عندما يجيب شخص واحد عن كل الاستفسارات، يمكن توجيه عدة عناوين بديلة إلى صندوقه. مع انضمام أول موظف مبيعات، ينبغي تحديد المحادثات التي يحق له قراءتها ومكان حفظ الردود. ابدأ بحساب دخول مستقل للموظف، ثم امنحه الصلاحيات التي يحتاج إليها للعمل.
قد يحتفظ صاحب العمل بمراسلات الموردين في صندوقه، بينما يتولى الاثنان عنوان sales@. يمكن أن يبقى العنوان المنشور كما هو، مع الاتفاق على من يقرأ ومن يرد ومن يغطي الغياب.
عدة عناوين لشخص واحد
تخيّل ورشة صغيرة تتولى صاحبتها إيرينا الرد على المشترين واستقبال عروض التعاون ومتابعة أسئلة الطلبات. يمكن لصندوقها الأساسي irina@workshop.example استقبال الرسائل المرسلة إلى info@ وsales@ أيضا.
يضيف الاسم المستعار عنوانا إلى صندوق موجود. لا يملك كلمة مرور أو مساحة تخزين مستقلة. تصل الرسائل إلى الصندوق نفسه، فلا تحتاج الموظفة إلى متابعة عدة حسابات.
يناسب هذا الترتيب المرحلة التي يكون فيها شخص واحد مسؤولا فعلا عن جميع هذه الأعمال. ويمكن تمييز نوع الاستفسار من عنوان المستلم وتنظيم التعامل معه داخل الصندوق. يشرح دليل الأسماء المستعارة طريقة العمل.
متى تحتاج إلى فصل المراسلات؟
لنفترض أن الورشة وظّفت شخصا للمبيعات فقط. مشاركة كلمة مرور إيرينا ستكشف له أيضا رسائل الموردين والمستندات ومسائل عمل أخرى. يحتاج الموظف إلى وصول خاص إلى المراسلات التي يتولى مسؤوليتها.
قارن الخيارات الأربعة:
- يوصل الاسم المستعار الرسائل إلى صندوق موجود، ويقرأها مستخدم ذلك الصندوق.
- يحتفظ الصندوق المنفصل بمراسلاته، وله دخول وكلمة مرور مستقلان.
- يحتفظ الصندوق المشترك بمراسلات الفريق، ويستخدم المشاركون حساباتهم الشخصية والصلاحيات المعيّنة لهم.
- يرسل عنوان إعادة التوجيه الرسائل إلى المستلم المحدد، ولا يملك دخولا أو أرشيفا خاصا.
إذا كان موظف واحد يدير sales@، فقد يناسبه صندوق مستقل. وإذا كانت إيرينا والموظف يردان معا، يتيح الصندوق المشترك متابعة المحادثات نفسها مع صلاحيات لكل شخص.
العنوان المشترك لا يتطلب كلمة مرور مشتركة
يدخل المشاركون في الصندوق المشترك في TrekMail من حساباتهم الخاصة. تحدد الصلاحيات من يقرأ ومن يرسل بالعنوان العام. وبذلك يمكنك سحب وصول موظف دون توزيع كلمة مرور جديدة على الجميع.
للصندوق المشترك سجل خاص. أما إعادة التوجيه إلى الصناديق الشخصية فقد تشتت الردود بين الموظفين. حدد أولا أين يحتاج الفريق إلى متابعة محادثة العميل.
يوضح دليل الصناديق المشتركة إضافة المشاركين. لكن استخدام support@ لا يحوّل البريد إلى نظام تذاكر دعم. إذا احتجت إلى تعيين مسؤول لكل طلب ومراقبة المهل وتقارير متخصصة، فقيّم هذه المهام بصورة مستقلة.
تحقق من عنوان الرد
استقبال الرسالة على sales@ لا يكمل الإعداد. يجب أن يصل الرد إلى العميل من عنوان العمل المناسب. في TrekMail، يمكنك السماح بالإرسال من الاسم المستعار ثم استخدامه في البريد عبر المتصفح.
راجع الاسم الظاهر والتوقيع وعنوان الرد. عندما ترد إيرينا بنفسها، قد تظهر باسم «إيرينا، الورشة» وترسل من sales@workshop.example. يسهل استمرار الحديث عندما يناسب الاسم والعنوان موضوع الاستفسار. يشرح دليل عناوين المرسل التفاصيل.
تتوفر الأسماء المستعارة والصناديق المشتركة في Starter وPro وAgency ضمن حدود محددة. قبل إنشاء العناوين، اكتب الغرض والمسؤول والمشاركين وطريقة الرد. يكفي اسم مستعار لبعضها، بينما يحتاج بعضها إلى صندوق مستقل. هكذا يعكس التنظيم عمل الفريق ويبقى واضحا مع توسعه.
تحقق من تسليم العمل بمحادثة واحدة
سجل لكل عنوان منشور المستلم الحالي والقراء الجدد والأشخاص المخولين بالإرسال ومكان الرجوع إلى المراسلات. قبل تغيير ترتيب عنوان بديل موجود، راجع الخيارات المتاحة. بقاء اسم العنوان لا ينقل الرسائل القديمة تلقائيا.
اطلب من الموظف استقبال استفسار تجريبي والرد من العنوان الصحيح ثم العثور على رده. افتح المحادثة أيضا من حساب صاحب العمل. إذا كان الرد ظاهرا لشخص واحد فقط، فحدد هل هذا يناسب طريقة العمل. راجع الصلاحيات عند تغير المسؤوليات بدلا من إبقاء كلمة مرور مشتركة.
