عندما يستقيل موظف، يتحول صندوق بريده إلى أصل يصعب التعامل معه. فهو يحتوي على مراسلات تحتاج إليها الشركة، وبيانات دخول مرتبطة بخدمات لم يراجعها أحد، وعنوان سيواصل العملاء مراسلته لأشهر. عادة ما يتخذ قرار التعامل مع صندوق البريد على عجل في آخر ظهيرة عمل للموظف، وهكذا تضيع السجلات السابقة.
تستعرض هذه الصفحة الخيارات المتاحة، وتكلفة كل منها، وترتيب الخطوات الذي يحول دون فقدان البريد أو ترك باب الوصول مفتوحا.
نفذ الخطوات بهذا الترتيب
التعامل مع صندوق بريد موظف يغادر العمل عملية متسلسلة، وترتيبها أهم من أي خطوة منفردة، لأن تنفيذها بترتيب خاطئ يترك ثغرة.
أولا، أوقف أي وصول جديد. غيّر كلمة المرور وألغ كلمات مرور التطبيقات وصلاحيات الأجهزة المتصلة. افعل ذلك في اللحظة التي تنتهي فيها علاقة العمل، لا عند انقضاء مدة الإشعار بالاستقالة. فكثيرا ما يكونان يومين مختلفين، وفي الفاصل بينهما تحدث المشكلات.
ثانيا، حدد وجهة الرسائل الجديدة. قبل تغيير أي شيء آخر، قرر من سيتلقى ابتداء من صباح الغد المراسلات المرسلة إلى ذلك العنوان. فالعملاء لن يتوقفوا عن الكتابة لمجرد أن موظفا غادر الشركة.
ثالثا، احتفظ بالمحتوى الموجود. محتويات صندوق البريد سجلات تخص الشركة، وقد تحتاج إليها مدة أطول من مدة عمل الموظف نفسه.
بعد ذلك فقط، احذف صندوق البريد أو خصصه لغرض آخر. الحذف هو الخطوة الأخيرة التي لا يمكن التراجع عنها، ولذلك لا ينبغي تنفيذه إلا بعد حسم كل ما عداه.
الخيارات وتكلفة كل منها
هناك أربعة خيارات منطقية للتعامل مع صندوق البريد عند مغادرة موظف، ويتوقف الخيار الصحيح على ما إذا كان العنوان معروفا خارج الشركة.
حوّله إلى صندوق بريد مشترك. يظل العنوان عاملا، ويحصل الزملاء على صلاحية الوصول من خلال العضوية بدلا من كلمة المرور، ويبقى سجل المراسلات كاملا في مكانه. غالبا ما يكون هذا أفضل حل لمن كان يتعامل مع العملاء، ويستهلك خانة واحدة من مخصص صناديق البريد المشتركة لكل نطاق في باقتك.
احتفظ به كصندوق غير نشط مع إعادة توجيه. تستمر الرسائل في الوصول ثم تحول إلى الشخص الذي تولى المسؤولية. إنه حل بسيط، لكن الردود تخرج من عنوان مختلف، ما قد يربك الطرف الآخر.
حوّله إلى عنوان مستعار. بعد توقف الرسائل الجديدة الفعلية، يحافظ عنوان مستعار مرتبط بصندوق موظف آخر على عمل العنوان بتكلفة تكاد تكون معدومة، ويحرر خانة صندوق البريد بالكامل.
احذفه. يناسب ذلك العناوين الداخلية التي لم يعرفها أحد خارج الشركة، والموظفين الذين عملوا مدة قصيرة ولم يتواصلوا مع جهات خارجية. لكنه قرار غير مناسب لأي عنوان معروف للعملاء، ويصبح الرجوع عنه شبه مستحيل بعد انتهاء مدة الاحتفاظ.
الاحتفاظ بسجل المراسلات
الاحتفاظ بمحتويات صندوق البريد عند مغادرة موظف هو الخطوة التي يتجاوزها الناس، ثم يندمون عليها عندما يظهر نزاع بعد نحو ثمانية عشر شهرا.
أقل الخيارات تكلفة هو ببساطة عدم حذف صندوق البريد. مساحة التخزين هنا مشتركة وليست محسوبة لكل مستخدم، لذلك يستهلك الصندوق غير النشط مساحة وخانة لكنه لا يضيف تكلفة مالية. وإبقاؤه سنة كاملة لا يكلف شيئا سوى الخانة. وبما أن الفوترة لا تتم لكل صندوق على حدة، فلا يوجد الضغط المالي المعتاد الذي يدفع إلى الحذف.
