几乎每家邮件服务商都按人数收费，因此几乎每家企业也按人数组织邮件。每位员工有一个地址，其他内容，如项目、房产、客户和工单编号，全都塞进这些地址，之后再靠文件夹、过滤器和记忆进行整理。
按项目设置邮箱颠倒了这种方式。地址属于工作而不是工作人员。这个管理差异看似很小，直到负责该邮件线索的人离职、两个人需要相同历史，或客户询问三月约定了什么。本文说明何时值得采用该模式、不按席位收取邮箱费用时成本如何，以及它可能在哪些地方出问题。
项目邮箱的结构
结构很简单。不要让所有内容都经过个人，而是为工作单元本身创建地址，并让相关人员读取。
同一模式会因行业而呈现不同形式。建筑公司按工单编号创建，租赁机构按房产创建，代理机构按客户创建并在三位客户经理之间保留，制造商按生产批次创建。逻辑始终相同：通信归属于相关事项，并在员工变化后继续保留。
项目邮箱是否实用，取决于创建第两百个地址是否需要费用。按席位定价时，它与第一个地址价格相同，所以很少有人在 Google Workspace 或 Microsoft 365 上这样做。按照 Google 官方价格页面中 Business Starter 的 7 美元席位价格，五百个项目邮箱每年需要 42,000 美元，预算会议通常会否决这个想法。
让这种模式可行的成本计算
所述套餐按层级限制数量，而不是按邮箱收费。Pro 允许每个域名 300 个邮箱，覆盖 100 个域名并共享 50 GB 存储空间；Agency 允许每个域名 1,000 个邮箱，覆盖 1,000 个域名并共享 200 GB，价格为每月 29 美元或每年 279 美元。
因此，Agency 上的五百个项目邮箱每年为 279 美元，而不是 42,000 美元。限制从费用转移到存储：200 GB 由 500 个邮箱共享，平均每个约 410 MB。普通通信通常足够，但如果每条线索都包含图纸或照片，就会比较紧张。如果存储上限成为主要约束，Drive 附加服务按所述价格每月 3.20 美元起，可以提升容量而不改变邮箱数量的计算方式。
这才是真正的取舍。项目邮箱的许可成本较低，但需要规划存储，而这通常比每获得一个新项目就增加的按席位账单更容易管理。
为什么它比文件夹和过滤器更合适
最明显的质疑是文件夹已经能解决问题。其实并不完全如此，原因值得具体说明。
文件夹位于某个人的邮箱中。该人员不在时，历史也无法访问，除非有人提前设置并测试过委派。项目地址从设计上就能让所有应有权限的人访问。
过滤器按收件人而非事项运行。发给个人但与项目相关的邮件需要通过规则分类。当客户使用新主题或新地址回复时，规则可能失效。直接发给项目的邮件无需这种分类。
交接变成成员变更。员工变动时，新人员在权限更新后即可访问项目邮箱的完整历史。无需转发和导出，内容也不会只留在一台已归还 IT 部门的笔记本电脑中的 PST 文件里。
过滤器当然仍有用。按照所述套餐，过滤器从 Pro 而不是 Starter 开始提供，这一点容易被忽略。关键是它解决的问题与项目邮箱不同。
如何在实践中实施
几个细节决定一套配置能长期使用，还是在一个季度后被放弃。
采用可预测的命名方式。无论使用工单编号、房产引用还是客户代码，都应能推导出地址。如果必须查找地址，模式已经不够有效。
批量创建。手动创建两百个邮箱不应占用谁的一整个下午。批量创建和设置邀请让地址可以通过一次操作配置，需要访问的人员自行设置密码，无需传递凭据。详见批量创建邮箱。
开始前决定谁能读取什么。只有正确人员加入时，项目邮箱才有用。带真实成员机制和相应权限的共享邮箱是实现方式，它与转发不同。详情请参阅共享邮箱的工作方式。
规划结束方式。项目会完成。提前决定完成项目的邮箱是归档、保持休眠还是删除，因为这种模式的主要风险是不断累积。
什么时候不适合按项目设置邮箱
它并不适合所有工作，最好在配置三百个地址前了解这一点。
如果项目很多且很小，例如每周几十个项目，每个只有两封邮件，那么创建和停用地址的成本会超过收益，带合理过滤器的共享收件箱更合适。如果通信确实属于个人，例如大多数销售关系，地址应跟随个人，因为对方也有这种预期。如果从不需要查看其他人的线索，就没有必要解决不存在的问题。
当工作比负责人持续更久、多人需要相同历史，并且以后会有人询问何时约定了什么时，这种模式最有价值。它很适合代理机构、租赁、建筑、专业服务和制造业，却几乎不适合只有两人的咨询公司。
谁能读取什么
项目邮箱只有在访问经过有意安排时才有价值。可以通过三种方式实现，而后果各不相同。
带成员机制的共享邮箱通常是正确选择。多人打开同一邮箱，并根据权限看到包括同事回复在内的完整历史。添加或移除人员是成员变更，而不是凭据交接。已发邮件与项目保存在一起，而不是散落在个人已发送文件夹中，这一点让交接真正可行。
转发到个人邮箱看起来更简单，却会悄然失去主要优势。每个人获得一份副本，回复从个人地址发出，项目本身没有完整通信记录。这只是用更多步骤重新制造原问题。
共享凭据的邮箱应完全避免。无法可靠判断谁执行了操作，人员离职时必须更改所有人都知道的密码，双重身份验证也很难合理管理。
按照所述套餐，共享邮箱从 Starter 起提供，每个域名五个，Pro 增至十五个，Agency 增至三十个。采用这种模式前，应把每个域名的上限与项目数量比较。
两年之后
真正的考验是模式是否会退化。除非尽早做出一个决定，否则确实会如此。
已完成项目会不断累积。两年后，您可能有数百个邮箱，大多处于休眠状态，却仍占用少量存储并让所有列表变得杂乱。长期满意的团队会在一开始就决定项目关闭后如何处理。
可行选择包括归档邮件并删除邮箱，这样可释放名额并按保留规则保存历史；保持休眠，这会占用名额但保留访问；或转为无人监控的普通邮箱。具体选择没有做出选择本身重要。
相关决定是如何处理地址本身。工单编号地址如果停止收信，会退回稍后到达的通信，如发票、保修请求，或仍使用旧地址的供应商查询。停用邮箱时，可以通过 catch-all 目标让地址继续接收。按照所述模式这不会增加地址费用，但仍需要正确路由和监控。
从小范围开始
无需一次改变整个企业。选择过去一年造成最多混乱的项目，例如必须翻查前同事邮箱的项目，并分别为它们分配地址。
如果运行一个季度后效果良好，再扩大范围。如果效果不好，在邮箱确实不按席位收费的前提下，损失的只是几分钟。核心就在这里：当邮箱不按人数计费时，按项目设置邮箱不再是昂贵重组，而是成本很低的试验。
