Wanneer iemand ontslag neemt, wordt het bijbehorende postvak een lastig bedrijfsmiddel. Het bevat correspondentie die het bedrijf nodig heeft, inloggegevens voor diensten die niemand ooit heeft geïnventariseerd en een adres waar klanten nog maandenlang naartoe blijven schrijven. De beslissing over het postvak wordt meestal gehaast genomen op de laatste werkmiddag. Zo gaat de voorgeschiedenis verloren.
In dit artikel bespreken we de mogelijkheden, wat elke keuze je kost en in welke volgorde je te werk gaat om geen e-mail kwijt te raken en geen toegang open te laten staan.
Werk in deze volgorde
De afhandeling van een postvak wanneer iemand vertrekt, bestaat uit een reeks stappen. De volgorde is belangrijker dan elke afzonderlijke stap, want als je ze omdraait, ontstaat er een kwetsbare tussenperiode.
Voorkom eerst nieuwe toegang. Wijzig het wachtwoord en trek alle app-wachtwoorden en sessies van gekoppelde apparaten in. Doe dit op het moment dat het dienstverband daadwerkelijk eindigt en niet op de geplande einddatum van de opzegtermijn. Die data vallen lang niet altijd samen en juist in de tussenliggende periode kunnen problemen ontstaan.
Bepaal vervolgens waar nieuwe e-mail terechtkomt. Zorg voordat je iets anders wijzigt dat vaststaat wie vanaf de volgende ochtend de correspondentie ontvangt die naar dit adres wordt gestuurd. Klanten stoppen niet met schrijven omdat iemand uit dienst is gegaan.
Bewaar daarna wat er al staat. De inhoud van het postvak bestaat uit bedrijfsdocumenten en moet langer worden bewaard dan de medewerker in dienst was.
Verwijder het postvak pas daarna of geef het een andere functie. Verwijderen is de laatste en onomkeerbare stap. Voer die dus pas uit wanneer al het andere is geregeld.
De mogelijkheden en de gevolgen van elke keuze
Er zijn vier verstandige bestemmingen voor het postvak van iemand die vertrekt. De juiste keuze hangt ervan af of het adres ook buiten de organisatie bekend was.
Zet het om in een gedeeld postvak. Het adres blijft werken, collega's krijgen toegang via hun lidmaatschap in plaats van via een gedeeld wachtwoord en de volledige geschiedenis blijft op zijn plaats. Dit is meestal de beste oplossing voor iemand die contact had met klanten. Het postvak gebruikt één plek uit het aantal gedeelde postvakken dat je abonnement per domein toestaat.
Behoud het als inactief postvak met doorsturen. Nieuwe e-mail blijft binnenkomen en wordt doorgestuurd naar degene die het werk heeft overgenomen. Dat is eenvoudig, maar antwoorden worden vanaf een ander adres verstuurd en kunnen de gesprekspartner in verwarring brengen.
Maak er een alias van. Zodra er vrijwel geen echt nieuwe correspondentie meer binnenkomt, kun je het adres als alias aan het postvak van iemand anders koppelen. Zo blijft het adres nagenoeg kosteloos actief en komt de plek van het oorspronkelijke postvak volledig vrij.
Verwijder het. Dat is een goede keuze voor uitsluitend intern gebruikte adressen die niemand buiten de organisatie kende, en voor medewerkers die maar kort in dienst waren en nooit extern correspondeerden. Voor elk adres dat klanten gebruikten is het een slechte keuze. Na afloop van de bewaartermijn is de verwijdering in de praktijk onomkeerbaar.
De geschiedenis bewaren
Het bewaren van de inhoud van een postvak na iemands vertrek is de stap die het vaakst wordt overgeslagen en waar men later spijt van krijgt. Meestal gebeurt dat ongeveer achttien maanden later, wanneer er een geschil ontstaat.
De goedkoopste aanpak is het postvak simpelweg niet verwijderen. Opslagruimte wordt hier gedeeld en niet per gebruiker toegewezen. Een inactief postvak neemt dus wel ruimte in, maar kost geen extra geld. Het een jaar laten bestaan kost alleen een plek binnen je quotum. Omdat postvakken niet afzonderlijk in rekening worden gebracht, ontbreekt de gebruikelijke financiële druk om ze te verwijderen.
