Cuando alguien dimite, su buzón se convierte en un asunto incómodo. Contiene correspondencia que la empresa necesita, credenciales de servicios que nadie ha revisado y una dirección a la que los clientes seguirán escribiendo durante meses. La decisión suele tomarse con prisas en la última tarde de esa persona, y así es como se pierde el historial.
Esta guía explica las opciones, el coste de cada una y el orden que evita tanto la pérdida de mensajes como el mantenimiento de accesos abiertos.
Sigue este orden
La gestión del buzón de una persona que se marcha consta de varios pasos. El orden importa más que cada medida aislada, porque hacerlos al revés deja un vacío.
Primero, impide nuevos accesos. Cambia la contraseña y revoca las contraseñas de aplicaciones y los dispositivos conectados. Hazlo cuando termina la relación laboral, no cuando vence el plazo de preaviso. A menudo son fechas distintas y el intervalo entre ambas es donde surgen los problemas.
Después, decide adónde irá el correo nuevo. Antes de tocar nada más, define quién recibirá desde la mañana siguiente los mensajes enviados a esa dirección. Los clientes no dejarán de escribir porque una persona se haya marchado.
A continuación, conserva lo que ya existe. El contenido del buzón forma parte de los registros de la empresa y suele necesitarse mucho después de la salida del empleado.
Solo entonces debes eliminar o reutilizar el buzón. La eliminación es el último paso y el único irreversible. Debe realizarse cuando todo lo demás esté resuelto.
Las opciones y el coste de cada una
Hay cuatro destinos razonables para el buzón de una persona que se marcha. La elección depende, sobre todo, de si la dirección era conocida fuera de la empresa.
Convertirlo en un buzón compartido. La dirección sigue funcionando, los compañeros acceden mediante su pertenencia al buzón en lugar de compartir una contraseña y todo el historial permanece en su sitio. Suele ser la mejor opción para puestos de atención al público y consume una plaza de buzón compartido dentro del límite del dominio.
Mantenerlo inactivo con reenvío. Los mensajes siguen llegando y se redirigen a la persona que asume las funciones. Es sencillo, aunque las respuestas salen desde otra dirección y pueden confundir al interlocutor.
Convertirlo en un alias. Cuando dejan de llegar mensajes realmente nuevos, un alias en el buzón de otra persona mantiene viva la dirección con un coste prácticamente nulo y libera por completo la plaza del buzón.
Eliminarlo. Es adecuado para direcciones exclusivamente internas que nadie de fuera conocía y para empleados que estuvieron poco tiempo y no mantuvieron correspondencia externa. No lo es para direcciones de contacto con clientes y, una vez transcurrido el periodo de conservación, la decisión resulta prácticamente irreversible.
Cómo conservar el historial
Conservar el contenido es el paso que más se omite y el que suele lamentarse unos dieciocho meses después, cuando aparece una disputa.
La opción más económica consiste simplemente en no borrar el buzón. Aquí el almacenamiento se comparte y no se asigna por usuario, así que un buzón inactivo consume espacio, pero no aumenta la factura. Mantenerlo durante un año solo ocupa una plaza. Como los buzones no se cobran individualmente, no existe la presión económica habitual para eliminarlos.
Si prefieres guardar el correo en otro lugar, una exportación mediante IMAP genera una copia bajo tu control que después puedes archivar. También es la opción adecuada para un buzón de gran tamaño que no quieras mantener indefinidamente dentro del espacio compartido.
Evita la solución intermedia de reenviar todo al buzón de una persona y eliminar el original. El historial quedará entonces dentro de otra cuenta personal y habrás recreado exactamente el mismo problema para el futuro.
Las credenciales que nadie recuerda
El buzón de quien deja la empresa también es un factor de autenticación para todos los servicios en los que se registró con esa dirección.
Quien controle después el buzón podrá acceder a los servicios donde la dirección se utiliza para iniciar sesión o recuperar la contraseña. Es un motivo para conservarla bajo el control de la empresa en lugar de borrarla. Cualquier persona con acceso al dominio puede volver a crear una dirección eliminada, incluso alguien a quien no se pretendía conceder ese poder en el futuro.
Antes de decidir, averigua para qué se utilizó la dirección. Busca confirmaciones de registro y cambios de contraseña. Este inventario tarda diez minutos y suele descubrir dos o tres servicios cuya existencia nadie recordaba.
Si se utilizaba un alias diferente para cada servicio, la tarea será mucho más sencilla porque cada dirección identifica por sí misma la cuenta correspondiente. Es el sistema que explicamos en un alias de correo para cada registro.
Convierte el proceso en una rutina
La mala gestión de estos buzones casi nunca se debe al desconocimiento. El problema es que la decisión se toma de nuevo en cada salida, bajo presión y por la persona que esté disponible.
Documenta una política una sola vez: qué direcciones se convierten en compartidas, cuáles pasan a ser alias, durante cuánto tiempo se conservan los buzones inactivos y quién ejecuta cada paso. Una página de instrucciones elimina la improvisación, que es donde se pierden los mensajes.
La solución estructural consiste en organizar el correo para que las salidas tengan menos consecuencias. Cuando la correspondencia pertenece a un proyecto, cliente o función y no a una persona, una baja solo exige cambiar los miembros del buzón. No hay que tomar ninguna otra decisión. Este es el enfoque de un buzón por proyecto. Las direcciones personales seguirán existiendo, pero el problema quedará limitado a las cuentas que realmente lo sean.
Una breve nota legal
Conviene conocer dos aspectos, aunque ninguno de ellos constituye asesoramiento jurídico.
La correspondencia profesional de un buzón de trabajo suele formar parte de los registros del empleador. Los plazos de conservación varían según el país y el sector: con frecuencia son varios años y pueden ser más largos para información financiera o regulada. La guía del ICO es un punto de partida razonable en el Reino Unido. Por tanto, eliminar rápidamente un buzón puede ser un error por razones que nada tienen que ver con la comodidad.
El correo personal dentro de una cuenta de trabajo es una cuestión más delicada y cada jurisdicción lo trata de manera distinta. La opción más clara es haber explicado de antemano qué ocurrirá con el buzón cuando alguien se marche. Así nadie se lleva una sorpresa y la política no se decide durante una salida que puede no ser amistosa.
