una carpeta personal que el resto no puede abrir.
La solución consiste en configurar la identidad compartida para que guarde los mensajes enviados en el árbol común:
Shared/support@example.com/SentLos clientes que admiten varias identidades suelen permitir elegir una carpeta Enviados para cada una. Configúrala al añadir la identidad. Un miembro con Puede responder puede crear esa carpeta si todavía no existe y el cliente expone esa función.
El correo web guarda automáticamente la copia en la carpeta Enviados compartida porque conoce el buzón desde el que se actúa. Esta configuración afecta principalmente a clientes de escritorio y móviles.
Permisos
Los miembros se administran en la pestaña Acceso del buzón compartido, que constituye la referencia principal. No modifiques a mano las listas de control de acceso del servidor: se concilian con la lista de miembros y los cambios manuales pueden sobrescribirse.
| Permiso | Qué concede |
|---|---|
| Membresía de solo lectura | Abrir y leer mensajes del árbol compartido. Los cambios se rechazan. |
| Puede responder | Todo lo anterior, además de enviar desde la dirección compartida, marcar como leído o destacado, crear carpetas, archivar, mover, copiar, eliminar y purgar, incluido el movimiento entre carpetas personales y compartidas. |
Al retirar a un miembro se revocan en el servidor tanto la carpeta delegada como el permiso Enviar como. Las copias que ya estuvieran fuera del servidor no se eliminan.
Comportamientos del cliente que conviene conocer
Los botones Archivar y Correo no deseado pueden apuntar a una carpeta incorrecta. Las aplicaciones vinculan esos botones con las carpetas especiales de la cuenta personal. En un árbol compartido, puede que no identifiquen Shared/support@example.com/Archive como destino y archiven el mensaje en tu carpeta personal. Asigna explícitamente las carpetas compartidas a la identidad o mueve los mensajes de forma manual.
Mover a Correo no deseado no equivale a denunciar spam. Arrastrar un mensaje a esa carpeta es solo una operación sobre carpetas y no entrena por sí misma el clasificador del servidor. Para aportar esa señal, utiliza Denunciar spam en el correo web, que realiza ambas acciones.
Las suscripciones a carpetas pueden conservar una caché antigua. Cuando cambia el acceso, las aplicaciones que ya estaban abiertas pueden seguir mostrando el árbol anterior. Volver a conectar la cuenta suele forzar una actualización fiable.
Reenviar desde una aplicación no es el reenvío automático del buzón. El botón Reenviar envía un solo mensaje. El reenvío automático de todo lo que llega se configura en el panel del buzón. Son funciones independientes; confundirlas puede dirigir correo a un destino no previsto.
Un buzón compartido no programa mensajes para más tarde. Consulta envío programado para entender cómo se determina la responsabilidad de un mensaje puesto en cola desde una bandeja de equipo.
Límites
| Plan | Buzones compartidos por dominio |
|---|---|
| Nano | No disponible |
| Starter | 5 |
| Pro | 15 |
| Agency | 30 |
Los miembros no se cobran como puestos adicionales. Dentro de las condiciones actuales del plan, un buzón compartido con nueve miembros cuesta lo mismo que uno con dos porque sigue siendo un solo buzón. Esta es la diferencia frente a un servicio de atención que cobra por agente.
Preguntas frecuentes
¿Necesito la contraseña del buzón compartido?
No existe una contraseña para iniciar sesión directamente. El acceso a la dirección compartida está desactivado por diseño. Te conectas con las credenciales de tu buzón y la bandeja común aparece en el árbol porque eres miembro.
¿Funciona en Outlook?
Sí, mediante IMAP cuando la versión y la configuración del cliente admiten el espacio delegado. Añade tu buzón como cuenta IMAP y el árbol común aparecerá bajo Shared. Se trata de acceso IMAP delegado, no de delegación de Exchange; la interfaz específica de Outlook para buzones compartidos de Exchange no interviene.
¿Por qué mi compañero no ve la respuesta que envié?
La aplicación guardó la copia en tu carpeta Enviados personal. Configura la carpeta Enviados de la identidad compartida como Shared/<address>/Sent. Enviar y guardar la copia son operaciones distintas, y la aplicación controla la segunda.
¿Pueden trabajar dos personas al mismo tiempo en un buzón compartido?
Sí. En el servidor hay una sola copia de cada mensaje, por lo que los estados de lectura y destacado se comparten al sincronizar. Si un compañero abre un mensaje y ambos clientes actualizan su estado, lo verás como leído. Esa visibilidad es la razón para usar un buzón compartido en lugar de reenviar.
¿Un buzón compartido cuenta para mi límite de buzones?
Es un buzón y ocupa un espacio del dominio. Además, cada plan tiene su propio límite de buzones compartidos. Los miembros no consumen espacios adicionales.
¿Puedo convertir un buzón existente en uno compartido?
Sí, y también revertir la conversión. El proceso conserva el correo almacenado según el estado de la operación, pero cambia la forma de acceder. El buzón convertido pierde su inicio de sesión propio, por lo que conviene comprobar que nadie siga usándolo y verificar los datos después del cambio.
¿En qué se diferencia un buzón compartido de un alias?
Un alias es una dirección adicional que entrega mensajes a un buzón existente: otra etiqueta para la bandeja de una persona. Un buzón compartido tiene almacenamiento independiente, miembros propios y un archivo común. Si dos o más personas necesitan ver los mismos mensajes y estados, corresponde utilizar el segundo.