Wil je de e-mail liever ergens anders bewaren, dan kun je via IMAP een kopie exporteren waarover je zelf de controle hebt en die vervolgens archiveren. Dat is ook de juiste keuze als het postvak groot is en je de inhoud niet onbeperkt in de gedeelde opslagruimte wilt laten staan.
Vermijd de tussenoplossing waarbij iemand alles naar het eigen postvak doorstuurt en het oorspronkelijke postvak verwijdert. De geschiedenis zit dan opgesloten in het postvak van één persoon. Daarmee heb je hetzelfde probleem dat je nu probeert op te lossen alleen maar doorgeschoven naar de toekomst.
De inloggegevens waar niemand aan denkt
Het postvak van iemand die uit dienst gaat, is ook een authenticatiemiddel voor alle diensten waarvoor die persoon zich ooit met het adres heeft aangemeld.
Wie daarna het postvak beheert, kan elke dienst bereiken waarbij het adres als gebruikersnaam of als bestemming voor wachtwoordherstel dient. Dat is een reden om het postvak onder controle van het bedrijf te houden in plaats van het te verwijderen. Een verwijderd adres op een domein dat je bezit, kan namelijk opnieuw worden aangemaakt door iedereen met toegang tot het domein, dus later mogelijk ook door iemand voor wie dat nooit de bedoeling was.
Controleer daarom eerst waarvoor het adres is gebruikt. Zoek in het postvak naar registratiebevestigingen en berichten voor wachtwoordherstel. Deze inventarisatie kost tien minuten en brengt regelmatig twee of drie diensten aan het licht waarvan niemand het bestaan kende.
Als voor elke dienst een aparte alias werd gebruikt, is deze taak veel eenvoudiger. De adressen geven dan zelf al aan bij welke dienst ze horen. Dit is de methode die we beschrijven in een aparte e-mailalias voor elke registratie.
Maak er een vaste procedure van
Dat het postvak van een vertrekkende medewerker verkeerd wordt afgehandeld, komt bijna nooit door een gebrek aan kennis. Het probleem is dat de beslissing bij elk vertrek opnieuw, onder tijdsdruk en door de persoon die toevallig beschikbaar is, wordt genomen.
Leg het één keer vast: welke adressen worden gedeelde postvakken, welke worden aliassen, hoelang blijven inactieve postvakken bestaan en wie voert elke stap uit? Eén pagina met beleid voorkomt improvisatie, en juist bij improviseren gaat e-mail verloren.
De structurele oplossing is de werkwijze zo inrichten dat het vertrek van een medewerker minder gevolgen heeft. Wanneer correspondentie bij een project, klant of functie hoort in plaats van bij een persoon, hoef je bij een vertrek alleen het lidmaatschap van het postvak aan te passen. Er hoeft dan verder niets te worden besloten. Deze aanpak bespreken we in een postvak voor elk project. Persoonlijke adressen zullen altijd blijven bestaan en vallen hier niet onder, maar zo beperk je het probleem tot het deel dat echt persoonlijk is.
Kort over de juridische kant
Twee punten zijn het vermelden waard. Geen van beide is juridisch advies.
Zakelijke correspondentie in een werkpostvak geldt doorgaans als bedrijfsadministratie van de werkgever. Bewaarverplichtingen verschillen per rechtsgebied en sector en bedragen vaak meerdere jaren, soms nog langer voor financiële of gereguleerde gegevens. In het Verenigd Koninkrijk vormen de richtlijnen van de ICO een redelijk uitgangspunt. Een postvak snel verwijderen kan dus om heel andere redenen dan gebruiksgemak de verkeerde keuze zijn.
Persoonlijke e-mail in een werkpostvak ligt gevoeliger en elk rechtsgebied hanteert andere regels voor de behandeling ervan. De helderste aanpak is vooraf vastleggen wat er met een postvak gebeurt wanneer iemand uit dienst gaat. Dan wordt niemand tijdens een mogelijk onprettig vertrek door de beslissing verrast.