إذا كنت تفضل حفظ البريد في مكان آخر، فيمكنك تصديره عبر IMAP لإنشاء نسخة تتحكم فيها، ثم نقلها إلى مساحة تخزين. وهذا هو الخيار المناسب أيضا إذا كان الصندوق كبيرا ولا تريد أن يظل يستهلك جزءا من المساحة المشتركة إلى أجل غير مسمى.
تجنب الحل الوسطي الذي يعيد فيه شخص توجيه كل الرسائل إلى صندوقه ثم يحذف الصندوق الأصلي. عندها ينتقل السجل بأكمله إلى صندوق شخص واحد، وتكون قد أعدت إنشاء المشكلة التي تحلها الآن لتظهر مجددا في مرحلة لاحقة.
بيانات الدخول التي لا يتذكرها أحد
صندوق بريد الموظف المغادر هو أيضا وسيلة تحقق لكل خدمة سبق له التسجيل فيها بذلك العنوان.
كل خدمة تستخدم ذلك العنوان لتسجيل الدخول، وكل خدمة ترسل إليه رابط إعادة تعيين كلمة المرور، تصبح في متناول من يتحكم بالصندوق بعد ذلك. وهذه حجة لصالح إبقائه تحت سيطرة الشركة بدلا من حذفه، لأن أي شخص يملك صلاحية إدارة نطاقك يستطيع إعادة إنشاء عنوان محذوف، وربما يفعل ذلك لاحقا شخص لم تقصد منحه هذا الوصول.
الخطوة العملية هي معرفة استخدامات العنوان قبل اتخاذ القرار. ابحث في صندوق البريد عن رسائل تأكيد التسجيل وإعادة تعيين كلمات المرور. لا يستغرق إعداد هذه القائمة سوى عشر دقائق، وغالبا ما يكشف خدمتين أو ثلاث خدمات لم يكن أحد يعلم بوجودها.
إذا كانت الشركة تستخدم عنوانا مستعارا مختلفا لكل خدمة، تصبح المهمة أسهل بكثير لأن أسماء الخدمات تظهر في العناوين نفسها. نشرح هذا النمط في عنوان بريد مستعار لكل تسجيل.
حوّل العملية إلى إجراء معتاد
نادرا ما يكون الجهل هو سبب سوء التعامل مع صندوق بريد موظف يغادر الشركة. السبب هو أن القرار يتخذ من جديد عند كل مغادرة، تحت ضغط الوقت، بواسطة الشخص المتاح حينها.
اكتب السياسة مرة واحدة: ما العناوين التي تتحول إلى صناديق مشتركة، وما العناوين التي تصبح مستعارة، ومدة الاحتفاظ بالصناديق غير النشطة، والمسؤول عن كل خطوة. صفحة واحدة من السياسات تنهي الارتجال، ففي القرارات المرتجلة يضيع البريد.
الحل البنيوي هو تنظيم العمل بحيث يصبح رحيل الموظفين أقل تأثيرا. عندما تخص المراسلات مشروعا أو عميلا أو دورا وظيفيا بدلا من شخص بعينه، تصبح معالجة الصندوق عند مغادرة الموظف مجرد تعديل للعضوية ولا يعود هناك ما يستدعي قرارا. نشرح هذا النهج في صندوق بريد لكل مشروع. لن يشمل ذلك العناوين الشخصية التي ستظل موجودة دائما، لكنه يحصر المشكلة في الحالات الشخصية فعلا.
الجانب القانوني باختصار
هناك نقطتان تستحقان المعرفة، ولا تشكل أي منهما استشارة قانونية.
تعد مراسلات العمل داخل صندوق البريد المهني عموما من سجلات صاحب العمل، وتختلف التزامات الاحتفاظ بها حسب الولاية القضائية والقطاع. وغالبا ما تمتد المدة عدة سنوات، وقد تطول للمواد المالية أو الخاضعة للرقابة. تشكل إرشادات مكتب مفوض المعلومات البريطاني نقطة بداية معقولة في المملكة المتحدة. لذلك قد يكون حذف الصندوق سريعا قرارا خاطئا لأسباب لا تتعلق بسهولة الإدارة.
أما الرسائل الشخصية داخل صندوق العمل فهي مسألة أدق، وتختلف القواعد المعمول بها بين الولايات القضائية. النهج السليم هو توضيح ما سيحدث لصندوق البريد عند مغادرة الموظف مسبقا حتى لا يفاجأ أحد، بدلا من اتخاذ القرار أثناء إنهاء علاقة عمل قد لا يتم بصورة ودية.
